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Arbeitsabläufe optimieren
Jede Notariats- und/oder Anwaltskanzlei ist ein individuelles System mit strukturierten Arbeitsabläufen. Kanzleileitung, ggf. Bürovorsteher/-in und Mitarbeitende haben Zuständigkeitsbereiche in Eigenverantwortung und in Teamarbeit, die insgesamt auf die anfallenden Aufgaben bezogen sind. Im Arbeitsalltag gilt es, personelle Kapazitäten effizient, langfristig funktional, aber auch gesundheitserhaltend einzusetzen. Es lohnt sich, ab und an Arbeitsabläufe zu reflektieren und bei Bedarf Veränderungen umzusetzen.
Anlässe für Veränderungen der Arbeitsabläufe
Für eine Kanzlei kann es verschiedene Einflussfaktoren geben, die eine Veränderung der Arbeitsabläufe notwendig machen: Eine weitere Rechtsanwältin tritt in die Bürogemeinschaft ein und es muss geklärt werden, wer im Sekretariat wie für diese arbeitet. Oder die Mandatsstruktur ändert sich und es muss mehr Personal am Empfang eingesetzt werden. Oder es fallen über mehrere Wochen viele Zwangsvollstreckungen an, die es erforderlich machen, dass sich jemand phasenweise ausschließlich mit diesen befasst. Auch neue gesetzliche Richtlinien erfordern eine flexible Anpassung der internen Abläufe. So verpflichtet z. B. die Vorschrift des § 130d ZPO alle R...