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Was kosten Mahnung, Reklamation & Co. ein Unternehmen wirklich?
Berechnungsschema und Möglichkeiten zur Beeinflussung der Bearbeitungskosten
Nahezu jeder Unternehmer oder Selbständige kennt das: Kunden zahlen nicht pünktlich, müssen gemahnt und gar verklagt werden oder Abnehmer reklamieren bzw. beschweren sich immer wieder auch unbegründet. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern beansprucht viel Zeit und verursacht damit oft deutlich höhere Kosten als gedacht. Hinzu kommt: In der Zeit, in der man sich mit der Bearbeitung dieser Sachverhalte befasst, ist es kaum möglich, produktiv zu arbeiten. Und die entstehenden Kosten bei Mahnungen dürfen Kunden meist nur in sehr engen Grenzen in Rechnung gestellt werden, bei Reklamationen u. Ä. hingegen auf direktem Wege gar nicht.
Der Beitrag soll für das Thema sensibilisieren und zeigen, wie sich die Kosten für Mahnungen oder Reklamationen zumindest näherungsweise bestimmen lassen. Außerdem werden grundlegende Möglichkeiten skizziert, wie sich die Probleme reduzieren lassen.
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I. Welche Kosten entstehen für Mahnungen und Reklamationen wirklich?
1. Mahnungen
Säumige Kunden werden in den meisten Fällen zunächst an ihre Zahlungsverpflichtungen erinnert oder gemahnt, auch wenn das nicht zwingend notwendig ist, wenn die Rechnungen so gestellt sind, dass ein Kunde nach Ablauf einer bestimmten Frist automatisch in Verzug gerät. Mit einer Zahlungserinnerung oder Mahnung möchte man den Kunden aber erst noch einmal an seine Pflichten erinnern und ihm so die Chance geben, eine z. B. vergessene Zahlung doch noch zeitnah zu leisten. Für ein Unternehmen hat diese Option den Vorteil, dass man Kunden aufgrund eines Versehens nicht „vergrault“ und im schlimmsten Fall an den Wettbewerb verliert.
[i]Basiszins und VerzugszinsenDoch spätestens, wenn eine Zahlungserinnerung nicht funktioniert oder der Kunde häufiger säumig ist, sollte man ihm die Kosten, die er verursacht, in Rechnung stellen. Unternehmen können säumigen Zahlern zum einen Zinsen (Basiszins der Bundesbank + 5 % bei Privatkunden und Basiszins der Bundesbank + 9 % bei Geschäftskunden) nach S. 1029Ablauf der Zahlfrist in Rechnung stellen. Der Basiszins wird zweimal pro Jahr überprüft und ggf. angepasst.
Ein Kunde erhält am 1.12. eine Rechnung mit einem Zahlungsziel von 30 Tagen. Damit wird die Rechnung am 31.12. fällig. Zahlt der Kunde erst am 15.1. des Folgejahres, ist er für 15 Tage im Verzug und für diesen Zeitraum dürfen Zinsen erhoben werden.
[i]Bei Mahnungen dürfen nur Teile der Kosten angesetzt werden Zum anderen können bestimmte Kosten für den Verzug angesetzt werden. Eine feste Regelung gibt es nicht, allerdings setzen Gerichte hier immer wieder meist enge Grenzen. Es dürfen nur Aufwendungen für Papier, Drucker, Porto, Adressermittlung oder Kosten für Rücklastschriften der Bank sowie ggf. Gebühren für einen Anwalt oder ein Inkassobüro angesetzt werden.
Bei Privatpersonen oder Verbrauchern akzeptieren die Gerichte meist Kosten von ca. 2 bis 5 € ohne Nachweis. Gegenüber anderen Unternehmen oder Organisationen können in der Regel bis zu 40 € pauschal angesetzt werden. Die Kosten für Anwalt und Inkasso kommen ggf. hinzu; sie können per Rechnung nachgewiesen werden.
Hinweis: Mahngebühren und Verzugszinsen können ausnahmsweise entfallen, wenn der Schuldner den Verzug nicht zu vertreten hat und er z. B. im Krankenhaus lag oder die Bank einen Fehler bei der Überweisung gemacht hat.
[i]Tatsächliche Kosten fallen höher ausBearbeitungszeiten oder Produktivitätsausfälle dürfen nicht angesetzt werden, entstehen im Unternehmen aber trotzdem. Und diese Aufwendungen sind meist deutlich höher als die direkten Mahnkosten.