Angabe einer fortlaufenden Rechnungsnummer;
Angabe des Zeitpunkts der Lieferung oder der sonstigen Leistung;
Hinweis auf im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
Zu den nach § 14 Abs. 4 UStG geforderten Rechnungsangaben hat das BMF folgende klarstellende Hinweise gegeben:
Angabe einer fortlaufenden Rechnungsnummer
Gemäß § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG ist die Rechnung mit einer Rechnungsnummer zu versehen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird. Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich.
Bei der Erstellung der Rechnungsnummer bleibt es dem Rechnungsaussteller überlassen, wie viele und welche separaten Nummernkreise geschaffen werden, in denen eine Rechnungsnummer jeweils einmalig vergeben wird. Dabei sind Nummernkreise für zeitlich, geographisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig, z.B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen, Betriebsstätten einschließlich Organgesellschaften oder Bestandsobjekte. Es muss jedoch gewährleistet sein (z.B. durch Vergabe einer bestimmten Klassifizierung für einen Nummernkreis), dass die jeweilige Rechnung leicht und eindeutig dem jeweiligen Nummernkreis zugeordnet werden kann und die Rechnungsnummer einmalig ist.
Bei Notaren ist es nicht zu beanstanden, wenn die Nummernkreise durch die Angabe der Urkundenrollennummer bzw. der Kostenregisternummer definiert werden. Allerdings muss erkennbar sein, dass diese Nummer gleichzeitig auch als Rechnungsnummer dienen soll. Sollten zu einer Urkundenrollennummer bzw. einer Kostenregisternummer mehrere Rechnungen erteilt werden, wären diese mit einem Unterscheidungsmerkmal in Ergänzung zur Urkundenrollennummer bzw. zur Kostenregisternummer zu ergänzen.
Angabe des Zeitpunkts der Lieferung oder der sonstigen Leistung
Gemäß § 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 6 UStG muss eine Rechnung eine Angabe über „den Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teil des Entgelts in den Fällen des § 14 Abs. 5 S. 1 UStG enthalten, sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum identisch ist”.
Die in § 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 6 UStG enthaltene Ergänzung „sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum identisch ist” bezieht sich lediglich auf eine vor Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung erfolgte Vereinnahmung des Entgelts oder Teilentgelts.
Die Angabe des Zeitpunkts der Lieferung oder des Zeitraums der sonstigen Leistung ist in jedem Fall erforderlich. Dies gilt auch dann, wenn der Tag der Leistung mit dem Tag der Erstellung der Rechnung übereinstimmt. Bei Begebung einer Rechnung über eine ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung ist eine Angabe des Leistungszeitpunkts in jedem Fall möglich und erforderlich.
Wurde zum Zeitpunkt der Begebung der Rechnung die Lieferung oder sonstige Leistung noch nicht ausgeführt, handelt es sich um eine Rechnung über eine Anzahlung, in der die Angabe des Zeitpunkts der Vereinnahmung des Entgelts oder Teilentgelts entsprechend § 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 6 UStG nur dann erforderlich ist, wenn dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt.
Hinweis auf im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
Gemäß § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 UStG ist in der Rechnung auf jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts hinzuweisen, sofern diese nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist. Gemäß § 31 Abs. 1 UStDV kann eine Rechnung aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die nach § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben insgesamt ergeben. Allerdings sind in dem Dokument, in dem das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag zusammengefasst sind, die anderen Dokument zu bezeichnen, aus denen sich die übrigen Angaben ergeben. Die Angaben müssen leicht und eindeutig nachprüfbar sein.
In Anwendung der vorgenannten Vorschriften ist es deshalb ausreichend, wenn in dem Dokument, das zusammengefasst die Angabe des Entgelts und des darauf entfallenden Steuerbetrags enthält, auf die entsprechende Konditionenvereinbarung hingewiesen wird. Für eine leichte Nachprüfbarkeit ist allerdings eine hinreichend genaue Bezeichnung, etwa durch Benennung von Name und Datum der Vereinbarung, erforderlich.
Im Fall konkret rechnungsbezogener Entgeltminderungen, bei deren Abrechnung auf die jeweils zugrunde liegende ursprüngliche Rechnung eindeutig Bezug genommen wird, ist es ausreichend, wenn in der Abrechnung die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) der ursprünglichen Abrechnung angegeben ist.
Oberfinanzdirektion Erfurt v. - S 7280 A - 16 - L 242
Fundstelle(n):
VAAAB-25036