Datenverarbeitung in der Kanzlei: Hinweis für Mandanten – Muster

In jeder Kanzlei werden zwangsläufig eine Fülle von Daten, insbesondere der Mandanten, erhoben. Wie mit diesen Daten umzugehen ist, ist insbesondere in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geregelt. Jeder Mandant ist bei Beginn des Mandats (also regelmäßig mit Unterschrift unter die Vollmacht) davon zu unterrichten, welche Daten von ihm erhoben werden, gegebenenfalls zu welchem Zweck, wie lange sie gespeichert werden und wann sie wieder gelöscht werden. Die Mandanten erhalten auch Hinweise dazu, inwieweit sie über die erfassten Daten Informationen bekommen können und wie sie sich dagegen verwahren können, dass Daten erhoben werden. Diesen Informationen dient dieses Merkblatt. Es wurde entlang den Empfehlungen der verschiedenen Steuerberaterverbände bzw. -kammern erstellt. Es empfiehlt sich, das Merkblatt zusammen mit der Vollmacht oder einem anderen Formular, welches den Mandanten übergeben wird (beispielsweise eine Honorarvereinbarung), auszuhändigen, wobei auf dem Formular (also etwa der Vollmacht) ein Hinweis zu finden sein sollte, etwa mit folgendem Text: Mit der Unterschrift unter diese Vollmacht bestätige ich auch den Empfang der “Hinweise zu...