§ 3 EStG Entschädigungen an Mitglieder kommunaler Vertretungen ab 2002

A. Allgemeines

Die den ehrenamtlichen Mitgliedern kommunaler Vertretungen gewährten Entschädigungen sind grundsätzlich als Einnahmen aus ”sonstiger selbständiger Arbeit” S. des § 18 Abs. 1 Nr. 3 EStG estpfl. Das gilt insbesondere für Entschädigungen, die für Verdienstausfall oder Zeitverlust gewährt werden. Ein Steuerabzug ist bei Auszahlung der Aufwandsentschädigungen nicht vorzunehmen; bezogene Aufwandsentschädigungen sind von den Mandatsträgern im Rahmen ihrer ESt-Erklärung anzugeben.

Steuerfrei sind

• nach § 3 Nr. 13 EStG Reisekostenvergütungen, die nach den Vorschriften des Bundesreisekostengesetzes oder entsprechender Landesgesetze gewährt werden,

• nach § 3 Nr. 12 Satz 2 EStG Aufwandsentschädigungen, soweit Aufwendungen abgegolten werden, die einkommensteuerrechtlich als BA berücksichtigt wären.

B. Anerkennung steuerfreier Aufwandsentschädigungen (§ 3 Nr. 12 Satz 2 EStG)

I. Für ehrenamtliche Mitglieder eines Gemeinderates (Ratsmitglieder) gilt:

1. Pauschale Entschädigungen und Sitzungsgelder sind ab 2002 steuerfrei, soweit sie insgesamt während der Dauer der Mitgliedschaft folgende Beträge nicht übersteigen:

Die pauschalen Entschädigungen und Sitzungsgelder sind jedoch mindestens in Höhe des in R 13 Abs. 3 Satz 3 der LStR genannten Betrages von 154 € monatlich steuerfrei.

II. Für ehrenamtliche Mitglieder eines Kreistages gilt Folgendes:

1. Pauschale Entschädigungen und Sitzungsgelder sind ab 2002 steuerfrei, soweit sie insgesamt während der Dauer der Mitgliedschaft folgende Beträge nicht übersteigen:

2. Die steuerfreien Beträge nach Nr. 1 erhöhten sich für höchstens 2 Stellvertreter des Landrats sowie für Fraktionsvorsitzende in den Kreistagen auf das Doppelte der Beträge nach Nr. 1.

Die stl. Behandlung der den hauptamtlichen Landräten gezahlten Aufwandsentschädigungen richtet sich nach Abschn. 13 Abs. 3 LStR. Danach sind die nach der Eingruppierungsverordnung gezahlten Aufwandsentschädigungen in voller Höhe steuerfrei.

III. Für ehrenamtliche Mitglieder der Landschaftsversammlungen der Landschaftsverbände Rheinland und Westfalen-Lippe sowie der Verbandsversammlung des Kommunalverbandes Ruhrgebiet gilt Folgendes:

1. Pauschale Entschädigungen und Sitzungsgelder sind steuerfrei, soweit sie insgesamt während der Dauer der Mitgliedschaft monatlich 223 € und jährlich 2 676 € nicht übersteigen.

2. die steuerfreien Beträgen nach Nr. 1 erhöhten sich

a) für den Vorsitzenden auf das Dreifache,

b) für höchstens 2 Stellvertreter des Vorsitzenden sowie für Fraktionsvorsitzende in den Landschaftsversammlungen bzw. in der Verbandsversammlung auf das Doppelte

der Beträge nach Nr. 1.

IV. Für ehrenamtliche Mitglieder der Bezirksvertretungen und für Ortsvorsteher gilt:

1. Die Regelungen nach Abschnitt I Nr. 1 und 2 gelten sinngemäß für Mitglieder der Bezirksvertretungen in kreisfreien Städten und für Ortsvorsteher in kreisangehörigen Gemeinden. Dabei ist jedoch nicht die Einwohnerzahl der Gemeinde oder der Stadt, sondern die des Stadt- oder Gemeindebezirks maßgebend.

2. Die steuerfreien Beträge nach Nr. 1 erhöhten sich für den Bezirksvorsteher auf das Doppelte der Beträge nach Nr. 1, mindestens auf insgesamt 220 € monatlich.

V. Für sachkundige Bürger

1. I. S. von § 58 Gemeindeverordnung sind ab 2002 Sitzungsgelder steuerfrei, soweit sie folgende Beträge nicht übersteigen:

2. I. S. von § 41 Kreisordnung sind Sitzungsgelder steuerfrei, soweit sie folgende Beträge nicht übersteigen:

3. Bei sachkundigen Bürgern i. S. des § 12 Abs. 3 und § 13 Abs. 3 Satz 2 Landschaftsverbandsordnung sowie i. S. des § 16 Abs. 3 und des § 17 Abs. 2 Satz 3 des Gesetzes über den Kommunalverband Ruhrgebiet sind Sitzungsgelder steuerfrei, soweit sie 15,50 € übersteigen.

Die Sitzungsgelder an sachkundige Bürger sind jedoch in den Fällen der Nrn. 1 bis 3 dieses Abschnitts mindestens in Höhe des in § 13 Abs. 3 Satz 3 der LSt-Richtlinien genannten Betrags von 154 € monatlich steuerfrei.

VI. Steuerpflichtige, die gleichzeitig Mitglied mehrerer kommunaler Vertretungen sind, können steuerfreie Entschädigungen i. S. der vorstehenden Absätze I bis V nebeneinander beziehen. R 13 Abs. 3 Satz 6 LStR ist insoweit nicht anzuwenden.

VII. Nach § 7 Entschädigungsverordnung kann für Mitglieder kommunaler Vertretungen und Ausschüsse sowie für Ortsvorsteher zusätzlich eine angemessene private Unfallversicherung abgeschlossen werden. In den meisten Fällen handelt es sich um einen ”24-Stunden-Schutz” mit der Folge, dass der Versicherungsschutz Unfälle im privaten Bereich, Unfälle im Rahmen der Ausübung der Mandatstätigkeit am Sitzungsort einschließlich der Fahrten von der Wohnung zum Sitzungsort und Unfälle bei mandatsbedingten Auswärtsterminen umfasst.

Für Unfallversicherungen i. S. des § 7 Entschädigungverordnung gelten die Grundsätze des Schr. des BMF v. 17.7.2000 (BStBl 2000 I S. 1204) entsprechend. Demnach sind

a) 50 v. H. der Versicherungsprämie (= privater Versicherungsschutz) als stpfl. BE des Mandatsträgers zu behandeln. Der Mandatsträger hat diesen Anteil im Rahmen seiner ESt-Erklärung als BE anzugeben und kann ihn dann aber im Rahmen der stl. Höchstbeträge gem. § 10 Abs. 1 Nr. 2 und Abs. 3 EStG als SA abziehen;

b) weitere 20 v. H. der Versicherungsprämie nach § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei, sofern der Mandatsträger auch Auswärtstermine wahrzunehmen hat. Davon ist im Regelfall auszugehen;

c) die übrigen 30 v. H. der Versicherungsprämie (Anteil Mandatstätigkeit ohne Auswärtstermine) sind stpfl. BE. Eine Steuerfreiheit kommt nur in Betracht, soweit der stpfl. Anteil zusammen mit den übrigen Aufwandsentschädigungen die Höchstgrenzen des § 3 Nr. 12 Satz 2 EStG nicht überschreitet.

Bezüglich etwaiger Versicherungsleistungen ist entsprechend Tz. 4.1.2 des o. a. BMF-Schr. zu verfahren.

Die vorstehend auf Ratsmitglieder bezogenen Ausführungen gelten für Bezirksvertreter entsprechend.

Die Beitragszahlungen zur Unfallversicherung unterliegen der Mitteilungspflicht gem. § 2 Abs. 1 Mitteilungsverordnung v. 7.9.1993 (BGBl, I S. 1554, BStBl 1993 I S. 799), zuletzt geändert durch Art. 25 des Gesetzes v. 19.12.2000 (BGBl 2000 I S. 1790, BStBl 2001 I S. 3). Um eine zutreffende stl. Erfassung bei den Betroffenen sicherzustellen, sollte die Gemeinde oder Stadt zur Vorlage beim zuständigen Wohnsitz-FA eine gesonderte Bescheinigung erteilen, aus der sich neben dem Betrag auch die Aufteilung entsprechend den obigen Grundsätzen ergibt.

C. Wirkung der steuerfreien Aufwandsentschädigungen

Mit den steuerfreien Beträgen sind alle Aufwendungen, die mit einer ehrenamtlichen Tätigkeit i. S. des Teils B zusammenhängen, mit Ausnahme der Aufwendungen für Dienstreisen und der Fahrten zwischen Wohnung und Sitzungsort, abgegolten. Es bleibt den Stpfl. unbenommen, ihre tatsächlichen Aufwendungen, soweit sie nicht Kosten der Lebensführung sind, die ihre wirtschaftliche oder gesellschaftliche Stellung mit sich bringt, gegenüber dem FA nachzuweisen oder glaubhaft zu machen. In diesem Fall können die tatsächlichen Aufwendungen, soweit sie die steuerfreien Entschädigungen übersteigen, als BA berücksichtigt werden.

Leistet die Körperschaft ausnahmsweise keinen Ersatz für Reisekosten und Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Sitzungsort, so kann das FA diese Aufwendungen nicht zusätzlich zu dem als Aufwandsentschädigung pauschal steuerfrei belassenen Betrag als BA berücksichtigen. Eine Berücksichtigung ist in diesen Fällen nur dann möglich, wenn sämtliche mit der ehrenamtlichen Tätigkeit zusammenhängenden Aufwendungen im Einzelnen nachgewiesen werden und der Gesamtbetrag aller nachgewiesenen BA die steuerfrei belassene Aufwandsentschädigung übersteigt. Für die Höhe der als BA abziehbaren Aufwendungen für die Wege zwischen Wohnung und Sitzungsort gilt § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 i. V. mit Abs. 2 EStG.

Bei der Führung des Einzelnachweises ist Folgendes zu beachten:

1. Als BA können nach der Art der Tätigkeit des hier angesprochenen Personenkreises etwa folgende Aufwendungen in Betracht kommen:

1.1 Aufwendungen für Informationsmaterial in Bezug auf die ausgeübte Tätigkeit in der kommunalen Vertretung;

1.2 Aufwendungen für Porti, Telekommunikation, Schreibmaterial und andere Sachkosten, die im Zusammenhang mit der Tätigkeit als Mitglied der kommunalen Vertretung stehen; der Abzug der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer dem Grunde und der Höhe nach richtet sich nach § 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG;

1.3 Beträge, die von Ratsmitgliedern an die Fraktionsgeschäftsführung abgeführt werden müssen, sofern damit Kosten für die Erledigung gemeinsamer oder für das Ratsmitglied übernommener Aufgaben umgelegt werden;

1.4 Reisekosten in besonders gelagerten Fällen;

a) Soweit die für die Benutzung privateigener Kfz für Dienstreisen sowie für die An- und Abfahrt zum Sitzungsort nach Maßgabe des Landesreisekostengesetzes erstatteten Beträge niedriger als die tatsächlichen Kosten sind, kann die Differenz als BA abgezogen werden.

b) Mehraufwand für die Verpflegung und Kosten einer eventuellen Übernachtung auf einer Dienstreise sind grundsätzlich durch die Reisekostenvergütungen nach dem Landesreisekostengesetz abgegolten. Eine Berücksichtigung derartiger Aufwendungen kommt lediglich in Betracht, wenn für eine Dienstreise im Einzelfall eine Reisekostenvergütung nicht in Anspruch genommen worden ist oder die nach § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG in Betracht kommenden Pauschbeträge höher als die Reisekostenvergütungen sind.

1.5 Aufwendungen in angemessenem Umfang

a) für die Bewirtung außerhalb des eigenen Haushalts (vgl. § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG);

b) für Geschenke an Personen nach Maßgabe des § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG.

Voraussetzung ist, dass diese Aufwendungen einzeln mit Angabe des Empfängers und getrennt von sonstigen BA aufgezeichnet worden sind (§ 4 Abs. 7 EStG).

Vor Anwendung der Vorschriften des § 4 Abs. 5 und 7 EStG ist ferner stets zu prüfen, ob die als BA geltend gemachten Aufwendungen für die Bewirtung und Repräsentation tatsächlich und eindeutig im Zusammenhang mit der Mandatstätigkeit stehen.

1.6 Die in Abschn. B VII unter c) genannten Unfallversicherungsbeiträge.

2. Die vorbezeichneten Aufwendungen müssen grundsätzlich nachgewiesen oder zumindest glaubhaft gemacht werden. Dabei genügt es, wenn der Stpfl. den Einzelnachweis für einen zusammenhängenden repräsentativen Zeitraum von sechs Monaten erbringt. Die dabei gewonnenen Erkenntnisse können sodann für die gesamte Legislatureperiode zugrunde gelegt werden, ohne dass es insoweit eines erneuten Nachweises bedarf. Der Einzelnachweis - zumindest für einen repräsentativen Sechsmonatszeitraum - ist im Hinblick auf das Gleichbehandlungsgebot in allen Fällen anzufordern.

Innerhalb des vereinfachten Nachweises können jedoch nicht die BA berücksichtigt werden, deren Abzug nach § 4 Abs. 7 EStG die Erfüllung besonderer Aufzeichnungspflichten voraussetzt. Diese Aufwendungen sind in jedem Falle einzeln nachzuweisen.

3. Hat sich ein Stpfl. für einen VZ für den vereinfachten Nachweis entschieden, schließt dies nicht aus, dass er für einen anderen VZ seine tatsächlichen BA im Einzelnen nachweist. Es ist jedoch nicht möglich, innerhalb eines VZ einen Teil der BA nach dem vereinfachten Verfahren anzusetzen und darüber hinaus weitere im Einzelnen nachzuweisende Aufwendungen zu berücksichtigen. Der Stpfl. kann vielmehr - abgesehen von den nach § 4 Abs. 7 EStG in jedem Fall besonders nachzuweisenden BA - für jeden einzelnen VZ insgesamt nur zwischen dem Einzelnachweis und dem vereinfachten Nachweis seiner BA wählen.

D. Anwendungszeitraum

Die vorstehenden Regelungen sind erstmals für den VZ 2002 anzuwenden.

FinMin NRW v. 24.04.2002 - S 2337