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Schriftgutverwaltung – die leidige Ablage
Als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement haben Sie vielfältige Aufgaben zu bewältigen: Informationen erfassen, bearbeiten und weitergeben, Termine planen, Post bearbeiten u. a. m. Auch die Ablage gehört dazu. Dieser Beitrag handelt von der Aufbewahrungspflicht, der Organisation der Archivierung von Schriftgut, den verschiedenen Ablagesystemen und der E-Akte. Er soll dazu beitragen, die meist ungeliebte Schriftgutablage aufgrund des erworbenen Hintergrundwissens in Zukunft mit (noch) mehr Interesse zu erledigen.
Notwendigkeit der Archivierung
Die Menge an Informationen und Daten, die es im Büro zu bewältigen und zu verwalten gibt, steigt ständig. Ein schneller und unkomplizierter Zu- und Rückgriff auf benötigte Unterlagen ist notwendig!
Darüber hinaus gibt es gesetzliche Vorschriften und innerbetriebliche Gründe, die es erforderlich machen, Schriftgut (Sammelbegriff für Informationen auf Papier und Datenträgern) zu archivieren.
Doch vieles wird
mehrfach,
unnötig
viel zu lange
aufbewahrt! Dadurch entstehen den Unternehmen und Behörden unnötige Kosten! Also gilt es zu überlegen,
ob
warum
in welcher Form
Unterlagen in Zukunft noch benötigt werden!
Aufbewahrungsfristen
5 Wertigkeitsstufen bestimmen, ...