Die öffentliche Verwaltung verfügt über viele Daten, die naturgemäß auch für Private – seien es Einzelpersonen oder Firmen – von großem Interesse sind. Es liegt jedoch auf der Hand, dass es eine totale (Akten-)Transparenz nicht geben kann. Denn bei jeder Auskunft bzw. Akteneinsichtsgewährung können auch andere private Belange (etwa: Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse) auf dem Spiel stehen. Diese werden durch spezielle Normen besonders geschützt, z. B. das Steuergeheimnis (§ 30 AO). Entscheidend für die Zulässigkeit der Auskunftserteilung – erst recht für die Einräumung der Akteneinsicht – ist daher, ob die Behörde eine entsprechende Befugnis besitzt. Nur bei einer Erlaubnisnorm kann ein Anspruch des Bürgers auf Auskunftserteilung bzw. Akteneinsicht bestehen. Nicht zuletzt unter europarechtlichem Einfluss (s. z. B. Art. 41 Abs. 2 Grundrechtscharta) zeichnet sich eine Abkehr von der früher postulierten Regel ab, wonach Behördenakten keine allgemein zugänglichen Informationsquellen seien.