Ausdruck und Aufbewahrung eines elektronischen Kontoauszugs im Onlinebanking-Verfahren
Kreditinstitute und Buchführungspflichtige, die das sog. Homebanking- oder auch das Onlinebanking-Verfahren einsetzen, fragen vermehrt an, ob auf die Übermittlung und Aufbewahrung der von den Kreditinstituten ausgedruckten Kontoauszüge in Papierform verzichtet werden kann.
Dies ist bei Geschäftskunden (= Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtige i.S. § 145 AO ff.) regelmäßig zu verneinen.
Der am Homebanking-Verfahren teilnehmende Bankkunde erhält vom Kreditinstitut einen so genannten elektronischen Kontoauszug auf seinen PC übermittelt. Mit dem Ausdruck dieses elektronischen Kontoauszugs auf Papier genügt der Buchführungspflichtige den nach § 147 AO bestehenden Aufbewahrungspflichten nicht, da es sich um ein originär digitales Dokument handelt. Der elektronische Kontoauszug ist folglich durch Übertragung der Inhalts- und Formatierungsdaten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger zu archivieren, siehe § 147 Abs. 2 und 5 AO sowie Tz. VIII/b Nr. 2 des (BStBl 1995 I S. 738). Dabei sind die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zu beachten, die als Anlage zum o.g. BMF-Schreiben veröffentlicht sind. Diese setzen u.a. voraus, dass die in den vorgenannten Verfahren übermittelten Daten vor dem Speichern bzw. bei einem möglichen späteren Ausdruck nicht verändert werden können. Mit den derzeit eingesetzten Softwareprodukten können diese Anforderungen regelmäßig nicht erfüllt werden, da diese keine sog. Indexierung, also eine programmgesteuerte Zuteilung eines unveränderbaren Indexes bei Eingang des Dokuments vorsehen.
Anders kann die Entscheidung dann ausfallen, wenn das Kreditinstitut zusätzlich Monatssammelkontoauszüge in Papierform zusendet. Somit wäre eine weitere Kontrollmöglichkeit geschaffen und den gesetzlichen Anforderungen des § 355 HGB wäre Genüge getan.
Im Privatkundenbereich (Steuerzahler ohne Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach § 145 AO ff.) besteht keine Aufbewahrungspflicht (Karte 1 zu § 97 AO).
Inhaltlich gleichlautend
OFD München v. - S 0317 - 34 St 324
OFD Nürnberg v. - S 0317 A - 45/St 41
Fundstelle(n):
VAAAB-26906