Elektronische Rechnungsprozesse
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VI. Rechnungseingang optimieren
Die folgende Grafik zeigt ein idealtypisches Vorgehen für ein Projekt zur Optimierung der Eingangsrechnungen. Dies soll auch der Leitfaden für die folgenden Ausführungen sein. Der grundsätzliche Ablauf ist ähnlich dem für die Rechnungssteller. Die zu beantwortenden Fragen und die einzusetzenden Technologien unterscheiden sich jedoch wesentlich.
Wie auch beim Rechnungssteller ist zunächst eine Potenzialanalyse zu empfehlen, um die Handlungsbedarfe zu eruieren und die relevanten Lösungsvarianten zu konkretisieren.
1. Zielsetzung
Während bei der Rechnungsstellung Material- und Portokosten wesentliche Einsparpotenziale bieten, ist dies beim Rechnungseingang gänzlich anders. Hier kommt vor allem den verschiedenen Möglichkeiten der Prozessoptimierung eine hohe Bedeutung zu. Denn die bestehenden Prozesse führen typischerweise zu
erheblichen Durchlaufzeiten,
nicht verfügbaren Rechnungen und
ungenutzten Skonti.
Vorhandene Einsparpotenziale sind aber stark abhängig davon, wie weit der Rechnungsempfänger mit dem Thema elektronische Rechnungsbearbeitung bereits fortgeschritten ist. Werden Papier-Rechnungen schon gescannt und elektronisch verteilt, dann sind die Einsparu...