Aufbewahrungsrückstellungen (optional mit Staffelmiete) – Berechnungsprogramm

Geschäftsunterlagen sind je nach Wesensart sechs bzw. zehn Jahre aufzubewahren. Aus Spezialgesetzen oder auch privatrechtlichen Vereinbarungen können sich auch andere Aufbewahrungsfristen ergeben, z. B. für Krankenhäuser, Architekten, Handwerksbetriebe oder Wirtschaftsprüfer und Steuerberater.

Die hierfür verursachten Aufwendungen sind durch eine gewinnmindernde Rückstellung (für ungewisse Verbindlichkeiten) bilanziell zu berücksichtigen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem z. B. der Buchungsbeleg entstanden ist, die Aufzeichnung vorgenommen worden oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind. Bei Rechnungen ist das Jahr der Rechnungserstellung maßgeblich.

Dieses Excel-Tool, abrufbar unter NWB DAAAD-98365, unterstützt bei der Ermittlung der für die Steuer- und Handelsbilanz maßgeblichen Höhe der Rückstellungen.

Hierbei können Sie die Berechnung mit Angabe einer Staffelmiete oder mit prozentualer Kostensteigerung durchführen. Beide Varianten erhalten Sie in separaten Excel-Tools. Basis der Berechnungen sind detaillierte Erfassungen der Aufwands- und Kostenbestandteile. Diese umfassen:

• den einmaligen Aufwand für die Einlagerung sowie Archivierung der Geschäftsunterlagen, z. B. das Speichern bzw. Brennen auf einen digitalen Datenträger;

• die auf das Archiv entfallende Miete bzw. Gebäude-Abschreibung;

• die anteiligen Nebenkosten wie Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Instandhaltung, Strom, Heizung und dergleichen. Aufteilungsmaßstab ist die Nutzfläche des Archivs im Verhältnis zur Gesamtfläche des Gebäudes;

• die Abschreibungen auf die im Archiv stehenden Schränke, Regale etc.;

• die anteiligen Personalkosten für Hausmeister, Reinigungskräfte, Mitarbeiter der Buchhaltung usw.

Hiermit werden in einem nächsten Tabellenblatt, durch Verbindung der Bundesbanktabelle zum Abzinsungssatz, die Ergebnisse handels- und steuerrechtlich übersichtlich dargestellt und aufbereitet.

In der umfassenden Ergebnisübersicht werden die Rückstellungsbeträge nach den Jahren der verbleibenden Aufbewahrungspflicht aufgegliedert und der für das jeweilige Jahr maßgebliche abgezinste Rückstellungsbetrag angegeben.

Als zentrale Ergebnisse werden in einem Arbeitsblatt die handelsrechtlich sowie steuerrechtlich maßgeblichen Rückstellungsbeträge angegeben: Zum einen für die einzelnen Jahre, aber auch über die Gesamtjahre die Rückstellung für die Aufbewahrung ab dem Bilanzstichtag.

Für die Handelsbilanz wird darüber hinaus eine Aufgliederung der Differenz zum Vorjahreswert und damit der aufzulösende/zuzuführende Betrag angegeben. Bei der Version „mit Staffelmiete“ wird zudem hier die für jedes Jahr erfasste Summe der Mietbeträge berücksichtigt.

Fundstelle(n):
StuB 2/2024 Seite 3
NWB ZAAAJ-56943