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Fokus: E-Mails als Handels- und Geschäftsbriefe – ab wann Vorlagepflicht?
Der BFH hatte über folgenden Sachverhalt zu urteilen: Muss eine Steuerpflichtige E-Mails als Handels- und Geschäftsbriefe vorlegen und muss ein „Gesamtjournal“ über sämtlichen E-Mail-Verkehr erstellt und vorgelegt werden? Lesen Sie im Folgenden, welche Pflichten die Steuerpflichtige treffen und welche nicht (, BStBl 2025 II S. 763, NWB LAAAJ-99915).
Sachverhalt
Das Finanzamt verlangte von einer Gesellschaft Dokumente zu konzerninternen Vereinbarungen („Agreement“) und zur Verrechnungspreisdokumentation. Das Finanzamt forderte u. a. sämtliche E-Mails über die Vorbereitung, den Abschluss und die Durchführung des „Agreements“ sowie E-Mails zur Verrechnungspreisdokumentation. Außerdem verlangte es die Erstellung und Vorlage eines sogenannten „Gesamtjournals“, das strukturierte Informationen über sämtliche E-Mails des Unternehmens beinhalten sollte, unabhängig von deren steuerlicher Relevanz.
Die Klägerin wehrte sich dagegen und hielt die Anforderung für rechtswidrig. E-Mails seien zum einen keine Handels- oder Geschäftsbriefe und daher nicht vollständig aufbewahrungspflichtig. Zum anderen sei die Anforderung insgesamt unverhältnismäßig und zu unbestimmt...