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Optimierung des Stammdatenmanagements
Elektronische Checkliste zur Verbesserung der Datenqualität im Unternehmen
Immer [i]Chancen und Risiken der Digitalisierungmehr Aufgaben werden digitalisiert und können schon heute mehr oder weniger automatisch durch Programme und Algorithmen erledigt werden. Und immer mehr Unternehmen wollen von der Digitalisierung profitieren und Zeit sowie Arbeit sparen, die an anderer Stelle sinnvoller und produktiver eingesetzt werden können. Was viele Unternehmer und Inhaber nicht wahrhaben wollen oder noch nicht realisiert haben: Die Aufgaben können nur dann wirklich automatisch mit den erwarteten Vorteilen erledigt werden, wenn die Datenbasis, also die Stammdaten, richtig ist. Stimmen diese Daten nicht, gibt es etwa zu einem Kunden mehrere verschiedene Datensätze oder werden Produkte mit unterschiedlichen Artikelnummern und Preisen geführt, können z. B. Kennzahlen keine korrekten Ergebnisse ausweisen oder Rechnungen nicht fehlerfrei erzeugt werden. [i]Erichsen, Checkliste Stammdatenmanagement, Arbeitshilfe NWB VAAAH-63351 Der Beitrag zeigt beispielhaft, wo Probleme durch fehlerhafte oder unvollständige Stammdaten auftreten können und was Unternehmen tun können, um die Datenqualität zu verbessern. Die elektronische Checkliste zu diesem Beitrag listet die zu analysierenden Fragen und Prüfpunkte auf.
Erichsen, Checkliste Stammdatenmanagement, Arbeitshilfe NWB VAAAH-63351
Eine Kurzfassung des Beitrags finden Sie .
I. Bedeutung der Stammdaten für die betriebliche Praxis
Richtige [i]Stammdaten vs. BewegungsdatenStammdaten, z. B. von Kunden, Artikeln, Materialien, Kosten, aber auch Konten, sind für das Funktionieren sowohl von Geschäftsprozessen im Unternehmen als auch im Zusammenwirken mit anderen Betrieben und Geschäftspartnern von essenzieller Be-deutung. Mit der zunehmenden Vernetzung von Betrieben und Geschäftspartnern wird das Thema Stammdatenqualität stetig wichtiger werden. Insbesondere das S. 1092Datenvolumen, das verarbeitet werden muss, unterliegt einem extremen (jährlichen) Wachstum. Stammdaten zeichnen sich vor allem dadurch aus, dass sie eine längere Gültigkeit haben als Bewegungsdaten.
Kunden- und Materialnummern oder Bearbeitungszeiten (= Stammdaten) werden meist über Zeithorizonte von Monaten oder Jahren benötigt. Bestel-lungen oder Warenflüsse (= Bewegungsdaten) hingegen verändern sich in deutlich kürzeren Abständen und werden oft nur wenige Male gebraucht.
Allerdings sind die Übergänge oft fließend und die Zuordnung zu Stamm- oder Bewegungsdaten hängt auch von den Einsatzzwecken im Betrieb ab.
Die [i]Folgen fehlerhafter StammdatenPraxisrelevanz schlechter Datenqualität lässt sich einfach verdeutlichen: Unvollständige Kundenstammdaten können u. a. zu Problemen bei der Abrechnung und Rechnungsstellung führen, etwa, wenn nicht bekannt ist, dass sich Leistungs- und Rechnungsanschriften unterscheiden oder ein Kunde mehrere Standorte und Ansprechpartner hat. Bei mehreren Standorten eines Kunden kann es zu mehrfach vorhandenen Kundendaten (Doubletten) kommen. Mit der Zunahme von Fehlern steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden oder Lieferanten unzufrieden sind, weil sie z. B. unberechtigt gemahnt oder zu spät bezahlt werden. Im Reporting können fehlerhafte Daten u. a. dazu führen, dass falsche Renditen errechnet und auf Basis fehlerhafter Daten Entscheidungen für eigentlich nicht erforderliche Maßnahmen getroffen werden.
Fehlerhafte oder falsche Daten sind für Unternehmen im Kern also wertlos und im Extremfall sogar gefährlich.
Qualitativ [i]Nutzen fehlerfreier Stammdatengute Stammdaten führen zu Kostensenkungen, u. a. weil weniger Nacharbeiten notwendig sind. Außerdem können z. B. Angebote schneller und genauer erstellt und Aufträge in weniger Zeit erledigt werden. Nicht zuletzt sollte daran gedacht werden, dass fehlerfreie Stammdaten dazu beitragen, Vertragsverletzungen und Haftungsschäden zu vermeiden.
II. Ziele des Stammdatenmanagements
Als Stammdatenmanagement (Master Data Management, MDM) werden alle Aktivitäten im Betrieb verstanden, die das Ziel haben, die Stammdatenqualität zu verbessern. Zu diesen Aktivitäten können organisatorische, technologische oder methodische Maßnahmen gehören.