Aufbewahrungsrückstellungen (optional mit Staffelmiete) – Berechnungsprogramm

Geschäftsunterlagen sind je nach Wesensart sechs bzw. zehn Jahre aufzubewahren. Aus Spezialgesetzen oder auch privatrechtlichen Vereinbarungen können sich auch andere Aufbewahrungsfristen ergeben, z. B. für Krankenhäuser, Architekten, Handwerksbetriebe oder Wirtschaftsprüfer und Steuerberater.

Die hierfür verursachten Aufwendungen sind durch eine gewinnmindernde Rückstellung (für ungewisse Verbindlichkeiten) bilanziell zu berücksichtigen.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem z. B. der Buchungsbeleg entstanden ist, die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind. Bei Rechnungen ist das Jahr der Rechnungserstellung maßgeblich.

Die Aufbewahrungskosten umfassen dabei u. a.: (Anteilige) Gebäudeabschreibungen bei Nutzung betriebseigener Räume, Grundsteuerzahlungen, Aufwendungen für Gebäudereparaturen und Gebäudeversicherungen. Bei Nutzung gemieteter Räumlichkeiten die anteilig entfallenden Mietaufwendungen, hierbei wird vereinfachend das Verhältnis der Nutzfläche des Archivs zur Gesamtfläche betrachtet. Ebenso können anteilige Finanzierungskosten und Abschreibungsbeträge für die Archiveinrichtung berücksichtigt werden. Auch die Energiekosten und die Personalkosten sind mit heranzuziehen.

Es bestehen aber Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz, die zu latenten Steuern führen können: So sind in der Steuerbilanz für die Rückstellungsbewertung die Preisverhältnisse am Bilanzstichtag maßgebend und – im Gegensatz zur Handelsbilanz – künftige Preis- und Kostensteigerungen nicht zu berücksichtigen.

Ebenso ist die Rückstellung steuerbilanziell nicht abzuzinsen und es dürfen neben den Einzelkosten nur angemessene Teile der notwendigen Gemeinkosten in die Bewertung der Rückstellungen einfließen. Handelsbilanziell ist eine Abzinsungspflicht zu berücksichtigen.

Dieses Excel-Tool, abrufbar unter NWB DAAAD-98365, unterstützt bei der Ermittlung der für die Steuer- und Handelsbilanz maßgeblichen Höhe der Rückstellungen. Hierbei können Sie die Berechnung mit Angabe einer Staffelmiete oder mit prozentualer Kostensteigerung durchführen. Beide Varianten erhalten Sie in separaten Excel-Tools.

Basis der Berechnungen sind detaillierte Erfassungen der Aufwands- und Kostenbestandteile. Diese umfassen:

• den einmaligen Aufwand für die Einlagerung sowie Archivierung der Geschäftsunterlagen, z. B. das Speichern bzw. Brennen auf einen digitalen Datenträger;

• die auf das Archiv entfallende Miete bzw. Gebäude-Abschreibung;

• die anteiligen Nebenkosten wie Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Instandhaltung, Strom, Heizung und dergleichen. Aufteilungsmaßstab ist die Nutzfläche des Archivs im Verhältnis zur Gesamtfläche des Gebäudes;

• die Abschreibungen auf die im Archiv stehenden Schränke, Regale etc.;

• die anteiligen Personalkosten für Hausmeister, Reinigungskräfte, Mitarbeiter der Buchhaltung usw.

Hiermit werden in einem nächsten Tabellenblatt, durch Verbindung der Bundesbanktabelle zum Abzinsungssatz, die Ergebnisse handels- und steuerrechtlich übersichtlich dargestellt und aufbereitet.

In der umfassenden Ergebnisübersicht werden die Rückstellungsbeträge nach den Jahren der verbleibenden Aufbewahrungspflicht aufgegliedert und der für das jeweilige Jahr maßgebliche abgezinste Rückstellungsbetrag angegeben. Als zentrale Ergebnisse werden in einem Arbeitsblatt die handelsrechtlich sowie steuerrechtlich maßgeblichen Rückstellungsbeträge angegeben: Zum einen für die einzelnen Jahre, aber auch über die Gesamtjahre Aufbewahrung ab dem Bilanzstichtag. Für die Handelsbilanz wird darüber hinaus eine Aufgliederung der Differenz zum Vorjahreswert und damit den aufzulösenden/zuzuführenden Betrag vorgenommen. Bei der Version „mit Staffelmiete“ wird zudem die hier für jedes Jahr erfasste Summe der Mietbeträge berücksichtigt.