IT-Infrastruktur und Softwareeinsatz bei der Zusammenarbeit von Steuerberater und Mandant

1Softwareeinsatz und dessen Organisation sind notwendiger Bestandteil einer jeden Digitalisierungsstrategie und grundlegender Teil der Kanzleiprozesse einer Steuerberatungskanzlei. Beim Einsatz von Software bzw. webbasierter digitaler Werkzeuge durch den Steuerberater sind verschiedene Perspektiven zu unterscheiden:

Einsatz in der Kanzlei (C.; Rn. 10)
Einsatz in der Zusammenarbeit mit dem Mandanten (D.; Rn. 70)
Einsatz beim Mandanten (E.; Rn. 90)

Falsch wäre es allerdings, diese drei Bereiche isoliert zu betrachten. Entscheidend für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant ist, dass ein Zusammenspiel von Software und webbasierten Anwendungen möglichst ohne Brüche erfolgt. Schnittstellen spielen somit die entscheidende Rolle.

Ausgehend von einer individuellen Selbstanalyse betrachtet dieser Beitrag die Formen und Möglichkeiten des Softwareeinsatzes in der Steuerberatungskanzlei, erklärt die Wege der Zusammenarbeit mit dem Mandanten und zeigt auf, was im Hinblick auf eine entsprechende IT-Infrastruktur zu beachten ist.

2-4Einstweilen frei

B. Selbstanalyse

5Selbstanalyse-Tool „Datentransfer und -verarbeitung zwischen Kanzlei und Mandant“

6Fragen

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Frage	Punktzahl	Antwort
Kennen Sie die Software, mit denen Ihr jeweiliger Mandant seine Geschäftsprozesse und die Schnittstellen zu Ihrer Kanzlei abbildet?	Niedrig	Die Frage stellt sich nicht, wir erhalten alle Daten auf Papier.
	Mittel	Wir kennen die wichtigsten Programme, über deren Schnittstellen Daten zu unserer Kanzleisoftware übergeben werden. Aber wir haben sie nicht systematisch in unsere Abläufe einbezogen.
	Hoch	Ja, wir haben einen vollständigen Überblick über die Systeme, den Datenfluss und die Schnittstellen zu unserer Kanzleisoftware.

Nutzen Sie die Möglichkeit des elektronischen Imports von Zahlungsverkehrsdaten?	Niedrig	Uns ist die manuelle Bearbeitung von Bankkontoauszügen in Papierform oder als PDF wichtig.
	Mittel	Wir importieren zumindest die Bankumsätze. Für Kreditkarten und alternative Zahlungsmethoden haben wir noch keine Lösung.
	Hoch	Wir importieren Bankumsätze, Kreditkartendaten und alternative Zahlungsmethoden wie z. B. Zahlungen über PayPal.

Wie gelangen die Belege in Ihre Kanzlei und den internen Bearbeitungsprozess?	Niedrig	Wir verarbeiten die Belege ausschließlich in Papier.
	Mittel	Wir erhalten die Belege in Papierform und scannen diese in der Kanzlei.
	Hoch	Unsere Mandanten stellen uns digitale Belege über eine Plattform (z.B. DATEV Unternehmen online, Lexoffice, Candis oder ein Mandantenportal) zur Verfügung.

Sind die Software-Schnittstellen und Dateiformate für den Datentransfer zwischen Kanzlei und Mandant bekannt und dokumentiert?	Niedrig	Nein, aus unserer Sicht ist das auch nicht notwendig.
	Mittel	Wir kennen die vorhandenen Schnittstellen, für eine Dokumentation haben wir keine Zeit.
	Hoch	Alle genutzten Schnittstellen sind bekannt und dokumentiert.

Werden Daten vor dem Datenübertrag vom Mandanten festgeschrieben?	Niedrig	Wir erhalten die Daten vom Mandanten per E-Mail. Diese speichern wir im Dateisystem zwischen. Danach importieren wir die Daten und beginnen mit der Bearbeitung.
	Mittel	Vor jedem Datenübertrag werden die zu übertragenden Daten im Vorsystem mit einem Zeitstempel versehen und festgeschrieben. Wir speichern die Datei im Dateisystem. Danach importieren wir die Datei in einem separaten Stapel, diesen schreiben wir fest. Danach beginnen wir mit der Bearbeitung.
	Hoch	Vor jedem Datenübertrag werden die zu übertragenden Daten im Vorsystem mit einem Zeitstempel versehen und festgeschrieben. Die an die Kanzlei übertragene Datei wird in der Kanzlei revisionssicher archiviert, in einem separaten Stapel importiert und sodann in der Kanzleisoftware festgeschrieben. Danach beginnen wir mit der Bearbeitung.

Wenn Ihr Mandant die Buchhaltung selbst erstellt: Wie stellt er Ihnen die Daten für die Verarbeitung zur Verfügung?	Niedrig	Der Mandant nutzt eine eigene Finanzbuchhaltung mit einer Offene-Posten Buchhaltung. Die Daten werden der Kanzlei vor Beginn der Jahresabschlussarbeiten zur Verfügung gestellt. Die Kanzlei hat darüber hinaus keinen Zugang zu den Informationen in der Finanzbuchhaltung.
	Mittel	Der Mandant nutzt eine eigene Finanzbuchhaltung mit einer Offene-Posten-Buchhaltung. Die Daten werden monatlich über eine Schnittstelle bereitgestellt. Die Kanzlei hat darüber hinaus keinen Zugang zu den Informationen in der Finanzbuchhaltung.
	Hoch	Der Mandant verfügt über eine eigene Finanzbuchhaltung mit einer Offene-Posten-Buchhaltung. Die Belegbuchhaltung erfolgt ist vollständig digitalisiert – zudem werden Bankdaten und Daten aus sonstigen Zahlungsdiensteanbietern direkt importiert. Die Kanzlei kann auf die Daten jederzeit zugreifen und den Mandanten aktiv beraten. Der Import in die Kanzleisoftware erfolgt mittels Schnittstelle.

Wie werden die Belege und Arbeitspapiere in Ihrer Kanzlei archiviert?	Niedrig	Wir legen unsere elektronischen Dokumente in einem Dateisystem ab. Arbeitspapiere und Mandantenunterlagen archivieren wir in Papierform.
	Mittel	Arbeitspapiere, Verträge und sonstige Unterlagen, die für den Jahresabschluss und die Steuererklärungen erheblich sind, werden ebenso wie jeglicher E-Mail- und Schriftverkehr digital und revisionssicher in einem Dokumentenmanagementsystem archiviert. Für die Buchhaltungsbelege haben wir noch keinen digitalisierten Prozess entwickelt.
	Hoch	Die Buchhaltungsbelege liegen in der Kanzlei in gescannter Form vor und sind mit den Buchungssätzen verknüpft. Arbeitspapiere, Verträge und sonstige Unterlagen, die für den Jahresabschluss und die Steuererklärungen erheblich sind, werden ebenso wie jeglicher E-Mail- und Schriftverkehr digital und revisionssicher in einem Dokumentenmanagementsystem archiviert. Vom Mandanten erhaltene Papier-Unterlagen werden nach der digitalen Erfassung direkt an den Mandanten zurück gesendet.

Wie gelangen Verträge und Belege zum Jahresabschluss bzw. für die Steuererklärungen in die Kanzlei?	Niedrig	Wir erhalten die Belege per E-Mail oder in Papierform.
	Mittel	Wir erhalten die Belege per verschlüsselter E-Mail.
	Hoch	Wir verfügen über ein Mandantenportal. Dort stellen uns die Mandanten ihre Belege zur Verfügung.

Haben Sie einen Facebook-Auftritt der Kanzlei? Wenn ja: Welche Inhalte posten Sie?	Niedrig	Ja wir haben einen Facebook-Auftritt. Hier stehen die Mitarbeiter im Vordergrund. Seminarbesuche, Geburtstage, bestandene Prüfungen und ähnliches.
	Mittel	Ja wir haben einen Facebook-Auftritt. Hier stehen Mandanteninfos im Vordergrund. Aktuelle Steuerrechtsprechung, gelegentlich ein Foto von der Weihnachtsfeier.
	Hoch	Nein.

Wie erhalten Ihre Mandanten die Arbeitsergebnisse?	Niedrig	Wir senden die Arbeitsergebnisse per E-Mail oder in Papierform.
	Mittel	Wir senden die Arbeitsergebnisse per verschlüsselter E-Mail.
	Hoch	Wir verfügen über ein Mandantenportal. Dort stellen wir die Arbeitsergebnisse und Rechnungen zur Verfügung.

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