Bilanzierung | Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (OFD)
Die OFD Niedersachsen befasst sich in einer aktuellen Verfügung mit der Bildung einer Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in Papier- oder digitaler Form (/St 222).
Hintergrund: Für die zu erwartenden Aufwendungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden, weil dafür eine öffentlich-rechtliche Aufbewahrungspflicht (§ 257 HGB, § 147 AO sowie Einzelsteuergesetze) besteht ( NWB EAAAA-89429Die Passivierungspflicht besteht sowohl in der Handelsbilanz als auch (über den Maßgeblichkeitsgrundsatz) in der Steuerbilanz.
Hierzu führt die OFD u.a. weiter aus:
Bei der Bildung dieser Rückstellung ist zu berücksichtigen, welche Unterlagen tatsächlich aufbewahrungspflichtig sind und wie lange die Aufbewahrungspflicht für einzelne Unterlagen noch besteht (vgl. H 6.11 – Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen – EStH 2014).
Werden Unterlagen freiwillig länger aufbewahrt, fehlt es an der rechtlichen Verpflichtung. Eine Rückstellung kommt insoweit nicht in Betracht.
Die Höhe des rückstellungsfähigen Aufwandes kann daher nur im Einzelfall festgestellt werden. Dabei kommt es vor allem darauf an, wie sich die aufbewahrten Unterlagen zusammensetzen.
Sind Feststellungen zur Zusammensetzung der aufbewahrten Unterlagen im Einzelfall nicht oder nur unter erheblichem Aufwand möglich, bestehen keine Bedenken, für Unterlagen, zu deren Aufbewahrung der Unternehmer nicht verpflichtet ist, einen Abschlag von 20 v.H. von den Gesamtkosten vorzunehmen.
Hinweis: Den vollständigen Text der o.g. Verfügung, der auch Ausführungen und Beispiele zur Berechnung der Rückstellung sowie zur Bilanzberichtigung enthält, finden Sie in der NWB Datenbank unter der DokID: NWB UAAAF-07667.
Quelle: NWB Datenbank
Fundstelle(n):
SAAAF-12778