Urlaubsrückstellungen – Berechnungsprogramm

Wurden bis zum Bilanzstichtag die aufgrund gesetzlicher oder tarifvertraglicher Bestimmungen zustehenden Urlaubstage nicht vollständig in Anspruch genommen, muss in der Handels- und Steuerbilanz eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten ausgewiesen werden. Zwischen handels- und steuerbilanzieller Rückstellungsbildung (H 6.11 „Urlaubsverpflichtung“ EStH) bestehen wesentliche Unterschiede. Insbesondere weicht die Ermittlung des maßgeblichen Arbeitsentgelts und der zu berücksichtigen Zahl der Arbeitstage voneinander ab. Im Einzelnen bedeutet das:

1. Handelsrecht

Beim Arbeitsentgelt sind folgende Bestandteile mit einzubeziehen: Brutto-Arbeitsentgelt, Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitgebers, Tantiemen, Weihnachtsgeld, Beiträge zur Berufsgenossenschaft, Zuführung zu Pensions- und Jubiläumsrückstellungen, Sondervergütungen, z. B. vermögenswirksame Leistungen, anteilige Kosten der Personalverwaltung.

Hinsichtlich der Zahl der Arbeitstage sind die tatsächlichen Arbeitstage maßgebend, für deren Ermittlung die regulären Arbeitstage um die neuen Urlaubstage sowie um die erwarteten Ausfallzeiten gekürzt werden, insbesondere wegen Krankheiten.

Es werden alle Urlaubstage mit Anspruch auf Urlaubsentgelt berücksichtigt, die der Arbeitnehmer am Bilanzstichtag noch nicht genommen hat. Dies gilt auch für offene Urlaubstage aus früheren Jahren.

2. Steuerrecht

Für das Arbeitsentgelt sind folgende Bestandteile nicht zu berücksichtigen: Jährlich vereinbarte Sondervergütungen wie z. B. Tantiemen und Weihnachtsgeld (sofern es nicht tarifvertraglich oder einzelvertraglich vereinbart ist), Zuführung zu Pensions- und Jubiläumsrückstellung, vermögenswirksame Leistungen, allgemeine Verwaltungskosten, Gehaltssteigerungen nach dem Bilanzstichtag, tatsächlich anfallende Kosten für eine anstelle des Arbeitnehmers beschäftigte Ersatzarbeitskraft.

Die Zahl der Arbeitstage umfasst als mögliche (regulären) Arbeitstage die tatsächlichen Tage abzüglich der Samstage, Sonntage und Feiertage. Krankheits- und Urlaubstage bleiben unberücksichtigt.

Bezüglich der Bewertungsmethoden gilt der Grundsatz der Einheitlichkeit von Steuer- und Handelsbilanz: Als Berechnungsmethode kann zwischen der Individualberechnung für jeden einzelnen Arbeitnehmer oder der Durchschnittsberechnung für die gesamte Belegschaft gewählt werden.

Bei der Durchschnittsmethode wird das Arbeitsentgelt auf Basis des gesamten Entgelts aller Arbeitnehmer und aller maßgeblichen Arbeitstage ermittelt und der Durchschnitt des täglichen Arbeitsentgeltes errechnet. Gerade bei großen Arbeitnehmerzahlen ist die Durchschnittsbewertung einfacher anzuwenden – kann aber zu ungenaueren Ergebnissen im Vergleich zur Individualmethode führen. Ansprüche mit Restlaufzeiten von mehr als einem Jahr sind abzuzinsen.

Mit diesem Excel-Tool, abrufbar unter NWB VAAAE-01553, können Sie die handels- und steuerrechtlich maßgeblichen Rückstellungsbeträge in einer strukturierten Vorgehensweise ermitteln.