Neufassung der Geschäftsordnung für die Finanzämter (FAGO)
Vorbemerkung
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit und Verständlichkeit wurden geschlechtsneutrale Formulierungen und Paarformeln nicht durchgängig verwendet und teilweise auf verallgemeinernde männliche Bezeichnungen zurückgegriffen.
1 Allgemeines
1.1 Zweck der Geschäftsordnung
Die Geschäftsordnung für die Finanzämter regelt die Grundsätze der Organisation bei den Finanzämtern im Anschluss an das Gesetz über die Finanzverwaltung.
1.2 Verhältnis Bürger – Verwaltung
(1) Das FA ist ein dem Gemeinwohl verpflichteter Dienstleister. Die Beschäftigten nehmen ihre Aufgaben höflich und mit Verständnis für die Belange der Bürger wahr und erledigen deren Anliegen sachgerecht und zügig. Sie erteilen verständliche Auskunft und gewähren notwendige Hilfe.
(2) Die Öffnungszeiten des Finanzamts sind bedarfsgerecht festzulegen. Erforderlichenfalls sollen Termine vereinbart werden, auf Wunsch auch für Zeitpunkte außerhalb der Öffnungszeiten. Bürger, denen keine längeren Wartezeiten zugemutet werden können, sollen Vortritt vor Anderen erhalten.
(3) Das FA ist durch ein Amtsschild zu kennzeichnen. Außerdem ist auf die Öffnungszeiten hinzuweisen. Im Eingangsbereich ist ein deutlich lesbarer und aussagekräftiger Wegweiser anzubringen. Die Orientierung im Dienstgebäude ist durch Hinweise in den Fluren und an den Türen zu erleichtern.
(4) Für öffentliche Bekanntmachungen ist eine Amtstafel anzubringen.
2 Aufbauorganisation
2.1 Organisatorische Gliederung
(1) Das FA gliedert sich in Sachgebiete.
(2) Ein Sachgebiet umfasst mehrere Arbeitsgebiete.
(3) Das Arbeitsgebiet ist die kleinste Organisationseinheit, der bestimmte, abgegrenzte Aufgaben zugewiesen sind.
(4) Gleiche, gleichartige oder aus Zweckmäßigkeitsgründen miteinander zu verbindende Aufgaben des Finanzamts werden unter der Bezeichnung „Stelle”, der ein kurzer aufgabenbeschreibender Zusatz voranzustellen ist, zusammengefasst.
2.2 Vorsteher
(1) Der Vorsteher wird von der obersten Landesfinanzbehörde bestellt. Er leitet das FA und ist Vorgesetzter der Beschäftigten. Er ist Dienstvorgesetzter der Beamten, soweit in den Ländern nichts anderes bestimmt ist. Ihm obliegt die Fürsorge für die Beschäftigten.
(2) Der Vorsteher trägt die Verantwortung für die rechtzeitige, sachgerechte und wirtschaftliche Erfüllung der Aufgaben des Finanzamts (Fach- und Dienstaufsicht). Hierzu nutzt er die vorhandenen Steuerungs- und Führungsinstrumente.
(3) Zu seinen wesentlichen Aufgaben gehören insbesondere:
Er sorgt für eine einheitliche Rechtsanwendung innerhalb seines Amtsbereichs und überwacht den gesamten Dienstbetrieb.
Er setzt die Beschäftigten nach ihrer Ausbildung, ihren persönlichen Fähigkeiten, ihrem Leistungsvermögen und entsprechend den sachlichen Bedürfnissen ein (Geschäftsverteilung, s. Abschnitt 2.6). Die tarifrechtlichen Bestimmungen sind zu beachten.
Er beurteilt die Beschäftigten nach Maßgabe der dienst- und arbeitsrechtlichen Bestimmungen.
Er sorgt für angemessene Arbeitsbedingungen und achtet auf die Einhaltung der Vorschriften über den Arbeitsschutz, die Gleichstellung von Frau und Mann, den Mutterschutz, den Jugendarbeitsschutz, die Schwerbehindertenfürsorge und den Datenschutz.
Er ist nach Maßgabe des Personalvertretungsrechts Gesprächspartner der Personalvertretung und arbeitet mit ihr vertrauensvoll zusammen.
Er führt regelmäßig Besprechungen mit den Sachgebietsleitern durch.
Er unterrichtet seinen Vertreter laufend über alle wesentlichen Vorgänge.
Er berichtet der übergeordneten Behörde über Angelegenheiten von besonderer oder grundsätzlicher Bedeutung.
Er bemüht sich um ein gutes Einvernehmen mit anderen Behörden und hält Kontakt mit Wirtschafts- und Berufsvertretungen.
(4) Er ist Sachgebietsleiter für Organisation, Haushalt und Personal (Geschäftsstelle). Seinem Sachgebiet kann er weitere Arbeitsgebiete zuordnen.
(5) Der Vorsteher kann dem ständigen Vertreter oder einem anderen Sachgebietsleiter die Wahrnehmung bestimmter Teile seines Aufgabenbereichs übertragen. Abs. 1 Satz 2 und Abs. 2 bleiben unberührt.
2.3 Sachgebietsleiter
(1) Der Sachgebietsleiter ist für die rechtzeitige, sachgerechte und wirtschaftliche Erfüllung der Aufgaben in seinem Sachgebiet verantwortlich. Hierzu nutzt er die vorhandenen Steuerungs- und Führungsinstrumente. Er übt im Auftrag des Vorstehers die Fachaufsicht in seinem Sachgebiet aus und unterstützt ihn bei der Wahrnehmung der fachlichen, organisatorischen und personellen Aufgaben einschließlich der Dienstaufsicht. Ihm obliegt die Fürsorge für die Beschäftigten seines Sachgebiets.
(2) Zu den wesentlichen Aufgaben des Sachgebietsleiters gehören insbesondere:
Er sorgt für eine einheitliche Rechtsanwendung in seinem Sachgebiet, gibt die erforderlichen dienstlichen Weisungen sowie Bearbeitungs- und Entscheidungshilfen. Vorgänge von besonderer Bedeutung und sachlich oder rechtlich besonders schwierige Vorgänge soll er selbst bearbeiten.
Er wirkt darauf hin, dass die Beschäftigten seines Sachgebiets nach ihrer Ausbildung, ihren persönlichen Fähigkeiten, ihrem Leistungsvermögen und entsprechend den sachlichen Bedürfnissen eingesetzt werden und gleichmäßig ausgelastet sind.
Er überwacht den Dienstbetrieb in seinem Sachgebiet und wirkt hin auf angemessene Arbeitsbedingungen sowie die Einhaltung der Vorschriften über den Arbeitsschutz, die Gleichstellung von Frau und Mann, den Mutterschutz, den Jugendarbeitsschutz, die Schwerbehindertenfürsorge und den Datenschutz.
Er nimmt sich der Aus- und Fortbildung der Beschäftigten seines Sachgebiets an.
Er hält regelmäßig Dienst- und Fachbesprechungen ab. Er unterrichtet über Rechtsänderungen, Entwicklung der Rechtsprechung und Verwaltungsanweisungen. Er klärt steuerrechtliche Zweifelsfälle.
Er steuert Arbeitsabläufe und entwirft Amtsverfügungen und Berichte.
2.4 Hauptsachgebietsleiter, Hauptsachbearbeiter
Für Fachaufgaben, die mehrere Sachgebiete betreffen, können Hauptsachgebietsleiter eingesetzt werden. Sie nehmen insoweit die Aufgaben für alle betroffenen Sachgebiete wahr – insbesondere nach Abschn. 2.3 Abs. 2 Nummern 5 und 6 – und koordinieren die Zusammenarbeit. Zur Unterstützung können ihnen Hauptsachbearbeiter beigegeben werden.
2.5 Sachbearbeiter/Bearbeiter und Mitarbeiter
(1) Die Sachbearbeiter/Bearbeiter erledigen die Aufgaben ihres Arbeitsgebietes in eigener Verantwortung. Ihnen können zur Unterstützung Mitarbeiter zugewiesen werden.
(2) Die Sachbearbeiter/Bearbeiter sind für die rechtzeitige, sachgerechte und wirtschaftliche Erfüllung der Aufgaben in ihrem Arbeitsgebiet verantwortlich. Ein Sachbearbeiter/Bearbeiter soll möglichst in nur einem Sachgebiet eingesetzt werden.
(3) Wesentliche Aufgaben des Sachbearbeiters/Bearbeiters sind:
Er achtet auf eine einheitliche Rechtsanwendung, gibt die erforderlichen dienstlichen Weisungen sowie Bearbeitungs- und Entscheidungshilfen und informiert die Mitarbeiter seines Arbeitsgebiets über rechtliche und verfahrenstechnische Änderungen.
Er nimmt sich der Ausbildung der ihm zugewiesenen Anwärter und sonstigen Auszubildenden an.
2.6 Geschäftsverteilung
(1) Im Rahmen der Geschäftsverteilung sind die Aufgaben der Sachgebiete und der Arbeitsgebiete abzugrenzen sowie die Besetzung und Vertretung festzulegen. Änderungen der Geschäftsverteilung sind fortlaufend und zeitnah festzuhalten. Die übergeordnete Behörde kann eine Änderung der Geschäftsverteilung anordnen.
(2) Eine aktuelle Übersicht der Geschäftsverteilung (Geschäftsverteilungsplan) ist der unmittelbar übergeordneten Behörde mindestens einmal jährlich zu übermitteln; Sonderfunktionen sind auszuweisen. Wesentliche Änderungen sind der unmittelbar übergeordneten Behörde zeitnah mitzuteilen.
2.7 Vertretung
(1) Der Vertreter ist möglichst vor dem Vertretungsfall über die Arbeits- und Personallage sowie insbesondere über wichtige Vorgänge zu unterrichten. Er erfüllt die Aufgaben des Vertretenen und unterrichtet ihn nach dessen Rückkehr.
(2) In der Regel werden Sachgebietsleiter von Sachgebietsleitern und Sachbearbeiter/Bearbeiter von Sachbearbeitern/Bearbeitern vertreten.
(3) Der ständige Vertreter des Vorstehers wird von der obersten Landesfinanzbehörde bestellt, soweit nichts anderes geregelt ist. Der Vorsteher bestimmt den Vertreter des ständigen Vertreters.
3 Ablauforganisation
3.1 Behandlung von Eingängen
3.1.1 Geschäftsgang
(1) Eingänge sind geordnet über den Vorsteher und den Sachgebietsleiter dem zuständigen Arbeitsgebiet zuzuleiten, soweit sich aus den nachfolgenden Absätzen nichts Abweichendes ergibt.
(2) Der Vorsteher kann auf die Vorlage bestimmter Eingänge verzichten. Sofern er keine abweichende Regelung trifft, sind formularmäßige Schreiben (z.B. Steuererklärungen) unmittelbar den Arbeitsgebieten zuzuleiten.
(3) An einen Beschäftigten persönlich gerichtete Eingänge werden diesem unmittelbar zugeleitet. Bei dienstlichen Angelegenheiten hat der Empfänger den Eingang unverzüglich in den Geschäftsgang nach Abs. 1 zu geben.
(4) Eingänge, die nicht für das FA bestimmt sind (Irrläufer) oder für deren Erledigung es nicht zuständig ist, sind unverzüglich an den zutreffenden Empfänger weiterzuleiten. Wird bei Irrläufern der Irrtum erst nach dem Öffnen des Eingangs festgestellt, ist der Eingang mit dem Vermerk „Irrläufer” zu kennzeichnen. Dem Absender soll eine Abgabenachricht übermittelt werden, wenn dies zweckmäßig erscheint Kann der zutreffende Empfänger nicht ermittelt oder der Eingang nicht mit vertretbarem Aufwand weitergeleitet werden, soll der Eingang an, den Absender zurückgesandt werden.
(5) An die Finanzkasse gerichtete Eingänge können dem Kassenleiter/Sachgebietsleiter unmittelbar zugeleitet werden.
(6) An die Personalvertretung gerichtete Eingänge sind ihr unmittelbar zuzuleiten.
3.1.2 Behandlung elektronischer Eingänge
Elektronische Eingänge werden automatisch registriert, mit den Eingangsdaten versehen und in den Geschäftsgang gegeben. Sofern dies nicht möglich ist, sind die Eingänge der Posteingangsstelle zuzuleiten. Sie ergänzt soweit möglich fehlende Daten und gibt den Eingang ggf. in Papierform in den Geschäftsgang.
3.1.3 Behandlung sonstiger Eingänge
(1) Sonstige Eingänge werden in der Posteingangsstelle geöffnet, mit den Eingangsdaten versehen und in den Geschäftsgang gegeben, soweit sich aus den nachfolgenden Absätzen nichts Abweichendes ergibt.
(2) Soweit Schreiben in Papierform auf elektronische Speichermedien übernommen werden, sind die elektronischen Daten in den Geschäftsgang (Abschnitt 3.1.1) zu geben und die Schreiben in Papierform ggf. nach erforderlicher Weiterbearbeitung abzulegen.
(3) Eingänge von übergeordneten Behörden und Eingänge an die Personalvertretung sind ungeöffnet weiterzuleiten. Eingänge an die Finanzkasse können ungeöffnet zugeleitet werden.
(4) Eingänge nach Abschnitt 3.1.1 Abs. 3 werden ungeöffnet zugeleitet. Eingänge mit dem Zusatz „zu Händen von …” sind wie Eingänge ohne Zusatz zu behandeln, es sei denn, sie tragen den Vermerk „eigenhändig”, „persönlich” oder „vertraulich” Handelt es sich um eine dienstliche Angelegenheit, hat der Empfänger den Eingang mit dem Eingangsdatum und seinem Namenszeichen zu versehen und unverzüglich in den Geschäftsgang zu geben.
(5) Eingänge, die einem Beschäftigten übergeben werden, sind grundsätzlich entsprechend Absatz 4 Satz 3 zu behandeln. Stundungsanträge, Erlassanträge, Einsprüche, die zur Niederschrift erklärt werden, sind wie Eingänge zu behandeln.
(6) Wertsendungen und förmlich zugeleitete Sendungen dürfen nur von den hierzu befugten Beschäftigten angenommen und geöffnet werden.
(7) Die Zahl der Ausfertigungen und Anlagen ist zu vermerken. Werden im Zusammenhang mit der Abgabe von Steuererklärungen. Anträgen auf Lohnsteuerermäßigung usw. in großem Umfang Belege und ähnliche Unterlagen vorgelegt, genügt ein allgemeiner Hinweis auf die beigefügten Belege, z.B. „I Bd. Belege”. Auf das offensichtliche Fehlen von Anlagen ist hinzuweisen. Anlagen von besonderer Bedeutung sind nach ihrer Art anzugeben. Das gilt auch für Postwertzeichen und Freiumschläge.
(8) Bargeld, Schecks, Wertgegenstände u.ä. sind sofort und unmittelbar an die zuständige Kasse weiterzuleiten, soweit nicht für Wertgegenstände eine abweichende Regelung getroffen worden ist. Schecks, die nicht bereits als Verrechnungsschecks gekennzeichnet sind, werden sofort beim Eingang mit dem Vermerk „Nur zur Verrechnung” versehen. Der Empfang von Geld und Wertgegenständen ist von der Kasse zu bestätigen.
(9) Sind die Anschrift des Absenders oder der Tag des Schreibens nicht lesbar oder fehlen diese Angaben im Schreiben, wird der Briefumschlag bei dem Eingang belassen. Das Gleiche gilt, wenn der Umschlag amtliche Vermerke trägt.
3.1.4 Eingänge aus dem Rechenzentrum
Abweichend von den Abschn. 3.1.1 bis 3.1.3 gelten für die Behandlung der Eingänge aus dem Rechenzentrum und deren Bearbeitung besondere Bestimmungen.
3.1.5 Geschäftsgangvermerke
(1) Der Vorsteher sichtet die Eingänge und vermerkt die Kenntnisnahme. Bei elektronischen Eingängen kann dies automationsunterstützt erfolgen. Darüber hinaus kann der Vorsteher weitere Geschäftsgangvermerke anbringen.
Es bedeuten:
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./. oder Namenszeichen | = | Kenntnis
genommen; |
+ | = | abschließende Zeichnung
vorbehalten; |
^ | = | zur Kenntnis vor
Abgang; |
v | = | zur Kenntnis nach
Abgang; |
bR | = | bitte
Rücksprache; |
bA | = | bitte Anruf; |
bV | = | bitte Vortrag; |
zU | = | zur Unterschrift. |
Bei den Geschäftsgangvermerken bR, bA und bV soll der Besprechungspunkt bezeichnet werden.
(2) Die Sachgebietsleiter verfahren entsprechend Absatz 1.
(3) Es muss ersichtlich sein, wer den Geschäftsgangvermerk angebracht hat. Bei sonstigen Eingängen verwendet zu diesem Zweck der Vorsteher den Grünstift, der ständige Vertreter den Rotstift, der Sachgebietsleiter den Blaustift und die mit der Kassenaufsicht beauftragten Beschäftigten den Violettstift. Vertreter verwenden die dem Vertretenen vorbehaltene Farbe und setzen dem Geschäftsgangvermerk ihr Namenszeichen hinzu.
3.2 Bearbeitung der Vorgänge
3.2.1 Förmliche Bearbeitung der Vorgänge
(1) Zu jedem Vorgang ist die Art der Bearbeitung zu verfügen und die Erledigung zu dokumentieren. Die Verfügung enthält Anweisungen, wie der Vorgang im Geschäftsgang und büromäßig weiter zu behandeln ist, z.B. Mitzeichnungen. Art der Versendung. Tag der Aufgabe zur Post, Geschäftsgangvermerk.
(2) Erfordert die Bearbeitung eine Äußerung in Textform, so gehört zur Verfügung auch der Text des Schreibens.
(3) Als Geschäftsgangvermerke kommen je nach Sachlage in Betracht:
Tabelle in neuem Fenster öffnen
Wv | = | Wiedervorlage, wenn der Vorgang noch nicht abschließend erledigt ist, der Anlass der Wiedervorlage ist zu vermerken, wenn er sich nicht ohne Weiteres ergibt; |
zSlg | = | zur
Sammlung, wenn voraussichtlich in absehbarer Zeit nichts zu veranlassen ist und besondere Akten für den Vorgang nicht geführt werden; |
wgl | = | weglegen, wenn die längere Aufbewahrung des Dokuments in den Akten nicht notwendig ist, z.B. in die Sammelablage |
aufnehmen; | ||
zdA | = | zu den
Akten, wenn der Vorgang abgeschlossen oder in absehbarer Zeit nichts zu veranlassen ist. |
3.2.2 Auskünfte, Aktenvermerke
(1) Bei der Erteilung von Auskünften ist auf die Wahrung des Steuer- und Amtsgeheimnisses besonders zu achten.
(2) Auskünfte, die eine Entscheidung des Finanzamts vorwegnehmen, sind grundsätzlich zu vermeiden.
(3) Auskünfte mit Öffentlichkeitswirkung (z.B. Presse, Rundfunk, Fernsehen und andere Medien und Institutionen) sind dem Vorsteher oder dem von ihm Beauftragten vorbehalten, soweit nicht abweichende Regelungen der übergeordneten Behörden bestehen.
(4) Über Besprechungen, Verhandlungen, Auskünfte, Telefongespräche und sonstige Begebenheiten oder Gesichtspunkte, die für die Bearbeitung bedeutsam sein können, sind Aktenvermerke zu fertigen und vom Verfasser zu zeichnen.
3.2.3 Erledigung der Vorgänge
(1) Alle Vorgänge sind so schnell wie möglich und grundsätzlich in der Reihenfolge des Eingangs zu bearbeiten. Sofortsachen sind sogleich, Eilsachen vor gewöhnlichen Sachen zu erledigen. Angeordnete Vorträge, Rücksprachen und Anrufe sind unverzüglich zu erledigen.
(2) Anträge auf Stundung, Erlass, Aussetzung der Vollziehung oder Vollstreckungsaufschub sind als Sofortsachen zu behandeln.
(3) Können Schreiben nicht innerhalb eines Monats beantwortet werden, ist grundsätzlich eine Zwischennachricht zu erteilen. Dies gilt nicht für Steuererklärungen; bei Rechtsbehelfen gilt eine Frist von zwei Monaten.
(4) Berichtsanforderungen und sonstige Schreiben übergeordneter Behörden sind innerhalb eines Monats nach Eingang zu beantworten, wenn keine bestimmte Frist gesetzt wurde.
(5) Erledigte Vorgänge werden geordnet, z.B. nach der Zeitfolge des Eingangs oder nach Ordnungszeiträumen (z.B. Veranlagungszeitraum, Feststellungszeitraum), in die Akte abgelegt.
(6) Abgeschlossene Vorgänge sind aus dem laufenden Aktenbestand herauszunehmen und zu archivieren. Auf diesen Vorgängen ist der Zeitpunkt zu vermerken, in dem sie frühestens ausgesondert werden dürfen.
(7) Für die Aufbewahrung und Aussonderung archivierter Vorgänge gelten die Aufbewahrungsbestimmungen für die Finanzverwaltung.
3.2.4 Form und Inhalt von Schreiben
(1) Alle Schreiben sind höflich, knapp, klar und leicht verständlich abzufassen und sollen die Sache erschöpfend behandeln. Sind Abkürzungen nicht allgemein üblich oder verständlich, ist der abzukürzende Begriff bei der erstmaligen Verwendung auszuschreiben und die Abkürzung dahinter in Klammern zu vermerken. Bei Gesetzen, Rechtsverordnungen und veröffentlichten Verwaltungsvorschriften ist – sofern erforderlich – die Fundstelle anzugeben.
(2) In Schreiben sind die Ich-Form und die gebräuchlichen Höflichkeitsanreden und Grußformeln zu verwenden. Zwischen Behörden, innerhalb des Finanzamts sowie in förmlichen Bescheiden können die neutrale Form „das FA” verwendet und auf die Höflichkeitsformel verzichtet werden.
(3) Fristen sind so zu bemessen, dass sie bei sachgemäßer Bearbeitung eingehalten werden können.
(4) Schreiben des Finanzamts sollen enthalten:
die Bezeichnung „FA …”;
die vollständige Kommunikationsverbindung (mit Postanschrift einschließlich elektronischer Postanschrift);
die Öffnungszeiten;
die Bankverbindungen;
Ort und Datum;
Name. Fernsprechanschluss und die Zimmernummer des Bearbeiters;
das Geschäftszeichen mit Angabe der bearbeitenden Stelle;
Betreff, Bezug und Anlagen.
(5) Schreiben an übergeordnete Behörden werden als Berichte bezeichnet. Das gilt nicht für Listen, Nachweisungen, Fehlanzeigen, vordruckmäßige Meldungen und einfache Vorlagen, mit denen lediglich Akten oder Ähnliches übersandt werden. In Berichten kann der Berichterstatter angegeben werden. Berichte sollen am Schluss einen Vorschlag enthalten. Auf Fristen und Termine ist gut sichtbar hinzuweisen.
3.2.5 Elektronische Signatur, Unterschrift, Beglaubigung
(1) Schreiben, die elektronisch versendet werden, sind mit elektronischer Signatur zu versehen, soweit nichts anderes bestimmt ist. Schreiben in Papierform sind grundsätzlich zu unterschreiben. Bei einer Unterschrift ist der Name des abschließend Zeichnenden lesbar unter die Unterschrift zu setzen.
(2) An die Stelle der Unterschrift kann die Beglaubigung treten. Dies gilt nicht bei
Schreiben, bei denen nach Art oder Inhalt eine Unterschrift geboten ist;
Urkunden, Verträgen und sonstigen Schreiben, die zu ihrer rechtlichen Wirksamkeit der Unterschrift bedürfen;
Schreiben auf Grund des Geschäftsgangvermerks „ZU”.
Beglaubigt wird, indem der Name dessen, der die Vorfügung abschließend gezeichnet hat, unter das Schreiben gesetzt und hinzugefügt wird:
Beglaubigt
Unterschrift
3.2.6 Kommunikation mit Behörden
Das FA kann unmittelbar mit anderen Behörden in Verbindung treten, soweit nichts anderes geregelt ist. Die Kommunikation mit den obersten Behörden ist grundsätzlich über die unmittelbar übergeordnete Behörde zu führen. Hat die oberste Landesfinanzbehörde unmittelbaren Bericht angefordert, so ist der Oberfinanzdirektion, soweit diese eingerichtet ist, eine Kopie zu übersenden.
3.2.7 Aktenverwaltung
(1) Die Akten der Finanzämter werden eingeteilt in:
Allgemeine Akten, z.B. A-Akten;
Besondere Akten, z.B. B-Akten;
Einzelakten, z.B. Steuerakten, Beitreibungsakten usw.;
Personalakten.
(2) Allgemeine Vorschriften, Erlasse, Verfügungen und Schreiben von grundsätzlicher Bedeutung kommen in die A-Akten. Schreiben, die sich auf Einzelfälle beziehen, kommen in die B-Akten, soweit sie nicht zu den Einzelakten oder zu den Personalakten zu nehmen oder wegzulegen sind.
(3) In den Einzelakten werden Vorgänge gesammelt, die bei der Durchführung der Steuergesetze entstehen. Sie werden getrennt nach Steuerarten oder sonstigen Unterscheidungsmerkmalen für Personen, Vorgänge oder Gegenstände angelegt.
(4) Inhalt und Verwaltung der Personalakten richten sich nach den jeweiligen Landesbestimmungen.
(5) Die Akten werden wie folgt geordnet:
die A- und B-Akten nach dem Aktenplan für die Finanzverwaltung, wobei die übergeordnete Behörde Zusammenlegungen anordnen kann;
die Einzelakten nach Steuernummern oder sonstigen Ordnungsmerkmalen.
(6) Akten in Papierform werden mit dem Ordnungsmerkmal beschriftet. Darüber hinaus können weitere Hinweise, z.B. Bezeichnung des Finanzamts, Name, Steuerart, Zeitraum, angebracht werden.
(7) Für A- und B-Akten kann ein Sachverzeichnis geführt werden. Im Sachverzeichnis sind die Vorgänge abschnittsweise für die einzelnen Akten getrennt – mit kurzer Inhaltsangabe einzutragen. Die übrigen Akten können mit fortlaufenden Blattzahlen versehen werden.
(8) Die Akten sind durch geeignete Maßnahmen insbesondere außerhalb der Dienststunden – vor einer Einsichtnahme durch Unbefugte zu schützen. Für geheimzuhaltende Schreiben und Informationen gelten die besonderen Bestimmungen der Verschlusssachenanweisung.
(9) Werden Akten oder Vorgänge in Papierform außerhalb der regelmäßigen Bearbeitung ausgegeben, z.B. an die Betriebsprüfungs- oder Rechtsbehelfsstelle, ist der Empfänger zu vermerken und die Rückgabe zu überwachen.
(10) Jeder Sachbearbeiter/Bearbeiter verwaltet seine Akten selbst, soweit nicht aus organisatorischen Gründen eine andere Regelung erfolgt.
4 Zeichnung, Zeichnungsrecht
4.1 Zeichnung
(1) Wer eine Verfügung erstellt, weitergibt oder beteiligt ist, zeichnet sie. Der Zeichnungsberechtigte zeichnet abschließend. Zeichnungen erfolgen durch Namenszeichen und Datum. Bei elektronischer Bearbeitung tritt an die Stelle des Namenszeichens die eindeutige elektronische Kennzeichnung des Beschäftigten und das Datum der elektronischen Zeichnung.
(2) Wer eine Verfügung zeichnet, übernimmt damit in dem seiner Funktion entsprechenden Umfang die Verantwortung für deren Inhalt. Die Verantwortung wird nicht dadurch eingeschränkt, dass die Verfügung auch von Anderen gezeichnet wird.
(3) Der Beteiligte übernimmt mit der Mitzeichnung die Verantwortung insoweit, als sein Aufgabenbereich betroffen ist.
(4) Wer eine Verfügung auf Weisung fertigen muss, kann dies durch den Zusatz „auf Anordnung (aA)” kenntlich machen.
4.2 Beteiligung
(1) In Angelegenheiten, die mehrere Arbeitsgebiete berühren, hat das federführende Arbeitsgebiet die anderen zu beteiligen. Federführend ist das Arbeitsgebiet, das nach der Geschäftsverteilung überwiegend zuständig ist. Zweifel über die Zuständigkeit sind unverzüglich zu klären; sie dürfen die Bearbeitung nicht verzögern. Bis zu ihrer Klärung bleibt das mit der Angelegenheit zuerst befasste Arbeitsgebiet zuständig. Können sich die beteiligten Arbeitsgebiete nicht einigen, entscheidet der nächste gemeinsame Vorgesetzte.
(2) Bei der Bearbeitung rechtlich schwieriger Fälle ist der zuständige Hauptsachgebietsleiter – sofern eingesetzt – zu beteiligen.
(3) Die Beteiligung geschieht in der Form der Mitzeichnung. Der Beteiligte ist nicht berechtigt, die Verfügung selbständig zu ändern. Ist der Beteiligte nicht bereit mitzuzeichnen und werden seine Bedenken von dem federführenden Arbeitsgebiet nicht geteilt, so entscheidet der nächste gemeinsame Vorgesetzte.
(4) Die Mitzeichnung geht der abschließenden Zeichnung durch einen Vorgesetzten voraus.
4.3 Zeichnungsrecht
(1) Der Sachbearbeiter/Bearbeiter hat für sein Arbeitsgebiet das Zeichnungsrecht, soweit kein Zeichnungsvorbehalt besteht.
(2) Der Sachgebietsleiter zeichnet abschließend, soweit die Zeichnung nicht dem Vorsteher vorbehalten ist.
(3) Die einzelnen Zeichnungsvorbehalte werden durch die obersten Landesfinanzbehörden – soweit erforderlich im Einvernehmen mit dem Bundesministerium der Finanzen – bestimmt.
(4) Der Mitarbeiter erhält nach Maßgabe näherer Bestimmungen für bestimmte Aufgaben innerhalb des Arbeitsgebiets ein Zeichnungsrecht.
(5) Während der Einarbeitungszeit oder aus wichtigem Grund kann das Zeichnungsrecht eingeschränkt oder ausgeschlossen werden. Die Einarbeitungszeit soll im Allgemeinen sechs Monate nicht überschreiten.
(6) Zeichnungsrechtregelungen, die in Gesetzen. Rechtsverordnungen und anderen Bestimmungen festgelegt sind, bleiben unberührt.
5 Sonstige Bestimmungen
5.1 Dienstsiegel und Dienststempel
(1) Der Vorsteher bestimmt, welche Beschäftigten befugt sind, Dienstsiegel und Dienststempel zu benutzen. Der Kreis dieser Beschäftigten ist auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken.
(2) Dienstsiegel und Dienststempel sind jeweils mit einem im Abdruck sichtbaren Unterscheidungszeichen zu versehen, in einer Liste zu erfassen und gegen Empfangsbescheinigung auszuhändigen. Sie sind verschlossen aufzubewahren. Ihr Verlust ist unverzüglich anzuzeigen. Ersatzbeschaffungen erhalten ein neues Unterscheidungszeichen.
5.2 Haus-, Unfall- und Feuerlöschordnung
(1) Der Vorsteher stellt eine Haus-, Unfall- und Feuerlöschordnung auf und legt sie der übergeordneten Behörde vor.
(2) In jedem Dienstzimmer muss die Haus-, Unfall- und Feuerlöschordnung vorhanden sein. Die Beschäftigten sind regelmäßig über die Bestimmungen zu unterrichten.
5.3 Ergänzende Bestimmungen
Die Länder können ergänzende Bestimmungen zu dieser Geschäftsordnung erlassen.
5.4 In-Kraft-Treten
Die Geschäftsordnung für die Finanzämter tritt am in Kraft. Gleichzeitig treten die gemeinsamen Ländererlasse Geschäftsordnungen für die Finanzämter (BStBl 1985 I S. 685) außer Kraft.
Normenkette
FAGO
FinMin Thüringen v.
Fundstelle(n):
PAAAC-53635