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Verfahrensdokumentation – Zukunftsfeld der Steuerberatung
Weg von der reinen Datenaufnahme zur proaktiven Prozessberatung
Die sich immer schneller verändernden Prozesse, die fortschreitende Digitalisierung und neue Technologien beschäftigen auch die Finanzverwaltungen. Die ordnungsgemäße und verlustfreie Dokumentation der betrieblichen Abläufe wird auch Verfahrensdokumentation genannt und dient der Finanzverwaltung als Beleg für die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Anfangs reagierten die Prüfer überrascht, wenn eine Dokumentation vorhanden war, mittlerweile wird es in den einzelnen Bundesländern bereits regelmäßig verlangt. Allerdings sorgt dies für Frust bei den Mandanten. Zum einen ist es die Furcht, keine Verfahrensdokumentation vorweisen zu können; zum anderen erkennen die Mandanten keine Mehrwerte für die Arbeit. Es gibt jedoch Möglichkeiten, aus den gewonnenen Informationen für den Mandanten greifbare Mehrwerte zu generieren – und damit auch für Ihr Unternehmen in Form von Beratungsleistung. Der Beitrag zeigt anonymisierte Eindrücke aus echten Fällen, um Ihnen als Berater eine Hilfestellung für Ihre Praxis zu geben. Übrigens: Zu diesem Thema steht auch in der NWB Datenbank die Online-Seminaraufzeichnung „Verfahrensdokumentation: Vom gesetzlichen Rahmen in die praktische Umsetzung“, NWB ZAAAH-51395, inkl. Seminarunterlagen zum Abruf bereit.
Verfahrensdokumentation: Vom gesetzlichen Rahmen in die praktische Umsetzung – Online-Seminar, NWB ZAAAH-51395
Die steuerrechtliche Notwendigkeit, eine Verfahrensdokumentation vorweisen zu können, ist längst Realität.
Verfahrensdokumentationen beinhalten zahlreiche Informationen über den Mandanten und dessen Unternehmen, die aber momentan oft zu wenig genutzt werden.
Aufbauend auf diesen Informationen können sich Steuerberatungen langfristig eine neue Beratungsdienstleistung aufbauen, was auch dem Mandanten viele Vorteile bringt.
I. Was machen Sie und Ihr Mandant mit einer Verfahrensdokumentation?
Bei einer Verfahrensdokumentation handelt es sich kurz gesagt um eine Organisationsunterlage oder auch Anweisung zum Umgang mit Prozessen. In ihr wird beispielsweise beschrieben, wie Ihr Mandant mit Belegen oder anderen Unterlagen verfahren soll. Es wird dokumentiert, ob und wie er Belege erfasst, verarbeitet, aufbewahrt, archiviert oder auch vernichtet. Ebenso wird in ihr festgehalten, wie der Zugang zu sensiblen Bereichen oder Daten im Unternehmen geregelt und kontrolliert wird. Die Verfahrensdokumentation dient der Finanzverwaltung in der Praxis dazu, sich bei der Betriebsprüfung des Mandanten in angemessener Zeit ein Bild vom Aufbau der EDV-Landschaft und der entsprechenden Prozesse zu machen.
In der Praxis gibt es vier Teile, die für eine vollständige Dokumentation nötig sind:
Kassenführung: Alle Prozesse bzgl. der Erfassung von Vorgängen an Kassen, Waagen und Pfandautomaten.
Belegablage: Umgang mit Belegen (Papier/digital) vom Eingang über die Erfassung bis zur Ablage.
Ersetzendes Scannen: Umgang mit der revisionssicheren Archivierung und Vernichtung der Belege. Der Teil wird in der Praxis überwiegend in Kombination mit dem Thema Belegablage beraten.
Unternehmensprozesse: Alles, was nicht Belege und Kasse in einem Unternehmen betrifft. In der Praxis sind dies z. B. Zugangskontrollen und Umgang mit sensiblen Daten und Räumen, Parkplatz, Arbeitsrecht. S. 202
Da sich innerhalb von Branchen und Regionen oft die Inhalte einer Verfahrensdokumentation ähneln und auch bei gleichartigen Mandaten häufig ähnliche Schwachstellen auftreten, ist die Nutzung von Vorlagen zu empfehlen.
Die Vorlagen sparen Ihnen Zeit und erhöhen die Qualität, da die vorgefertigten Teile bereits stilistisch und grammatikalisch abgesichert sind. Vorlagen gibt es bei verschiedenen Verbänden, Kammern usw. als Muster, die Sie auf Ihre individuelle Branche und Unternehmen anpassen müssen.
Im Rahmen ihrer betriebswirtschaftlichen Beratung setzt die ADS Allgemeine Deutsche Steuerberatungsgesellschaft mbH für die Verfahrensdokumentation auf eine softwaregestütze Bearbeitung. Hierfür gibt es am Markt verschiedene Anbieter, die entsprechende Programme gegen Entgelt zur Verfügung stellen können. Die im vorigen Praxishinweis genannten Vorlagen können dabei auch in dem Programm genutzt werden. Dadurch konnten bei der ADS gegenüber den am Anfang noch verwendeten Word-Vorlagen die Bearbeitungszeiten gesenkt und durch einheitliches Vorgehen auch die Qualität verbessert werden.
Vgl. hierzu auch Liese/Müller, So finden Sie die passende Software zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation – Auswahlkriterien und Marktüberblick, NWB-BB 2/2020 S. 55, NWB LAAAH-40608.
II. Von der Datenaufnahme in die Prozessberatung
1. Warum sollte sich der Steuerberater mit neuen Beratungsdienstleistungen beschäftigen?
Das Berufsfeld der Steuerberater befindet sich zunehmend im Umbruch. Die resultierenden Veränderungen werden bereits vielseitig in den Medien diskutiert und an dieser Stelle nicht weiter im Detail behandelt. Zunehmend hinterfragen Mandanten die gesetzlichen Vorgaben, gerade wenn es in ihren Augen nur Bürokratie ist und Kosten verursacht.
Mandanten lehnen die Erfassung und Verwaltung von Informationen häufig ab und wünschen sich einen stärkeren Fokus auf Leistungen, welche einen direkten Mehrwert bieten. Welchen Mehrwert eine Verfahrensdokumentation haben kann, können Sie bereits mit einfachem Vorgehen aufzeigen.
