Einzelaufzeichnungspflichten – Hinweise und offene Fragen

Im [i]Teutemacher, Finale zur Kassen-Nachschau!, BBK 13/2018 S. 626 NWB XAAAG-87251 Februar dieses Jahres hatte die Finanzverwaltung den Entwurf jeweils eines BMF-Schreibens zur Kassen-Nachschau nach § 146b AO und zu den Einzelaufzeichnungspflichten nach § 146 Abs. 1 AO veröffentlicht. Ziel war es einerseits, die vielen Zweifelsfälle der Praxis bei der Anwendung dieser Vorschriften zu lösen, und andererseits für die Kassen-Nachschau erstmals überhaupt einen Rahmen zu formulieren, wie diese Nachschauen ablaufen sollen. Nach der Veröffentlichung der endgültigen BMF-Schreiben liegt der Rahmen nun fest: In BBK 13/2018 hatte Tobias Teutemacher sich der Kassen-Nachschau gewidmet, in diesem Heft analysiert Miriam Wied nun ab Seite 759 das Schreiben zur Einzelaufzeichnungspflicht vom 19.6.2018. Zwar werden einige Regelungen des Schreibens sicherlich Gegenstand der höchstrichterlichen Rechtsprechung werden, so etwa die Frage, ob die Ausnahmeregelung im Gesetz für Einzelhändler, die Waren von geringem Wert an eine große Zahl von Kunden verkaufen, auch auf vergleichbare Dienstleistungen übertragbar ist. Für die so genannten Vertrauenskassen gelangte dann aber sogar noch eine weitere Ausnahmeregelung in das Schreiben. Offen blieb leider die etwa auf Seminaren zur Kassenführung immer wieder kontrovers diskutierte Frage, ob Handelswaren zu Warengruppen zusammengefasst werden dürfen und insofern keine Einzelaufzeichnungen mehr geführt werden können. Dies hätte in die eine oder die andere Richtung geklärt werden können.

Die Digitalisierung im Rechnungswesen bietet vielfältige Chancen, die Standardprozesse effizienter und transparenter zu organisieren, als es bei den Papierprozessen möglich ist. Dies erleichtert etwa die Zentralisierung einer Kreditorenbuchhaltung in einem Shared Service Center – angesiedelt dann in Deutschland oder auch irgendwo in der Welt. Wie schwierig das aber zum Teil in der Praxis ist, illustrierten Anfang des Jahres Meldungen, bei der Deutschen Bahn stauten sich mehrere zehntausend Rechnungen, was zu Skontoverlusten in zweistelliger Millionenhöhe führte. Der Grund: zu wenig Personal und eine nicht eben reibungslose Zentralisierung in Shared Service Center in Berlin, Rumänien und auf den Philippinen. Wie können und sollten dann erst KMU ihre Kreditorenprozesse organisieren, deren Ressourcen deutlich eingeschränkter sind? Jörgen Erichsen gibt mit seinem Beitrag ab der Seite 777 vielfältige Anregungen, wie KMU die Abläufe der Rechnungseingänge in den wesentlichen Schritten gestalten können – sowohl für einen Prozess mit Papierrechnungen als auch digital. Denn mit hoher Wahrscheinlichkeit werden noch längere Zeit Papier- und E-Rechnungen nebeneinander existieren, es mangelt aber in vielen KMU an einem klar beschriebenen und organisierten Ablauf in der Kreditorenbuchhaltung, so dass hier Geld verschenkt wird.

Beste Grüße

Christoph Linkemann