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E-Rechnung richtig einführen: Pflicht, Potenzial und Praxis für Ihre Beratung
Wie Sie Ihre Mandanten strategisch und pragmatisch bei der Digitalisierung des Rechnungswesens begleiten
Im Rahmen Ihrer betriebswirtschaftlichen Beratung stehen Sie aktuell vor einer doppelten Herausforderung: Einerseits müssen Sie Ihre Mandanten zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung führen. Andererseits eröffnet die Umstellung auf strukturierte Rechnungen neue Chancen – von aktuellen Buchhaltungsdaten über automatisierte Controllingprozesse bis hin zur Vorbereitung auf KI-basierte Auswertungen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Pflichterfüllung, Digitalisierung und Beratungskompetenz sinnvoll miteinander verbinden.
Die E-Rechnung ist weit mehr als ein neues Dateiformat: Sie schafft die Grundlage für datenbasiertes Controlling, automatisiertes Reporting und perspektivisch auch für KI-Prozesse im Rechnungswesen.
Der Beratungsbedarf bei Formaten (ZUGFeRD, XRechnung), Fristen und Umsetzung ist groß – insbesondere bei kleinen Unternehmen ohne IT-Abteilung.
Ein ganzheitlicher Ansatz ist entscheidend: Einkauf, IT, Rechnungswesen und Geschäftsleitung müssen gemeinsam in die Umsetzung eingebunden werden.
Die Einführung strukturierter Rechnungen ist kein Selbstzweck, sondern ein strategischer Hebel für Effizienz, Transparenz und Zukunftssicherheit.
I. Die E-Rechnung als strategischer Wendepunkt im Rechnungswesen
Seit dem sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, strukturierte elektronische Rechnungen empfangen zu können. In zwei weiteren Stufen (ab 2027 und 2028) wird auch der elektronische Versand verpflichtend – abhängig von der Umsatzhöhe. Was auf den ersten Blick wie eine reine IT-Anforderung aussieht, entpuppt sich bei genauerer Betrachtung als Schlüsselprozess der digitalen Transformation im Rechnungswesen.
1. Vom Papier zur Plattform: Warum die Umstellung überfällig ist
Noch immer werden in vielen KMU die Ausgangsrechnungen in Word oder Excel erstellt, als PDF per E-Mail versendet und auf lokalen Laufwerken abgelegt. Das birgt erhebliche Risiken für GoBD-Verstöße, unvollständige Datensätze und doppelte Erfassungsarbeiten in der Buchhaltung.
Die „richtige“ E-Rechnung hingegen basiert auf maschinenlesbaren, strukturierten Daten im XML-Format. Sie ermöglicht:
den automatisierten Import in Buchhaltungsprogramme,
eine fehlerfreie Datenübergabe,
die automatische Kontierung und Archivierung,
und schafft die Grundlage für tagesaktuelle Auswertungen.
In der Folge reduziert sich der manuelle Aufwand, Medienbrüche entfallen – und der Weg ist frei für weitere Automatisierungsschritte.
2. Strategische Bedeutung für die Beratungspraxis
Für Berater ergibt sich eine neue Rolle: Nicht mehr nur steuerliche oder formale Hinweise sind gefragt, sondern gestaltende Prozessberatung. Die Frage ist nicht nur: „Was muss ich tun?“ – sondern: „Wie nutze ich die Pflicht zur E-Rechnung, um mein Rechnungswesen zukunftsfähig aufzustellen?“
Ein metallverarbeitender Betrieb mit 12 Mitarbeitenden führt ZUGFeRD Comfort ein, nutzt ein cloudbasiertes Archivsystem und übergibt strukturierte Rechnungsdaten automatisch an die Kanzlei. Statt monatlich 3 Stunden Belegerfassung spart der Betrieb jetzt Zeit – und hat erstmals Zugriff auf tagesaktuelle OP-Listen und Auswertungen.
3. Aktuelle Daten als neue Währung
Die Einführung strukturierter Rechnungsformate ermöglicht den Bruch mit der Rückspiegel-Buchhaltung: Statt nur zu wissen, was vor 4 Wochen gebucht wurde, kann das Unternehmen auf Basis tagesaktueller Daten
Zahlungseingänge prognostizieren,
offene Posten in Echtzeit steuern,
Liquiditätsplanung aus dem System generieren,
und damit fundiertere operative Entscheidungen treffen.S. 204
Verdeutlichen Sie Ihren Mandanten: Die E-Rechnung ist die technische Voraussetzung für ein modernes, digitales Rechnungswesen. Wer frühzeitig umstellt, schafft sich einen Wettbewerbsvorteil – auch gegenüber Kunden und Lieferanten, die zunehmend strukturierte Formate einfordern.
4. Digitale Grundlagen für Controlling, Reporting und KI
Die strukturierte E-Rechnung ist nicht das Ende der Digitalisierung – sie ist der Anfang. Denn nur wer über standardisierte, maschinenlesbare Daten verfügt, kann diese später
automatisch analysieren,
durch KI klassifizieren und
in dynamische Berichte und Forecasts einbinden.