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Kassenführung bei Nutzung einer offenen Ladenkasse ab 2020
Musterkassenbericht und Checkliste zur Vorbereitung auf eine Kassen-Nachschau
Ab [i]Teutemacher, Kassenführung mit elektronischen Aufzeichnungssystemen ab 2020, BBK 24/2019 S. 1188 NWB YAAAH-37388 dem haben sich durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen die Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion verschärft. Eine Checkliste zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung mithilfe elektronischer Aufzeichnungssysteme finden Sie bereits in BBK 24/2019 S. 1188 oder unter der DokID NWB YAAAH-37388. Aber: Die Art der Kassenführung wird nach wie vor weder vom Gesetzgeber noch von der Finanzgerichtsbarkeit (BFH und FG) vorgeschrieben, so dass auch eine sog. offene Ladenkasse weiterhin steuerlich zulässig ist. Mithilfe des Musterkassenberichts und der Checkliste in diesem Beitrag können die Aufzeichnungspflichten auch bei Verwendung einer offenen Ladenkasse gesetzeskonform überprüft und erfüllt werden.
Teutemacher, Mandanten-Merkblatt: Checkliste für die Kassenführung mittels offener Ladenkasse ab 2020 NWB JAAAF-88008
I. Nutzung einer offenen Ladenkasse
1. Definition
Als offene [i]Was gilt als offene Ladenkasse? Ladenkasse gelten eine summarische, retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen sowie manuelle Einzelaufzeichnungen ohne Einsatz technischer Hilfsmittel.
Zur Aufbewahrung des Bargeldes können sämtliche Behältnisse genutzt werden, z. B. Schubladen in der Ladentheke, herkömmliche Geldkassetten oder sonstige Aufbewahrungsutensilien wie Kartons oder Schachteln.
2. Anforderungen
Auch bei [i]Tägliche Aufzeichnung erforderlich der Kassenführung mittels offener Ladenkasse ist zu beachten, dass die Buchungen und (Kassen-)Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen sind (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO). Sämtliche Kasseneinnahmen und Kassenausgaben müssen täglich festgehalten werden (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Das Sammeln und spätere Aufzeichnen sind unzulässig.
Die [i]Kassensturzfähigkeit muss jederzeit gegeben sein Kassenaufzeichnungen dürfen keinesfalls am Ende der Woche oder des Monats, z. B. von den Mitarbeitern des Steuerberaters im Rahmen der Buchführungsarbeiten, erstellt werden.
Ein sachverständiger Dritter – wie ein Prüfer der Finanzverwaltung – muss jederzeit, z. B. im Rahmen einer Kassen-Nachschau, in der Lage sein, den Sollbestand laut den (Kassen-)Aufzeichnungen – also nach dem Kassenbuch oder den Kassenberichten – mit dem Istbestand der Geschäftskasse zu vergleichen (Prüfung der Kassensturzfähigkeit).
Ausnahmsweise können Eintragungen im Kassenbericht noch am nächsten Geschäftstag vorgenommen werden, wenn zwingende geschäftliche Gründe einer Buchung am gleichen Tag entgegenstehen und aus den Buchungsunterlagen, z. B. Zwischenaufzeichnungen, sicher entnommen werden kann, wie sich der sollmäßige Kassenbestand seit dem Beginn des vorangegangenen Geschäftstages entwickelt hat.
Die [i]Teutemacher, Finale zur Kassen-Nachschau!, BBK 13/2018 S. 626 NWB XAAAG-87251 Finanzbehörden führen regelmäßig Kassen-Nachschauen durch, die vorher nicht angekündigt werden. Deshalb sollten Sie sich angewöhnen, täglich die Kasse zu führen!
3. Vor- und Nachteile
Es gilt für [i]Mehr Nachteile als Vorteile den Unternehmer genau abzuwägen, ob er wirklich eine offene Ladenkasse führt. Den Vorteilen wie geringe Anschaffungskosten, hohe Mobilität ohne dauerhaften Stromanschluss und die grundsätzlich einfache Einnahmenermittlung stehen in der Praxis noch teilweise gravierende Nachteile gegenüber.