Offene-Posten-Buchführung, Debitoren und Kreditoren (HGB, EStG)

1. Begriff

Die Offene-Posten-Buchführung ist eine Möglichkeit, das Rechnungswesen zu rationalisieren. Sie ist zugelassen durch § 239 Abs. 4 Satz 1 HGB und § 146 Abs. 5 Satz 1 AO. Hiernach können Handelsbücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen, wenn das angewendete Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Ausgehend von dieser gesetzlichen Regelung lässt die Finanzverwaltung für Kreditgeschäfte zu, dass ihre grundbuchmäßige Aufzeichnung und Erfassung auf Personenkonten durch eine geordnete Ablage der nicht ausgeglichenen Rechnungen geschieht. Die Verpflichtung, die Kreditgeschäfte im Hauptbuch auf Kontokorrentsachkonten getrennt nach Debitoren und Kreditoren zu buchen, bleibt hiervon unberührt.

2. Durchführung

2.1. Umfang der Offene-Posten-Buchführung

Eine geordnete Belegablage ersetzt bei unbaren Geschäften mit Lieferanten und Kunden

• die grundbuchmäßigen Aufzeichnungen

• und die Personenkonten.

Um das zu ermöglichen, muss jede Eingangs- und Ausgangsrechnung in doppelter Ausfertigung vorhanden sein. Notfalls sind Kopien anzufertigen.

Debitoren- und Kreditorensachkonten werden wie üblich im Sachkontenbereich des Hauptbuchs mit den jeweiligen Gegenkonten geführt.

2.2. Ersatz der grundbuchmäßigen Aufzeichnungen

Die Kreditgeschäfte sind zunächst grundbuchmäßig zu erfassen, d. h. sie sind zeitgerecht aufzuzeichnen (§ 239 Abs. 2 HGB). Das bedeutet, dass ein zeitlicher Zusammenhang zwischen den Geschäftsvorfällen und ihrer buchmäßigen Erfassung bestehen muss. Nach der Rechtsprechung des BFH ist hierzu grundsätzlich von einer Frist von etwa zehn Tagen auszugehen.

Zur Erleichterung der grundbuchmäßigen Aufzeichnungen der Kreditgeschäfte ist es zulässig, sie monatsweise zu buchen. Durch besondere Maßnahmen ist dann aber sicherzustellen, dass die Belege vor ihrer Aufnahme in die Grundbücher nicht verlorengehen, z. B. durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen oder durch ihre Ablage in besonderen Mappen oder Ordnern. Hiermit kann aber nur eine vorübergehende Frist bis zur endgültigen Buchung im Grundbuch bis zum Ablauf des folgenden Monats überbrückt werden.

Dauerhaft können die Grundbuchaufzeichnungen auch durch eine geordnete und übersichtliche Belegablage ersetzt werden. Dieses Verfahren muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen (§ 239 Abs. 4 Satz 1 HGB). Als erfüllt wird diese Voraussetzung angesehen, wenn die Weisungen der Finanzverwaltung zur Führung einer Offene-Posten-Buchhaltung beachtet werden.

Diesbezüglich ist festgelegt: