OFD Magdeburg v. 26.11.2004 - S 2172 - 6 - St 211

Bilanzsteuerliche Beurteilung von Aufwendungen zur Einführung eines neuen Softwaresystems

Es ist gefragt worden, wie Aufwendungen zur Einführung eines neuen umfassenden Softwaresystems bilanzsteuerrechtlich zu behandeln sind. Die Gesamtkosten können sich je nach Größe des Unternehmens auf mehrere Mio EURO belaufen. Sie setzen sich zusammen aus Aufwendungen für Software, bestehend aus einzelnen problemlos erweiterbaren Modulen, EDV-Beratung für das Festlegen der Arbeitsabläufe und Verfahren zur Einführung des EDV-Systems, Anpassung der Software an die individuellen Bedürfnisse und Strukturen des Unternehmens (Implementierung) und Schulung der Anwender.

Hierzu ist folgende Auffassung zu vertreten:

Immaterielles Wirtschaftsgut

Der Erwerb von Computerprogrammen als Anwendersoftware führt zu (immateriellen) Wirtschaftsgütern, wenn das Eigentum oder – wie in der überwiegenden Zahl der Fälle – ein Lizenzrecht und somit ein Nutzungsrecht i.S.d. § 31 UrhG am Programm erworben wird.

Einheitliches Wirtschaftsgut

Die Frage des Umfangs des Wirtschaftsguts ist nach dem Nutzungs- und Funktionszusammenhang zu entscheiden. Bei Erwerb eines Verbundes mehrerer Module zur einheitlichen Nutzung liegt nur ein (aktivierungspflichtiges) Wirtschaftsgut vor. Werden jedoch verschiedene voneinander unabhängig nutzbare Module angeschafft (z.B. durch separate Verträge), kommt eine Aktivierung mehrerer Wirtschaftgüter in Betracht.

Anschaffungskosten

Anschaffungskosten sind alle Aufwendungen im Zusammenhang mit dem Erwerb eines Wirtschaftsguts bis zur Herstellung der Betriebsbereitschaft beim Nutzer. Zu den Anschaffungskosten gehören auch die Nebenkosten [§ 255 Abs. 1 HGB (Anhang 10 EStH 2003)].

Als Anschaffungskosten sind die Erwerbskosten der Software oder die Aufwendungen für die Übertragung der Nutzungsrechte des Programms (Lizenzrechte) zu bilanzieren. Die Aufwendungen für EDV-Beratung, Implementierung sowie Schulungsmaßnahmen zählen zu den Anschaffungsnebenkosten und sind ebenfalls zu aktivieren. Es ist üblich und erforderlich, die Software durch umfangreiche Dienstleistungen an die individuellen Verhältnisse des Unternehmens anzupassen, wodurch letztlich erst die Betriebsbereitschaft des gesamten Systems erreicht wird. Zu den Anschaffungsnebenkosten gehören daher auch Eigenleistungen, die mit der Anschaffung und mit der Implementierung des Programms im direkten Zusammenhang stehen, z.B. durch betriebseigene Administratoren anfallende Personalkosten bis zur erstmaligen Anwendungsreife des neuen Software-Systems im letzten zu unterstützenden Teilbereich des Unternehmens.

Nutzungsdauer

Nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 Satz 1 EStG sind Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die der Abnutzung unterliegen, mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten vermindert um die AfA nach § 7 EStG anzusetzen. Lizenzrechte an Software sind immaterielle Wirtschaftsgüter, die gem. § 7 Abs. 1 S. 1 EStG i.V.m. R 42 Abs. 1 Nr. 2 EStR 2003 nur linear abgeschrieben werden dürfen. Nach § 7 Abs. 1 S. 2 EStG bemisst sich die lineare AfA nach der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer des Wirtschaftsguts. Da die Amtliche AfA-Tabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter derzeit keine Hinweise oder Vorgaben zur betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer derartiger System-Software enthält, ist für die Software (Lizenzen zuzüglich Dienstleistungen) von einer betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer von 10 Jahren auszugehen.

Updates

Sofern das vorhandene Softwaresystem nach Abschluss der (Erst-)Installation nicht ersetzt, sondern nur regelmäßig der veränderten Entwicklung im Sinne einer Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit des bestehenden Systems angepasst wird (Updates), sind die hierdurch anfallenden Aufwendungen einschließlich der in diesem Zusammenhang entstehenden eigenen Personalkosten als Erhaltungsaufwand und damit als sofort abzugsfähige Betriebsausgaben zu behandeln.