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Buchen mit digitalen Belegen
So kennen wir das: Einmal im Monat bringt der Mandant den Ordner mit Buchungsbelegen zum Steuerberater. Das ist umständlich, zudem sind die Belege dann im Unternehmen für einige Zeit nicht direkt verfügbar.
Doch es geht auch anders: Der Mandant behält seine Belege im Original und schickt lediglich digitale Kopien der Belege an die Kanzlei. Dies kann bei wenigen Belegen per Fax geschehen. Größere Belegmengen werden gescannt und dann zusammen elektronisch an die Kanzlei übermittelt.
Die DATEV-Anwendung „Digitales Belegbuchen”, eine Zusatzkomponente zum Programm Kanzlei-Rechnungswesen, erlaubt es, die Finanzbuchführung anhand dieser digitalen Belege zu erstellen. Werden die Belege in kurzen Abständen, z. B. täglich, an die Kanzlei übermittelt, kann diese ihre Buchführungsarbeiten sehr flexibel disponieren.
Die digitalen Belege lassen sich direkt mit den Buchungssätzen verknüpfen. So können – etwa bei der Erstellung des Jahresabschlusses – alle Buchungssachverhalte unkompliziert nachvollzogen werden, obwohl die Originale der Belege beim Mandanten sind.