IWB Nr. 9 vom 11.05.2018 Seite 3

Der Aktenbereich in der NWB Datenbank

Mit der Aktenfunktion bietet Ihnen die NWB Datenbank eine komfortable Möglichkeit, die für Sie wichtigen Dokumente schnell griffbereit zu haben.

[i]Einstieg über das Stern-IconHaben Sie ein Dokument aufgerufen, z. B. den [MAAAG-60376], finden Sie in der oberen grauen Leiste neben verschiedenen weiteren Icons einen Stern. Dahinter verbergen sich gleich zwei praktische Funktionen – die Möglichkeit, das Dokument als Favoriten abzuspeichern und die Option, das Dokument in einer Akte abzulegen.

Abb. 1 Kopfleiste in der NWB Datenbank mit dem Stern-Icon

Die erste Lösung „Als Favorit speichern“ dient dazu, ein Dokument schnell zu markieren, um es ggf. später zu lesen. Die zweite Möglichkeit „In Akte ablegen“ können Sie wählen, wenn Sie das Dokument – ggf. mit weiteren Dokumenten – in einem Ordner speichern möchten.

[i]Abspeichern von Dokumenten aller Art in einer individuellen AkteWenn Sie die Option „In Akte ablegen“ auswählen, wird Ihnen in einem Dialogfenster die Möglichkeit gegeben, das Dokument in einer vorhandenen Akte zu speichern oder eine neue Akte zu erstellen. Sobald Sie der neuen Akte einen Namen gegeben und auf „Anlegen“ geklickt haben, ist das gerade geöffnete Dokument in dieser Akte abgespeichert.

Überblick über den konkreten Akteninhalt

[i]Ordnungssystem nach Wahl des Nutzers für AktenVon der Startseite aus finden Sie Ihre Akten mit einem Klick auf den Favoriten-Button. Am linken Rand finden Sie Ihre schon erstellten Akten. Falls Sie lieber erst eine Akte anlegen und dann nach passendem Material suchen möchten, können Sie hier eine Akte S. 4auch zunächst „leer“ erstellen. Direkt an den Dokumenten befinden sich verschiedene Icons. Damit können Sie die Beiträge komfortabel von einer Akte in die nächste verschieben bzw. kopieren oder das Dokument löschen.

Abb. 2 Aktenansicht mit den Funktionen „Neuer Ordner“, „Aktenname ändern“ und „Akte löschen“

Benachrichtigung bei neuen Dokumenten

[i]Neues zu ausgewählten Dokumenten per E-MailAls viertes Icon finden Sie hier das Glockensymbol. Damit können Sie entscheiden, ob ein Dokument so wichtig für Sie ist, dass Sie unverzüglich darüber informiert werden möchten, sobald es eine Aktualisierung hierzu gibt. Klicken Sie die Glocke an und sie wird blau – jetzt werden Sie über Neuerungen zum Dokument informiert. Diese Information bekommen Sie komfortabel per E-Mail.

Video-Tutorial zum Favoriten- und Aktenbereich

[i]Mehr Tipps und Tricks zum Favoriten- und Aktenbereich unter [RAAAF-77455] Einfach und komfortabel: In einem Video werden Ihnen die Funktionen „Akten“ und „Favoriten“ noch einmal online vorgestellt.

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Fundstelle(n):
IWB 9 / 2018 Seite 3 - 4
[QAAAG-82259]

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