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BBK Nr. 4 vom Seite 186

Kassenführung bei Nutzung einer offenen Ladenkasse ab 2022

Musterkassenbericht und Checkliste zur Vorbereitung auf eine Kassen-Nachschau

Tobias Teutemacher

[i]Teutemacher, Checkliste zur Kassenführung mit elektronischen Aufzeichnungssystemen ab 2022, BBK 24/2021 S. 1180 NWB QAAAH-96276 Trotz der seit dem geltenden Pflicht zur Implementierung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung in sämtliche bestehenden elektronischen Aufzeichnungssysteme gilt in Deutschland keine umfängliche Registrierkassenpflicht. Auch eine Kassenführung mittels „offener Ladenkasse“ ist nach wie vor steuerlich zulässig. Mithilfe des Musterkassenberichts und der Checkliste in diesem Beitrag können die Aufzeichnungspflichten auch bei Verwendung einer offenen Ladenkasse gesetzeskonform überprüft und erfüllt werden. Dabei beinhaltet die Checkliste eine zentrale Erleichterung [i]Teutemacher, BMF: Keine gesonderte Prüfung der Zumutbarkeitsvoraussetzungen bei offener Ladenkasse, BBK kompakt 4/2022 S. 162, in diesem Heft aus der Änderung des AEAO vom zur Frage, wann Einzelaufzeichnungen nicht zumutbar sind.

Teutemacher, Mandanten-Merkblatt: „Checkliste für die Kassenführung mittels offener Ladenkasse“ NWB JAAAF-88008

I. Nutzung einer offenen Ladenkasse

1. Definition

[i]Was gilt als offene Ladenkasse?Als offene Ladenkasse gelten eine summarische, retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen sowie manuelle Einzelaufzeichnungen ohne Einsatz technischer Hilfsmittel. Wer in der Praxis noch eine alte mechanische Registrierkasse nutzt, führt die Kasse ebenfalls mittels offener Ladenkasse. S. 187

Hinweis:

Zur Aufbewahrung des Bargeldes können sämtliche Behältnisse genutzt werden, z. B. Schubladen in der Ladentheke, herkömmliche Geldkassetten oder sonstige Aufbewahrungsutensilien wie Kartons oder Schachteln.

2. Anforderungen

Auch [i]Tägliche Aufzeichnung erforderlichbei der Kassenführung mittels offener Ladenkasse ist zu beachten, dass die (Kassen-)Aufzeichnungen und Buchungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen sind (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO). Sämtliche Kasseneinnahmen und Kassenausgaben müssen täglich festgehalten werden (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Das Sammeln und spätere Aufzeichnen sind unzulässig.

Da [i]Kassensturzfähigkeit muss jederzeit gegeben seinkein technisches Hilfsmittel genutzt werden darf, müssen die Einzelaufzeichnungen per Hand erfolgen.

Die Kassenaufzeichnungen dürfen keinesfalls am Ende der Woche oder des Monats, z. B. von den Mitarbeitern des Steuerberaters im Rahmen der Buchführungsarbeiten, erstellt werden.

Ein sachverständiger Dritter – wie die Prüferinnen und Prüfer der Finanzverwaltung – muss jederzeit, z. B. im Rahmen einer Kassen-Nachschau, in der Lage sein, den Sollbestand laut den (Kassen-)Aufzeichnungen – also nach dem Kassenbuch oder den Kassenberichten – mit dem Istbestand der Geschäftskasse zu vergleichen (Prüfung der Kassensturzfähigkeit).

Ausnahmsweise können Eintragungen im Kassenbericht noch am nächsten Geschäftstag vorgenommen werden, wenn zwingende geschäftliche Gründe einer Buchung am gleichen Tag entgegenstehen und aus den Buchungsunterlagen, z. B. Zwischenaufzeichnungen, sicher entnommen werden kann, wie sich der sollmäßige Kassenbestand seit dem Beginn des vorangegangenen Geschäftstages entwickelt hat.

Hinweis:

[i]Teutemacher, Finale zur Kassen-Nachschau!, BBK 13/2018 S. 626 NWB XAAAG-87251 Die Finanzbehörden führen regelmäßig Kassen-Nachschauen durch, die vorher nicht angekündigt werden. Deshalb sollten Sie sich angewöhnen, täglich die Kasse zu führen!

3. Vor- und Nachteile

[i]Höheres Kassen-Nachschau-Risiko bei offener LadenkasseEs gilt für den Unternehmer genau abzuwägen, ob er wirklich eine offene Ladenkasse führt. Den Vorteilen wie geringe Anschaffungskosten, hohe Mobilität ohne dauerhaften Stromanschluss und die grundsätzlich einfache Einnahmenermittlung stehen in der Praxis doch teilweise gravierende Nachteile gegenüber.

Ohne elektronische Aufzeichnungssysteme lassen sich etwa die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schlecht kontrollieren. Betriebswirtschaftlich sinnvolle Auswertungen lassen sich kaum nachvollziehbar und erst recht nicht auf Knopfdruck mittels Standardreports erstellen, z. B. Renner- und Pennerlisten, Stundenaufzeichnungen und Artikelübersichten.

Hinweis:

Aus Sicht der Finanzverwaltung birgt die Kassenführung mittels offener Ladenkasse ein hohes Manipulationsrisiko: Das führt dazu, dass es zu verstärkten und häufigen Kassen-Nachschauen kommen kann.S. 188

4. Nebeneinander von offener Ladenkasse und elektronischem Aufzeichnungssystem

[i]Zusätzliche offene Ladenkasse nur bei räumlicher TrennungAus Sicht der Finanzverwaltung sollten Unternehmer, die in ihrem Unternehmen ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden, dieses grundsätzlich zur Aufzeichnung sämtlicher Geschäftsvorfälle nutzen. Nur bei räumlicher und organisatorischer Trennung ist in Ausnahmefällen zusätzlich das Führen einer offenen Ladenkasse möglich.

Beispiel

In einem Eiscafé wird der Im-Haus-Verkauf über ein elektronisches Aufzeichnungssystem erfasst. Die Eis-Theke für den Außer-Haus-Verkauf ist räumlich integriert.

Lösung

Der Außer-Haus-Verkauf muss aus Sicht der Finanzverwaltung über das gleiche elektronische Aufzeichnungssystem erfasst werden wie der Im-Haus-Verkauf.

Abwandlung

Der Außer-Haus-Verkauf erfolgt über einen mobilen Verkaufswagen außerhalb des Geschäfts. In diesem Fall können die Außer-Haus-Verkäufe mittels Kassenführung in Form der offenen Ladenkasse aufgezeichnet werden.

II. Aufzeichnungspflichten bei Bilanzierung

1. Einzelaufzeichnungspflicht

[i]Wied, Aufzeichnungspflichten im AEAO zu § 146 AO, BBK 16/2018 S. 759 NWB ZAAAG-91354 Bilanzierende mit Bargeschäften und Einzelaufzeichnungspflicht sind verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. In diesem sind die Geschäftsvorfälle einzeln handschriftlich festzuhalten. Die Aufzeichnungsbelege (= Rechnungen) sind fortlaufend zu nummerieren (vgl. zu den Anforderungen einer Rechnung § 14 Abs. 4 UStG). Die Nummerierung kann handschriftlich oder mittels Paginierstempel aufgetragen werden. Auch die Nutzung von Quittungsbelegen mit vorgedruckten Nummern ist zulässig.

Hinweis:

Zu beachten ist auch die getrennte Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen mit unterschiedlichen Steuersätzen (7 %, 19 %, § 63 Abs. 4 UStDV).

Werden im Kassenbuch bzw. im Kassenbericht nur Summen eingetragen, müssen sich diese (z. B. durch fortlaufend nummerierte Quittungen der einzelnen Geschäftsvorfälle) nachvollziehen lassen.

Nach der ständigen Rechtsprechung des BFH müssen diese Kassen(buch)aufzeichnungen so beschaffen sein, dass ein jederzeitiger Kassensturz (siehe auch Abschnitt I.2) möglich ist.

Hinweis:

Bei Beträgen über 10.000 € sind die besonderen Aufzeichnungspflichten nach dem Geldwäschegesetz (GwG) zu erfüllen, die auch bei der Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht zu beachten sind (vgl. folgenden Abschnitt 2).S. 189

2. Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht

[i]Führung von Kassenberichten bei UnzumutbarkeitVerkaufen Sie als Unternehmer bzw. Unternehmerin Waren (dazu gehören auch Vorräte und selbst hergestellte Erzeugnisse) an eine Vielzahl unbekannter Personen gegen Barzahlung und kann Ihnen nicht zugemutet werden, Einzelaufzeichnungen zu führen, ist eine summarische Ermittlung der Einnahmen am Ende des Tages mittels retrograd aufgebautem Kassenbericht (siehe Muster in Abb. 4) verpflichtend.

[i]Zumutbarkeit ist nicht (mehr) gesondert zu prüfenDie Zumutbarkeit muss nicht gesondert geprüft werden, wenn die Voraussetzungen für die Inanspruchnahme der Ausnahmeregelung vorliegen:

  • Verkauf von Waren

  • an eine Vielzahl unbekannter Personen

  • gegen Barzahlung.

Die vorgenannten aneinander gereihten, fortlaufend nummerierten Kassenberichte stellen dann auch das Kassenbuch dar.

Der für die tägliche Bestandsaufnahme notwendige Kassenbericht kann auch nicht durch ein Kassenbuch ersetzt werden, wenn in diesem in einer gesonderten Spalte Bestände ausgewiesen werden, weil das Kassenbuch nicht die rechnerische Ermittlung der Tageseinnahmen dokumentiert, sondern lediglich die rechnerische Entwicklung der Kassenbestände.

Die [i]Berechnung der TageseinnahmenBerechnung der Tageseinnahmen bei Nutzung retrograd aufgebauter Kassenberichte sieht wie folgt aus:

Preis:
€10,00
Nutzungsdauer:
30 Tage

Seiten: 13
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