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infoCenter (Stand: Juni 2019)

Aufbewahrungsfristen

Peter Gerlach

I. Definition der Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungspflicht ist Bestandteil der handels- bzw. steuerrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. § 257 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 3 AO bestimmen, wie lange Buchführungsunterlagen jeweils aufzubewahren sind. Hinsichtlich der Mindestzeiträume für die Aufbewahrung der Bücher und sonstigen Buchführungsunterlagen gelten steuerrechtlich grundsätzlich dieselben Fristen wie im Handelsrecht.

Durch das Steueränderungsgesetz 1998 vom (BGBl 1998 I S. 3816, BStBl 1999 I S. 117) sind die Aufbewahrungsfristen einheitlich auf (zum Teil) zehn Jahre festgelegt worden. Insbesondere Bücher und Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse sowie Buchungsbelege sind zehn Jahre, alle übrigen Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.

Die (teilweise geänderten) Fristen gelten erstmals für Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abs. 3 AO/§ 257 Abs. 4 HGB in der bis zum geltenden Fassung noch nicht abgelaufen ist.

Mit dem Steueränderungsgesetz 2003 vom (BGBl 2003 I S. 2645, BStBl 2003 I S. 710) wurde § 147 Abs. 1 AO um die Nr. 4a ergänzt. Zu den Unterlagen, die zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen, gehören seit dem Inkrafttreten des Steueränderungsgesetzes 2003 am auf Unterlagen, die der elektronischen Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet haben oder die nach Vorlage von den Zollbehörden zurückgegeben wurden.

Über die handelsrechtlichen Fristbestimmungen hinausgehend läuft die steuerliche Aufbewahrungsfrist nicht ab, solange die betreffenden Unterlagen für solche Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 S. 2 AO). Nach § 148 AO können im Verwaltungswege Erleichterungen (u.a.) für die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen erteilt werden (siehe VI.).

II. Anwendungsbereich

Die Aufbewahrungspflichten und -fristen betreffen Kaufleute, also neben Einzelkaufleuten auch Personenhandelsgesellschaften und Kapitalgesellschaften, außerdem Genossenschaften und juristische Personen, sofern diese ein Handelsgewerbe betreiben.

Die steuerlichen Aufbewahrungspflichten und -fristen treffen darüber hinaus alle nicht im Handelsregister eingetragenen land- und forstwirtschaftlichen Betriebe, sonstige Gewerbetreibende und Freiberufler.

Die Verpflichtung, die in § 257 HGB und § 147 AO genannten Geschäftsunterlagen aufzubewahren, ist eine öffentlich-rechtliche Verpflichtung, die zur Bildung einer Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten berechtigt.

Der elektronische Kontoauszug ist ein originär digitales Dokument, so dass ein reiner Papierausdruck nicht mehr den Anforderungen des § 147 AO genügt. Der elektronische Kontoauszug ist gem. § 147 Abs. 2 AO und § 147 Abs. 6 AO in der Fassung des Steuersenkungsgesetzes vom (BGBl 2000 I S. 1433) durch Übertragung der Inhalts- und Formatierungsdaten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger zu archivieren. Nur in diesem Fall kann auf vom Kreditinstitut gedruckten beleggebundenen Originalkontoauszug – insbesondere im Rahmen einer Betriebsprüfung – verzichtet werden.

Für die Pflicht zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten in Höhe der voraussichtlich zur Erfüllung der Aufbewahrungspflicht erforderlichen Kosten zu bilden. Die Rückstellung kann auch Finanzierungskosten (Zinsen) für die zur Aufbewahrung genutzten Räume enthalten.

Unterlagen aus dem Privatbereich, mit denen z.B. Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen belegt werden, sind nach dem Gesetz grundsätzlich (Ausnahme siehe unter III. für Aufbewahrung von Rechnungen durch Nichtunternehmer) nicht aufbewahrungspflichtig. Dies gilt auch für private Kontoauszüge.

  • Bei Steuerfestsetzung unter dem Vorbehalt der Nachprüfung ist der Steuerpflichtige nicht verpflichtet, die Belege nach ihrer Rückgabe durch das Finanzamt bis zur Aufhebung des Nachprüfungsvorbehalts aufzuheben.

  • Steuerpflichtigen mit Überschusseinkünften ist im Rahmen der Darlegungs- und Nachweispflichten zuzumuten, Sachverhalte, die einen sich wiederholenden Werbungskostenabzug begründen (z.B. Schuldaufnahme für grundstücksbezogene Aufwendungen, Anschaffung oder Herstellung eines Gebäudes), für die Dauer des Abzugszeitraums nachweisbar festzuhalten.

  • Zum Nachweis von Anschaffungskosten im Rahmen des § 17 EStG (Bezahlung der Stammeinlage) ist es unverhältnismäßig, wenn die Berücksichtigung der Stammeinlage als Anschaffungskosten nach 20 Jahren von der Vorlage des entsprechenden Zahlungsbelegs abhängig gemacht wird, obwohl es eine Aufbewahrungspflicht vergleichbar der in § 147 AO hierfür nicht gibt.

III. Fristdauer

Hinsichtlich der Mindestzeiträume für die Aufbewahrung der Bücher und sonstigen Buchführungsunterlagen gelten steuerrechtlich grundsätzlich (siehe V.) dieselben Fristen wie im Handelsrecht:

Kürzere Aufbewahrungsfristen nach außersteuerlichen Gesetzen lassen diese Fristen unberührt. Das (BStBl 1982 II S. 409) ist durch die gesetzliche Neuregelung überholt.

Soweit nach steuerlichen Vorschriften zu führende Bücher und sonst erforderliche Aufzeichnungen gem. § 146 Abs. 5 AO auf Datenträgern geführt werden bzw. nach § 147 Abs. 2 AO auf Datenträgern aufbewahrt werden, müssen die gespeicherten Dokumente während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Entsprechendes gilt nach den handelsrechtlichen Bestimmungen.

Es gelten die gleichen Fristen:

  • Daten mit Belegfunktion sind grundsätzlich sechs Jahre, Daten und sonst erforderliche Aufzeichnungen mit Grundbuch- oder Kontenfunktion grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren.

  • Die Verfahrensdokumentation zur DV-Buchführung gehört zu den Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen i.S.d. § 257 Abs. 1 HGB bzw. § 147 Abs. 1 AO und ist grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren.

  • Unabhängig von der Verpflichtung zur Lesbarmachung während der Aufbewahrungsfrist verzichtet die Finanzverwaltung im Rahmen des Datenzugriffs darauf, dass vor dem archivierte Daten für Zwecke ihrer maschinellen Auswertung (§ 147 Abs. 6 AO) erneut in das Datenverarbeitungssystem eingespielt werden, wenn dies mit unverhältnismäßig hohem Aufwand für das Unternehmen verbunden ist (fehlende Speicherkapazität, nochmalige Datenerfassung, Archivierung außerhalb des aktuellen Datenverarbeitungssystems oder Wechsel der Hard- oder Software).

  • Für die Datenträgerüberlassung (§ 147 Abs. 6 AO) kann die Finanzbehörde unabhängig von der Verpflichtung zur Lesbarmachung während der Aufbewahrungsfrist nicht verlangen, vor dem auf nicht maschinell auswertbaren Datenträgern (z.B. Mikrofilm) archivierte (digitale) Daten auf maschinell auswertbare Datenträger aufzuzeichnen.

  • Darüber hinaus tritt bei Steuerpflichtigen mit abweichendem Wirtschaftsjahr, die digitale Unterlagen aus technischen Gründen noch nicht auf maschinell verwertbaren Datenträgern aufbewahren können, die Archivierungspflicht erst mit nach dem beginnenden Wirtschaftsjahren ein.

  • Nach AEAO zu § 146a Nr. 8.3 (Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme) gelten die Fristen und Pflichten des § 147 AO auch für Aufbewahrungssysteme, in die die abgesicherten Anwendungsdaten elektronischer oder computergestützter Kassensysteme oder Registrierkassen überführt wurden (vgl. IV A - S 0316-a/18/10001).

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