Zusammenfassende Meldung

Zusammenfassung

Jeder Unternehmer, der eine innergemeinschaftliche Warenlieferung oder eine bestimmte innergemeinschaftliche Dienstleistung an einen anderen Unternehmer oder an eine juristische Person in einem anderen EU-Mitgliedstaat ausführt, muss eine Zusammenfassende Meldung (ZM) nach § 18a UStG abgeben. Besonderheiten gilt es bei Konsignationslagerumsätzen zu beachten.

Der Beitrag gibt einen Überblick über die hiermit verbundenen Verpflichtungen des Unternehmers, über die Kontrollfunktion der Zusammenfassenden Meldung und Hinweise zum richtigen Ausfüllen des später elektronisch zu übermittelnden Vordrucks und der Umsatzsteuer-Voranmeldung bzw. Umsatzsteuer-Jahreserklärung.

1. Welche Konten werden im SKR 03 oder 04 benötigt?

1.1 SKR 03

1.2 SKR 04

2. Rechtsgrundlagen

3. Wie wird kontiert?

3.1 Allgemeine Grundsätze

Mit der Verwirklichung des EU-Binnenmarkts sind die Grenzkontrollen im Gemeinschaftsgebiet und damit die Erhebung der Einfuhrumsatzsteuer an den innergemeinschaftlichen Grenzen weggefallen. Amtliche Nachweise für den grenzüberschreitenden Warenverkehr werden nicht mehr erstellt.

An die Stelle der Einfuhrumsatzsteuer ist die Steuer auf den innergemeinschaftlichen Erwerb getreten, die von den Finanzverwaltungen der EU-Mitgliedstaaten im Besteuerungsverfahren festzusetzen und zu erheben ist. Die Besteuerung erfolgt im Rahmen der Festsetzung der Umsatzsteuer.

Zur Sicherung des Steueraufkommens in den einzelnen EU-Mitgliedstaaten wurde ein Kontrollverfahren eingeführt. Die Zusammenfassende Meldung ist der wesentliche Baustein, um Warenbewegungen innerhalb der EU-Mitgliedstaaten nachzuvollziehen und die Besteuerung des innergemeinschaftlichen Erwerbs sicherzustellen.

Darüber hinaus wurden seit dem 1.7.2010 auch bestimmte innergemeinschaftliche Dienstleistungen in das bestehende Kontrollverfahren übernommen, um auch hier die Besteuerung des Dienstleistungsempfängers überprüfen zu können.

Die gemeinschaftsrechtlichen Grundlagen sind enthalten in den Art. 262 bis 271 der Mehrwertsteuersystem-Richtlinie. Die Zusammenarbeit der Verwaltungsbehörden innerhalb der EU regelt die Verordnung (EU) Nr. 904/2010 vom 7.10.2010.

Das Kontrollverfahren beruht auf einem EDV-unterstützten Informationsaustausch über die Daten der Zusammenfassenden Meldung. Die Daten werden nicht beim örtlich zuständigen Finanzamt gespeichert, sondern einheitlich beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Als Ordnungskriterium für die Erfassung der Daten dient nicht die Steuernummer des Unternehmers, sondern der Unternehmer benötigt die sog. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Die USt-IdNr. wird auf Antrag durch das BZSt an den Unternehmer vergeben.

Die USt-IdNr. benötigt der Unternehmer immer dann, wenn er Waren umsatzsteuerfrei in einen anderen EU-Mitgliedstaat liefert oder Dienstleistungen ausführt, für die der im anderen Mitgliedstaat ansässige Leistungsempfänger die Steuer schuldet. Gleiches gilt für den Erwerber bzw. Dienstleistungsempfänger; auch er muss eine gültige USt-IdNr. besitzen.

Der Unternehmer kann die USt-IdNr. sowie den Namen und die Anschrift des Erwerbers bzw. Dienstleistungsempfängers beim BZSt auf Gültigkeit prüfen und sich bestätigen lassen. Die Schlüssigkeit des Aufbaus der USt-IdNr. ergibt sich aus der folgenden tabellarischen Übersicht (Stand 7.1.2021):

Abb. 1: Übersicht über den Aufbau der USt-IdNr. in den Mitgliedstaaten

In der Zusammenfassenden Meldung hat der Unternehmer seine innergemeinschaftlichen Lieferungen und sonstigen Leistungen zu erklären. Jeder Mitgliedstaat hat das Recht, die dem BZSt übermittelten Daten abzurufen, um die Besteuerung des Erwerbs oder des Dienstleistungsempfängers zu kontrollieren. Bei Unstimmigkeiten kann der andere Mitgliedstaat das BZSt ersuchen, weitere Auskünfte zu erteilen. Die Prüfung erfolgt dann durch das örtlich zuständige Finanzamt, z. B. im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau nach § 27b UStG oder durch eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung. Für den Unternehmer ist es daher von Bedeutung, dass die Daten der Zusammenfassenden Meldung möglichst mit den besteuerten Erwerben des Kunden sowohl zeitlich als auch betragsmäßig übereinstimmen.

Abb. 2: Muster Meldeformular – Seite 1

Abb. 3: Muster Meldeformular – Seite 2

Für Umsätze im Zusammenhang mit der ab 1.1.2020 geltenden Konsignationslagerregelung gelten Besonderheiten. In der Zusammenfassenden Meldung muss der Unternehmer die Warenbewegung in den Bestimmungsmitgliedstaat und die Angabe der USt-IdNr. des Erwerbers jeweils gesondert angeben.

Die Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern erfolgt durch Erfassung in einem besonderen Vordruck, da die technische Umsetzung durch Erfassung im Standardvordruck der Zusammenfassenden Meldung noch nicht realisiert werden konnte.

Abb. 4: Meldevordruck einer Beförderung oder Versendung i. S. des § 6b Abs. 1 Nr. 4 UStG (Konsignationslagerregelung) – Seite 1

Abb. 5: Meldevordruck einer Beförderung oder Versendung i. S. des § 6b Abs. 1 Nr. 4 UStG (Konsignationslagerregelung) – Seite 2

Als Tatbestände sind meldepflichtig:

• Warenbewegung durch Beförderung oder Versendung – Kennung 1,

• Rückbeförderung oder Rückversendung – Kennung 2,

• Berichtigung einer ungültigen USt-IdNr. – Kennung 2,

• Erwerberwechsel – Kennung 3.

Die Meldung erfordert ein hohes Maß an manuellen Zusatztätigkeiten im Unternehmen. Auch gibt es noch keine gesonderten Konten im Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04, um die Verbuchung der Warenbewegung mit der Meldung an das Bundezentralamt für Steuern zu verknüpfen.

Zum Zeitpunkt der Lieferung des Gegenstands an den Erwerber ist der als innergemeinschaftliche Lieferung ausgeführte Umsatz in der „Standard“ Zusammenfassenden Meldung zu erfassen.

3.2 Wer muss eine Zusammenfassende Meldung abgeben?

Meldepflichtig ist jeder Unternehmer, der eine steuerfreie innergemeinschaftliche Warenlieferung nach § 6a Abs. 1 oder Abs. 2 UStG ausführt oder eine im übrigen Gemeinschaftsgebiet steuerpflichtige sonstige Leistung ausgeführt hat, für die der in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Leistungsempfänger die Steuer dort schuldet. Ebenfalls sind innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte nach § 25b Abs. 2 UStG zu melden.

Ausgenommen von der Meldepflicht sind Kleinunternehmer i. S. des § 19 Abs. 1 UStG.

Organgesellschaften i. S. des § 2 Abs. 2 Nr. 2 UStG haben unabhängig von der umsatzsteuerlichen Behandlung ihrer Umsätze eine gesonderte Zusammenfassende Meldung abzugeben. Die Organgesellschaft benötigt demnach eine eigene USt-IdNr.

Die Meldepflicht gilt auch für pauschalierende land- und forstwirtschaftliche Betriebe, obwohl diese Umsätze nicht steuerbefreit sind.

Organisationseinheiten der Gebietskörperschaften Bund und Länder nach § 18 Abs. 4f und 4g UStG geben jeweils für ihren Verantwortungsbereich eigene monatliche Zusammenfassende Meldungen ab.

Auch ausländische Unternehmer haben entsprechende Meldepflichten: Sofern ausländische Unternehmer in Deutschland ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführen und keine Vorsteuern angefallen sind, besteht die Möglichkeit der Fiskalvertretung nach § 22a UStG. Der Fiskalvertreter hat dann unter der ihm beim örtlich zuständigen Finanzamt erteilten Steuernummer die Umsatzsteuer-Jahreserklärung abzugeben, in der die steuerfreien Umsätze für alle von ihm vertretenen Unternehmer zusammengefasst werden. Dies gilt für die Zusammenfassende Meldung entsprechend. Der Fiskalvertreter erhält vom BZSt nur eine USt-IdNr.

3.3 Was ist zu melden?

In der Zusammenfassenden Meldung sind zu melden: