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Die 8 Schritte zur Einrichtung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems
Teil 1: Digitales Dokumentenmanagement – Mehr als nur ein Softwaresystem
Das Thema „Dokumentenmanagement“ klingt angesichts der Digitalisierungsdynamik einer Industrie 4.0, des Smart Homes oder der Blockchaindebatte bereits wie aus einer anderen Zeit der Informationstechnologie. Tatsächlich aber ist es eines der wesentlichsten Elemente im praktischen Digitalisierungsprozess, trotz der vergleichsweise langen Zeitspanne, seit der Dokumenten-Management-Systeme (DMS) bereits auf dem Markt sind.
Henke, IT-Infrastruktur und Softwareeinsatz bei der Zusammenarbeit von Steuerberater und Mandant, Grundlagen, NWB AAAAG-85523
Die grundlegende Entscheidung für Kanzleien ist zu klären, wessen Dokumente verwaltet und archiviert werden sollen: nur die der Kanzlei oder auch die der Mandanten?
Oftmals müssen Kanzleiprozesse neu strukturiert werden – vor allem dann, wenn sie stark auf die Kanzleileitung zugeschnitten sind, wie es häufig bei der Bearbeitung des Posteingangs der Fall ist.
Äußerst hilfreich ist es, sich verschiedene Systeme nicht nur von Anbietern vorstellen zu lassen, sondern diese vor Ort bei Kollegen im Praxiseinsatz kennen zu lernen.
I. Einführung: Zweckorientierte digitale Organisation von Dokumenten
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