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Rechnung, elektronische
Eine Übersichtsseite zu den Stichwörtern des Kontierungslexikons finden Sie hier: NWB LAAAE-91155.
Zusammenfassung
Die Bedeutung der rein elektronischen Übermittlung von Rechnungen nimmt im Zuge der Digitalisierung weiter zu. Rund 40 % der Unternehmen erstellen mittlerweile elektronische Rechnungen. Umsatzsteuerrechtlich gelten bis 2024 für elektronische Rechnungen grundsätzlich die gleichen Anforderungen, wie für Papierrechnungen. Ab 2025 werden elektronische Rechnungen im B2B-Bereich grundsätzlich verpflichtend. Bei der Übermittlung und Archivierung sind Besonderheiten zu beachten. Der Beitrag stellt die Grundsätze der Anforderungen an eine elektronische Rechnung dar.
1. Rechtsgrundlagen
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2. Allgemeine Grundsätze
Eine Rechnung kann nicht nur auf Papier, sondern auch elektronisch übermittelt werden. Voraussetzung ist, dass der Rechnungsempfänger zustimmt. Die Zustimmung bedarf keiner besonderen Form, sie kann stillschweigend erfolgen, etwa dadurch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren.
Als elektronische Rechnungen bezeichnet man solche Rechnungen, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen werden. Der Rechnungsaussteller ist frei in seiner Entscheidung, in welcher Weise er die Rechnung auf digitalem Weg übermittelt. Dies können z. B. sein:
Übermittlung per E-Mail, ggf. mit Bilddatei- oder Textdokumentanhang, z. B. im PDF- oder Word-Format,
Übermittlung auf CD oder DVD,
Übermittlung durch De-Mail,
Übermittlung per Computer-Fax oder Faxserver,
Übermittlung per Web-Download oder
Übermittlung per EDI.
Als Standardformat könnte für den Rechnungsaustausch auch das neue „ZUGFeRD“-Format verwendet werden. ZUGFeRD ist eine Spezifikation für das gleichnamige Format elektronischer Rechnungen. Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt. Das ZUGFeRD-Rechnungsformat erlaubt es, Rechnungsdaten strukturiert in einer PDF-Datei zu übermitteln und diese ohne weitere Schritte auszulesen und zu verarbeiten.
Wie bei einer Papierrechnung müssen auch bei einer elektronischen Rechnung, die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sein.
Echtheit der Herkunft nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG bedeutet, die Identität des Rechnungsausstellers zu gewährleisten. Dies kann z. B. anhand des Anlegens eines Kreditorenkontos in der Buchführung erfolgen.
Unversehrtheit nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG ist sichergestellt, wenn die Angaben in der übermittelten Rechnung nicht geändert wurden.
Für die Lesbarkeit nach § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG ist es nach Ansicht der Finanzverwaltung erforderlich, dass das menschliche Auge die Rechnung als solche erkennt. Wird die Rechnung als Datensatz übermittelt, muss diese in eine lesbare Form konvertiert werden.
Weitere Einzelheiten hierzu enthält das Stichwort „Rechnung, Anforderung“, Lexikon NWB WAAAG-63601 .
§ 14 Abs. 3 UStG definiert besondere Verfahren, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleisten und dabei das das innerbetriebliche Kontrollverfahren nach § 14 Abs. 1 Sätze 5 und 6 UStG ersetzen. Diese besonderen Verfahren sind
eine qualifizierte elektronische Signatur oder
der elektronische Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustauschs (ABl EG 1994 L 338 S. 98), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten.
Eine qualifizierte elektronische Signatur ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die auf einem zum Zeitpunkt ihrer Erzeugung gültigen qualifizierten Zertifikat beruht und mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erstellt wurde. Ziel einer elektronischen Signatur ist,