Buchführung | Zur Erfüllung der Aufbewahrungspflicht bei sog. Thermobelegen (Bundestag)
Wie bewertet die Bundesregierung die Problematik, dass sog. Thermobelege häufig sehr früh verblassen und dadurch unlesbar werden - insbesondere bezüglich Rechnungen oder Dokumenten, die einer jahrelangen Aufbewahrungspflicht unterliegen und welchen Regelungsbedarf sieht die Bundesregierung, um Kopien von Belegen, die mit weiteren Kosten verbunden sind, in Zukunft verzichtbar zu machen? Dies wollte die Abgeordnete Nicole Maisch (BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN) von der Bundesregierung beantwortet haben. Die entsprechende Antwort ist nun in der BT-Drucks. 17/14821 Seite 19 veröffentlicht worden.
Antwort des Parlamentarischen Staatssekretärs Hartmut Koschyk vom :
Es gibt keine gesetzliche Regelung zur Verwendung eines bestimmten Papiers oder einer bestimmten Drucktechnik für die Ausstellung von Rechnungen oder Quittungen. § 14 Abs. 1 Satz 7 UStG regelt lediglich, dass Rechnungen auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln sind.
Wurde eine Rechnung für ein Unternehmen ausgestellt, muss diese zehn Jahre lesbar aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 3 Satz 1 i.V. mit Abs. 1 Nr. 4 AO). Um die Lesbarkeit während der Aufbewahrungsfrist zu gewährleisten, können die auf Thermopapier erhaltenen Unterlagen kopiert oder unter den Voraussetzungen des § 147 Abs. 2 AO auf einem Datenträger (z.B. durch Einscannen) gespeichert werden. Die ursprünglich auf Thermopapier ausgedruckte Rechnung braucht dann nicht mehr aufbewahrt zu werden. Eine entsprechende Regelung enthält § 257 Abs. 3 HGB für die handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen.
Entsprechendes empfiehlt sich auch für Verbraucher im Hinblick auf die Geltendmachung möglicher Gewährleistungsansprüche, soweit der Zeitpunkt des Vertragsschlusses im Streitfall nicht auf andere Weise, etwa durch Zeugen, nachgewiesen werden kann.
Sofern ein Unternehmer also Kosten durch Kopien von Belegen vermeiden will, ist dies unproblematisch durch eine Speicherung der Rechnung auf einem Datenträger möglich.
Aus den vorgenannten Gründen sieht die Bundesregierung daher keinen Regelungsbedarf.
Quelle: BT-Drucks. 17/14821
Fundstelle(n):
NWB WAAAF-10558