Aufbewahrung von Rechnungen nach § 14 UStG i.V.m. § 147 AO:
Aufbewahrung von per Telefax eingehenden Rechnungen in elektronischer Form

Kurzinformation Umsatzsteuer Nr. 4/2006

Im Abschnitt 184a Absatz 5 Nr. 1 Umsatzsteuerrichtlinien 2005 ist geregelt, dass von Standard-Fax an Standard-Fax übertragene Papierrechnungen als „elektronisch übermittelte Rechnungen” gelten.

Ebenso wie bei per Post eingehenden Rechnungen ist es möglich, diese auf dem Fax empfangenen Papierrechnungen unter Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung elektronisch aufzubewahren (§ 147 der Abgabenordnung). § 147 AO geht den Regelungen in den Umsatzsteuerrichtlinien vor. Deshalb ist auch bei Faxrechnungen eine dauerhafte Aufbewahrung in Papierform nicht erforderlich, wenn die Aufbewahrung nach § 147 Absatz 2 AO sichergestellt ist. Für den Vorsteuerabzug ist das Vorliegen der Faxrechnung in Papierform dann nicht erforderlich.

Ein Verfahren, das die im Faxgerät eingehende Bilddatei elektronisch abgreift und deshalb auf den Ausdruck des Fax und die anschließende elektronische Archivierung verzichtet, widerspricht jedoch der Regelung im Abschnitt 184a UStR 2005.

Oberfinanzdirektion Koblenz v. 21.02.2006 - S 7280 A - St 44 5

Fundstelle(n):
XAAAB-81615