Erteilung einer Vollmacht durch den Beteiligten und deren Beachtung durch das Finanzamt
1 Form der Vollmacht
1.1 Die Vollmachterteilung bedarf keiner besonderen Form. Die Vollmacht kann nicht nur schriftlich, sondern auch auf andere Weise erteilt werden.
1.2 Im Zweifelsfall ist zu klären, ob eine Vollmacht (noch) besteht. Dies kann z.B. dann geboten sein, wenn in der vom Steuerpflichtigen zuletzt eingereichten Steuererklärung im Gegensatz zu früheren Steuererklärungen ein (Empfangs-)Bevollmächtigter nicht mehr benannt ist.
2 Umfang der Vollmacht
2.1 Die Vollmacht berechtigt den Bevollmächtigten zur Vornahme aller das Verwaltungsverfahren betreffenden Verfahrenshandlungen, soweit der Steuerpflichtige die Vollmacht nicht ausdrücklich eingeschränkt und die Einschränkung dem Finanzamt mitgeteilt hat. Unter Verwaltungsverfahren ist dabei das gesamte abgestufte Verwaltungsverfahren zu verstehen (Festsetzungsverfahren einschließlich Rechtsbehelfsverfahren als verlängertes Besteuerungsverfahren, Erhebungs- und Vollstreckungsverfahren); ausgenommen ist gem. § 80 Abs. 1 Satz 2 2. Halbsatz AO der Empfang von Steuererstattungen und Steuervergütungen.
Zur Begrenzung der Vollmacht auf einzelne Besteuerungszeiträume oder Bearbeitungsvorgänge: s. AEAO zu § 122, Nr. 1.7.5. Bezüglich der Bevollmächtigung im Einspruchsverfahren: s. AEAO zu § 122, Nr. 3.3.4.
2.2 Hat der Steuerpflichtige dem Finanzamt eine schriftliche Vollmacht vorgelegt, wonach der Bevollmächtigte berechtigt ist, für den Steuerpflichtigen rechtsverbindliche Erklärungen abzugeben und entgegenzunehmen, so umfasst die Vollmacht auch den Empfang von Steuerbescheiden und sonstigen Verwaltungsakten (vgl. , BFH/NV 1986, 320, und vom , I R 180/84, BFH/NV 1988, 274; -K, EFG 1987, 156).
2.3 Hat der Steuerpflichtige im Mantelbogen zur Einkommensteuererklärung einen Empfangsbevollmächtigten für den Einkommensteuerbescheid benannt, so gilt diese Empfangsvollmacht nur für Bescheide des betreffenden Veranlagungszeitraums, vgl. AEAO zu § 122, Nr. 1.7.3, 5. Absatz.
2.4 Im Übrigen erstreckt sich aber eine dem Finanzamt vorgelegte, mit der Steuernummer für die laufend veranlagten Steuern versehene Vollmachtsurkunde nur auf die unter dieser Steuernummer erfassten Steuerarten, nicht dagegen auf sonstige Bereiche wie Einheits- bzw. Bedarfsbewertung des Grundvermögens, Grunderwerbsteuer oder Erbschaftsteuer (vgl. , BFH/NV 1995, 475). Das Gleiche gilt, wenn im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (= Betriebseröffnungsbogen) ein Empfangsbevollmächtigter benannt wird (vgl. Urteil des , EFG 1990, 504); denn dieser Fragebogen bezieht sich ersichtlich (nur) auf die steuerlichen Angelegenheiten, die sich aus der Betriebseröffnung ergeben, d.h. auf die sich daran anschließenden (= laufend veranlagten) Steuern.
2.5 Etwas anderes kann gelten, wenn der Steuerpflichtige wegen eines längeren Auslandsaufenthalts einen Empfangsbevollmächtigten bestellt. In diesem Fall ist durch organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass möglichst alle in Betracht kommenden Arbeitsgebiete des Finanzamts von der Bevollmächtigung Kenntnis erlangen, wobei es keinen Unterschied macht, ob der Steuerpflichtige in der Vollmachtsurkunde gar keine Steuernummer oder diejenige für die laufend veranlagten Steuern angegeben hat (vgl. , BFH/NV 1987, 482).
2.6 Im Zweifelsfall ist der Umfang der erteilten Vollmacht zu klären.
3 Wirkung der Vollmacht
3.1 Ist ein Bevollmächtigter bestellt, sind der Schriftwechsel und die Verhandlungen im Besteuerungsverfahren mit ihm zu führen. Die Finanzbehörde hat insoweit kein Wahlrecht. Zwar ist § 80 Abs. 5 Satz 1 AO nur als Sollvorschrift gestaltet; nach den Regeln des allgemeinen Verwaltungsrechts verpflichtet jedoch auch eine Sollvorschrift die Behörde, wenn nicht besondere Gründe für eine Abweichung vorliegen. Ist der Bevollmächtigte nach dem Inhalt der Vollmacht nur für Teilbereiche vertretungsberechtigt, so gilt die Regelung des § 80 Abs. 5 Satz 1 AO nur für diesen Teilbereich und den damit zusammenhängenden Verfahrenshandlungen.
Demgemäß ist das Finanzamt bei erteilter Vollmacht grundsätzlich gehalten, sich wegen notwendiger Rückfragen und Auskünfte ausschließlich mit dem Bevollmächtigten in Verbindung zu setzen und diesem auch schriftliche Entscheidungen und Mitteilungen auf Anträge, Anfragen, Einwendungen u. dgl. zu übermitteln. So sind z.B. bewilligende oder ablehnende Entscheidungen über Anträge auf Stundung, Erlass oder Aussetzung der Vollziehung stets dem Bevollmächtigten zuzusenden, wenn dieser für den Steuerpflichtigen den Antrag gestellt hat. Dies gilt auch in den Fällen, in denen dem Finanzamt eine schriftliche Vollmacht, die den Bevollmächtigten ausdrücklich zur Entgegennahme von Verwaltungsakten ermächtigt, nicht vorliegt.
3.2 Nur in Ausnahmefällen ist es ermessensfehlerfrei, den Beteiligten selbst in Anspruch zu nehmen. Dies ist neben dem im AEAO zu § 80 Nr. 4 genannten Beispiel etwa dann der Fall, wenn der Bevollmächtigte auf Zuschriften des Finanzamts nicht reagiert, wenn er nicht erreichbar ist, oder wenn zweifelhaft ist, ob die Vollmacht noch besteht. Auch in diesen Fällen ist der Bevollmächtigte gem. § 80 Abs. 5 Satz 3 AO zu verständigen, z.B. durch Übersendung einer Abschrift des an den Beteiligten gerichteten Schriftsatzes.
3.3 Hinweis auf AEAO zu § 122: Bekanntgabe von Verwaltungsakten, insbesondere Steuerbescheiden, an Bevollmächtigte => Nr. 1.7 (Förmliche) Zustellung von Verwaltungsakten an Bevollmächtigte => Nr. 3.3
4 Erlöschen der Vollmacht
4.1 Hat der Beteiligte einen Bevollmächtigten benannt, bleibt die Vollmacht so lange wirksam, bis dem Finanzamt ein Widerruf zugeht (§ 80 Abs. 1 Satz 3 1. Halbsatz AO). Der Widerruf ist wie die Vollmachterteilung selbst formfrei.
4.2 Die Kündigung des Vollmachtvertrags erlangt dem Finanzamt (wie auch einem Gericht) gegenüber erst durch die Anzeige des Erlöschens der Vollmacht rechtliche Wirksamkeit (vgl. § 155 FGO i. V. m. § 87 Abs. 1 ZPO; § 80 Abs. 1 Satz 3 1. Halbsatz AO; § 170 BGB; , BFH/NV 1994, 643, m.w.N.). Die Mitteilung eines Angehörigen der steuerberatenden Berufe über die Auflösung des Mandatsverhältnisses (Niederlegung des Mandats) führt daher nur dann zum Widerruf der Vollmacht, wenn der zu Grunde liegende Vollmachtsvertrag zuvor wirksam gekündigt worden ist. Auch in diesem Fall wird das Erlöschen der Vollmacht dem Finanzamt gegenüber erst mit Zugang der Mitteilung wirksam.
Von einer wirksamen Kündigung des Vollmachtsvertrags durch den Bevollmächtigten kann allerdings nicht ausgegangen werden, wenn der Bevollmächtigte dem Finanzamt mitteilt, dass er den Vollmachtgeber nicht erreichen kann. In einem solchen Fall muss das Finanzamt davon ausgehen, dass das Vollmachtsverhältnis - trotz der Mandatsniederlegung - weiterhin besteht, weil es aus tatsächlichen Gründen noch nicht gekündigt werden konnte (vgl. zu diesem Ausnahmefall: , EFG 1998, 988; , StE 2002, 413, juris). Im Zweifel ist das Finanzamt daher gehalten, die Wirksamkeit einer vom Bevollmächtigten angezeigten Mandatsniederlegung zu überprüfen.
4.3 Im Falle des Verlustes der Handlungsfähigkeit des Bevollmächtigten bzw. seines Todes endet bzw. erlischt die Vollmacht. Erhält ein bevollmächtigter Rechtsträger durch einen Formwechsel gem. §§ 190 – 304 UmwG eine andere Rechtsform, bleibt die Vollmacht bestehen, da die Ausgangsgesellschaft nach den für die neue Rechtsform geltenden Vorschriften weiterbesteht (§ 202 Abs. 1 Nr. 1 UmwG). Bei Verschmelzung (§§ 2 – 122m UmwG) eines bevollmächtigten Rechtsträgers sollte eine neue Vollmacht angefordert werden, weil der Übergang der Bevollmächtigung trotz Gesamtrechtsnachfolge (§ 20 UmwG) streitig sein kann. In Spaltungsfällen (§§ 123 – 173 UmwG) ist zwingend eine neue Vollmacht anzufordern. Die Insolvenz des Bevollmächtigten führt grundsätzlich nicht zum Erlöschen der Vollmacht.
4.4 Weder durch den Tod des Vollmachtgebers noch durch eine Veränderung in seiner Handlungsfähigkeit oder seiner gesetzlichen Vertretung wird die Vollmacht aufgehoben (§ 80 Abs. 4 Satz 1 AO). Gleiches gilt bei der Verschmelzung (§§ 2 – 122m UmwG ) des vollmachtgebenden Rechtsträgers. In diesen Fällen empfiehlt es sich aber zu klären, ob noch ein Vertretungsverhältnis (weiter-)besteht (§ 80 Abs. 4 Satz 2 AO). Bei Formwechsel (§§ 190 – 304 UmwG ) eines vollmachtgebenden Rechtsträgers bleibt die Vollmacht bestehen (s. Tz. 4.3.). Bei einer Spaltung des Vollmachtgebers (§§ 123 – 173 UmwG ) muss eine neue Vollmacht angefordert werden. Mit der Eröffnung des Insolvenzverfahrens beim Vollmachtgeber erlischt gem. § 117 InsO jede vom Schuldner bezüglich des zur Insolvenzmasse gehörenden Vermögens erteilte Vollmacht kraft Gesetzes.
4.5 Die Löschung einer GmbH gem. § 394 Abs. 2 FamFG hat zur Folge, dass ihr bisheriger gesetzlicher Vertreter (Geschäftsführer) seine Vertretungsbefugnis verliert (, BStBl II 1980, 587; , BGHZ 53, 264). War die gelöschte GmbH bereits vor ihrer Löschung durch einen Bevollmächtigten vertreten, dessen Bevollmächtigung die Entgegennahme von Entscheidungen der Finanzbehörde umfasst, dauert die ihm erteilte Prozessvollmacht über den Zeitpunkt der Löschung der GmbH und des Verlustes der gesetzlichen Vertretungsmacht ihres Geschäftsführers fort (§ 155 FGO i. V. m. § 86 ZPO; , BStBl II 2000, 500; Hinweis auf AEAO zu § 122, Nr. 2.8.3.2).
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