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Bewirtungskosten
Eine Übersichtsseite zu den Stichwörtern des Kontierungslexikons finden Sie hier: NWB LAAAE-91155.
Zusammenfassung
Bei der Prüfung der Abzugsfähigkeit von Bewirtungsaufwendungen gilt es, Unterschiede zwischen der ertragsteuerlichen und der umsatzsteuerlichen Beurteilung zu beachten. Der Beitrag stellt die Unterschiede dar und gibt anhand von Beispielen Hinweise zur zutreffenden Buchung dieser Aufwendungen.
1. Welche Konten werden im SKR 03 oder 04 benötigt?
1.1 SKR 03
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1200 | Bank |
1570 | Abziehbare Vorsteuer |
1576 | Abziehbare Vorsteuer 19 % |
4306 | Nicht abziehbare Vorsteuer 19 % |
4650 | Bewirtungskosten |
4654 | Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten |
1.2 SKR 04
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1400 | Abziehbare Vorsteuer |
1406 | Abziehbare Vorsteuer 19 % |
1800 | Bank |
6640 | Bewirtungskosten |
6644 | Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten |
6871 | Nicht abziehbare Vorsteuer 19 % |
2. Rechtsgrundlagen
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3. Wie wird kontiert?
3.1 Allgemeine Grundsätze
Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass unterliegen nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG einem Verbot des Betriebsausgabenabzugs, soweit sie 70 % der Aufwendungen übersteigen, die nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen und deren Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen sind.
Darüber hinaus ist zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung der Aufwendungen ein schriftlicher Beleg zu erstellen, in dem folgende Angaben enthalten sind:
Ort,
Tag,
Teilnehmer und
Anlass der Bewirtung sowie
Höhe der Aufwendungen.
Die steuerliche Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen wurden im ausführlich erläutert. Bei Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb ist zum Nachweis die Rechnung über die Bewirtung beizufügen; dabei genügen auf dem Eigenbeleg Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung. Die zum Nachweis von Bewirtungsaufwendungen erforderlichen schriftlichen Angaben müssen zeitnah gemacht werden. Hierfür wird regelmäßig ein formloses Dokument (sog. Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg) erstellt. Dieser Eigenbeleg ist vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben.
Die Rechnung muss nach R 4.10 Abs. 8 Satz 8 EStR den Anforderungen des § 14 UStG genügen. Sie muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis zu 250 € (Kleinbetragsrechnungen) müssen mindestens die Anforderungen des § 33 UStDV erfüllt sein.
Nach dem vorgenannten BMF-Schreiben muss der Bewirtungsbeleg die folgenden Angaben enthalten:
den Namen und die Anschrift des Bewirtungsbetriebs,
die Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
das Ausstellungsdatum,
die Rechnungsnummer,
den Tag der Bewirtung,
den Rechnungsbetrag und
die Leistungsbeschreibung.
Bei der Leistungsbeschreibung genügen Angaben wie „Menü 1“, „Tagesgericht 2“ oder „Lunch-Buffet“, nicht aber allgemeine Angaben wie „Speisen und Getränke“.
Bei Rechnungen über 250 € (brutto) muss der Name des Bewirtenden auf der Rechnung enthalten sein, es genügt, wenn der Gastwirt den Namen des Bewirteten handschriftlich auf der Rechnung vermerkt.
Sofern der Gastwirt ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion i. S. von § 146a AO i. V. mit § 1 KassenSichV verwendet, muss auch die Bewirtungsrechnung maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet und mithilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung abgesichert sein. Handschriftliche Rechnungen oder lediglich maschinell erstellte Rechnungen erfüllen die Nachweisanforderungen des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 1 EStG nicht.
Wird über die Bewirtung eine Rechnung erstellt, deren Betrag überwiesen oder unbar bezahlt wird, genügt die Vorlage der Rechnung und des Zahlungsbelegs über die unbare Zahlung (d. h. Überweisung bzw. EC-Karten-Beleg).
Darüber hinaus sind im vorgenannten BMF-Schreiben Ausführungen zu digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnungen und -belegen enthalten. Hiernach muss ein digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg durch eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung autorisiert werden. Zudem muss dieser Eigenbeleg digital mit der Bewirtungsrechnung zusammengefügt oder aber durch einen Gegenseitigkeitshinweis auf Eigenbeleg und Bewirtungsrechnung verbunden werden. Detaillierte Ausführungen zu den Nachweiserfordernissen sind in Rz. 18 des vorgenannten BMF-Schreibens enthalten. Ebenso sind Hinweise zur Abziehbarkeit von Bewirtungskosten im Ausland enthalten.
Das vorgenannte BMF-Schreiben enthält folgende Anwendungsregelung: Es gilt in allen noch offenen Fällen und ersetzt das bisherige Schreiben vom . Soweit Bewirtungsbelege bis zum ausgestellt werden, ist der Betriebsausgabenabzug auch dann möglich, wenn die Anforderungen der KassenSichV nicht erfüllt werden. Soweit die Anforderungen zu den Angaben in der Rechnung des aktuellen BMF-Schreibens strenger sind als die Regelungen im bisherigen sind die aktuellen, strengeren Anforderungen erst für Bewirtungsaufwendungen zu beachten, die nach dem anfallen.
Anders als bei der ertragsteuerlichen Beschränkung des Betriebsausgabenabzugs auf 70 % gibt es umsatzsteuerrechtlich keine Einschränkung: Nach § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG ist der Vorsteuerabzug für den nicht abzugsfähigen 30%igen Anteil der angemessenen Aufwendungen nicht ausgeschlossen. Der Vorsteuerabzug bleibt zu 100 % erhalten.
Diese Regelung gilt seit dem und war Ergebnis einer BFH-Entscheidung vom , wonach betrieblich veranlasste Bewirtungskosten unter den allgemeinen Voraussetzungen des Gemeinschaftsrechts zum vollen Vorsteuerabzug berechtigen. Eine Einschränkung des Rechts auf Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1a Satz 1 UStG ist nicht zulässig.
Die Finanzverwaltung hatte hierzu mit bereits im Vorgriff auf die gesetzliche Änderung den vollen Vorsteuerabzug in allen offenen Fällen zugelassen.
Einschränkend gilt, dass Voraussetzung für den Vorsteuerabzug neben den allgemeinen Voraussetzungen des § 15 UStG ist, dass die Bewirtungsaufwendungen nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen zu beurteilen sind. Soweit es sich nach der Verkehrsauffassung nicht um angemessene Aufwendungen handelt, ist der Vorsteuerabzug weiterhin zu versagen.
Ob die Bewirtungskosten angemessen sind, ist eine Einzelfallentscheidung. Kriterien für die Prüfung können sein:
die Üblichkeit der Aufwendungen bei vergleichbaren Betrieben,
die Größe des Unternehmens,
die Bedeutung des geschäftlichen Anlasses,
Bedeutung der bewirteten Personen für den Betrieb,
wirtschaftliche Erwartungen, die mit der Bewirtung verbunden sind wie Umsatz- und Gewinnerwartung.
Die Einzelfallprüfung ist für jede Bewirtung gesondert vorzunehmen. Eine Gesamtfallbetrachtung für alle Bewirtungen eines Veranlagungszeitraums ist nicht zulässig.
Die Versagung des Vorsteuerabzugs für (einkommensteuerrechtlich) angemessene Bewirtungsaufwendungen allein wegen nicht eingehaltener Formvorschriften für den Nachweis für Betriebsausgaben (einzelne und getrennte Aufzeichnung nach § 4 Abs. 7 EStG) ist nicht zulässig. Für Zwecke des Vorsteuerabzugs gelten – neben den Formvoraussetzungen in § 15 UStG und der ordnungsgemäßen Rechnung nach § 14 UStG – die allgemeinen Aufzeichnungspflichten nach § 22 UStG. Entscheidend ist insoweit vielmehr, ob die unternehmerische Verwendung der Bewirtungsleistungen nachgewiesen und die Aufwendungen nach allgemeiner Verkehrsauffassung als angemessen zu beurteilen sind.
3.2 Was sind Bewirtungsaufwendungen?
Bewirtungsaufwendungen sind Umsätze für die Beköstigung von Personen, die umsatzsteuerrechtlich dem Begriff der Restaurationsleistung entspricht. Dies ist dann der Fall, wenn die Hingabe von Speisen und Getränke eindeutig im Vordergrund steht. Hierzu gehören auch Aufwendungen, die zwangsläufig im Zusammenhang mit der Bewirtung anfallen und von untergeordneter Bedeutung sind, wie z. B. Trinkgelder oder Gebühren für die Garderobe.