Kaufleute für Büromanagement – Infoband 1 – Lernfelder 1-4
3. Aufl. 2020
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7. Zielgerichtet Sitzungen und Besprechungen planen und durchführen
Besprechung, Sitzung, Konferenz, Seminar, Tagung – bei diesen Begriffen handelt es sich um Zusammenkünfte von mehreren Personen, die im Rahmen einer zeitlichen Begrenzung zu einer Zielsetzung Informationen austauschen.
Jedoch bestehen Unterschiede bei den Veranstaltungsarten, die sich bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung ähneln oder gleich sind. Die häufigste Art der Zusammenkunft sind Besprechungen und Sitzungen. Sie sind ein gewinnbringendes Mittel zum Informationsaustausch, um Probleme zu lösen, den Teamgeist zu fördern oder Handlungen herbeizuführen. Führungskräfte verbringen bis zu 50 % ihrer Arbeitszeit in Meetings.
Davon kann abgeleitet werden, dass Veranstaltungen einen großen Teil der Arbeitszeit binden. Da jede Veranstaltung individuell geplant werden muss, stellt sie ganz spezifische Anforderungen an das Umfeld und den Ablauf. Daher gehören zu einer professionellen Organisation nicht nur die Vorbereitung, sondern auch die Durchführung und Nachbereitung.S. 212
7.1 Sitzungen und Besprechungen vorbereiten
Eine ergebnis- und teilnehmerorientierte Gestaltung von Sitzungen und Meetings stellt verschiedene Anfo...