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Aufbewahrung des Lohnkontos
1. Lohnsteuer
Das Lohnkonto (vgl. dieses Stichwort) und die dazugehörigen Belege sind grundsätzlich gemäß § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren (das Lohnkonto 2025 also bis Ende des Jahres 2031). Die längere Aufbewahrungsfrist z. B. für Buchungsbelege nach § 147 Abs. 3 AO steht dem nicht entgegen, da § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG als „lex specialis“ (= Spezialregelung) der Regelung in § 147 Abs. 3 AO vorgeht.
Zur Aufbewahrung des Lohnkontos bei Startup-Beteiligungen vgl. das Stichwort „Vermögensbeteiligungen“ unter Nr. 9 Buchstabe g.
2. Sozialversicherung
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen in deutscher Sprache und elektronischer Form zu führen. Auch für Teilzeitbeschäftigte, Aushilfskräfte, Pauschalbesteuerte usw. müssen Entgeltunterlagen vorhanden sein. Die Entgeltunterlagen sind bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung des Rentenversicherungsträgers folgenden Kalenderjahres aufzubewahren (§ 28f Abs. 1 SGB IV). Das gilt nicht für Beschäftigte in privaten Haushalten.
Die vom Arbeitgeber erstellten Beitragsabrechnungen und der Einzugsstelle übermittelten Beitragsnachweise sind ebenfalls bis zu diesem Zeitpunkt au...