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Abrechnung und Buchungen im Gutschriftsverfahren
[i]Bachstein, Abrechnung im Gutschriftverfahren, USt direkt digital 3/2020 S. 13 NWB EAAAH-39865 Im Wirtschaftsleben ist es üblich, dass Rechnungen durch den leistenden Unternehmer ausgestellt werden. In einigen Geschäftsbereichen ist dies allerdings nicht möglich, da es dem leistenden Unternehmer an der Abrechnungsbefugnis fehlt oder er das Entgelt nicht ermitteln kann. Zu diesem Zweck gibt es das sog. Gutschriftsverfahren. Der Beitrag stellt die Voraussetzungen zur Wirksamkeit einer Gutschrift und bei einem Widerspruch gegen eine Gutschrift dar und gibt Hinweise zum Vorsteuerabzug. Buchungsbeispiele zeigen einige Fallstricke beim Buchen von Gutschriften auf.
Der Beitrag befasst sich nicht mit den sog. kaufmännischen Gutschriften, wie z. B. Rechnungsstornierungen oder Preisminderungen wegen Mängel.
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I. Allgemeine Grundsätze zur Abrechnung mittels Gutschrift
1. Anwendungsvoraussetzungen
[i]Vorherige Vereinbarung erforderlichDas Gutschriftsverfahren ist in § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG normiert und kann grundsätzlich auf alle umsatzsteuerlichen Sachverhalte angewendet werden, die auch für Rechnungen gelten. Eine Gutschrift kann auch durch eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, ausgestellt werden, wenn sie Leistungsempfänger ist. Voraussetzung für die Abrechnung im Gutschriftsverfahren ist, dass zwischen dem leistenden Unternehmer und dem Leistungsempfänger vor Ausführung des Umsatzes eine entsprechende Vereinbarung getroffen worden ist. Diese kann auch mündlich erfolgen. S. 794
Keine Voraussetzung ist, dass der Leistungsempfänger die sog. Abrechnungslast tragen muss.
2. Pflichtangaben
[i]Kennzeichnung als GutschriftDer Gutschriftsaussteller (Leistungsempfänger) hat darauf zu achten, dass in der Abrechnung die Angabe „Gutschrift“ enthalten sein muss. Es kommen auch Formulierungen in Betracht, die in anderen Amtssprachen für den Begriff „Gutschrift“ in Art. 226 Nr. 10a MwStSystRL der jeweiligen Sprachfassung verwendet werden, z. B. „Self-billing“.
Darüber hinaus müssen sämtliche übrigen in § 14 Abs. 4 UStG genannten Pflichtangaben in der Gutschrift enthalten sein, um beim Gutschriftsaussteller (Leistungsempfänger) den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG sicherzustellen. Die in einer umsatzsteuerlichen Gutschrift genannte leistende Person kann sich aus dem Adressfeld der Gutschrift ergeben, aber auch aus der Bezugnahme der Gutschrift auf andere Unterlagen, z. B. auf einen Vertrag.
Bei [i]Steuernummer des leistenden Unternehmers der Pflichtangabe Steuernummer bzw. USt-IdNr. ist darauf zu achten, dass in der Gutschrift die Steuernummer bzw. die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers und nicht die des Gutschriftsausstellers angegeben werden muss. Zu diesem Zweck hat der leistende Unternehmer (Gutschriftsempfänger) dem Aussteller der Gutschrift seine Steuernummer oder USt-IdNr. mitzuteilen. Bei der Pflichtangabe „laufende Nummer“ (vgl. § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG) ist es zulässig, dass diese Nummer durch den Gutschriftsaussteller vergeben wird.
3. Abrechnungstatbestände
[i]Abzurechnende UmsätzeMit einer Gutschrift kann auch abgerechnet werden über
einen steuerfreien Umsatz,
Anzahlungen oder Vorauszahlungenund
über Umsätze, die der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Gutschriftsausstellers) nach § 13b UStG unterliegen. Insoweit treffen den Gutschriftsaussteller auch die zusätzlichen Pflichtangaben in § 14a UStG: Hiernach muss die Gutschrift die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten. Darüber hinaus gelten für ausländische EU-Unternehmer – entgegen den Regelungen für Rechnungen – ausschließlich die nationalen Rechnungsausstellungsvorschriften.
Die Gutschrift kann auch elektronisch übermittelt werden. Zur Echtheit und Unversehrtheit der elektronischen Gutschrift vgl. Abschnitt 14.4 Abs. 10 UStAE.