Mehr Effizienz dank Nullen und Einsen

Mit Scans und elektronischer Buchstabenerkennung wird das Buchen revolutioniert

Steuerberater Anton Sippl von der Sippl und Huber Steuerberatungsgesellschaft aus Ingolstadt zählt zu den Pionieren der Digitalisierung. Schon vor zwanzig Jahren hat seine Kanzlei damit begonnen, Dokumente zu scannen und digital zu archivieren. Beim letzten Umzug vor zehn Jahren hat Sippl das Papier-Archiv komplett abgeschafft, die Kanzlei funktioniert längst voll digital. Möglich macht das ein Dokumentenmanagementsystem (DMS): Nach dem Posteingang scannen die Mitarbeiter im Sekretariat jedes eingehende Schreiben, ordnen ihm Schlagwörter für die spätere Suche und einen Sachbearbeiter zu. Der bekommt auf seinem Monitor ähnlich wie bei eingehenden E-Mails angezeigt, dass er neue Post hat. Bei Schreiben wie Steuerbescheiden, Klagen und Einsprüchen trägt das Sekretariat die damit verbundenen Fristen in einen zentralen, digitalen Kalender ein, der obendrein bei der Berechnung der Frist hilft. Vor Ablauf dieser Fristen bekommen der Sachbearbeiter und sein Teamleiter mehrmals Nachricht, damit niemand den Termin verpasst. „Allein die Überwachung der Fristen ist damit deutlich einfacher geworden”, sagt Sippl.

Auch die Versicherung für die Berufshaftpflicht sieht so etwas gern und hat seinerzeit nach der Einführung auf die sonst routinemäßig anstehende Beitragserhöhung verzichtet. Sippl ist noch nicht am Ziel, er testet gerade eine Texterkennungssoftware (Optical Character Recognition, kurz: OCR), die Standard-Schreiben wie Einkommens- und Umsatzsteuerbescheide von selbst erkennt und für das weitere Bearbeiten zuordnet. „Der Mitarbeiter braucht dann nur noch zu kontrollieren, ob die Bescheide inhaltlich mit dem übereinstimmen, was wir dem Finanzamt mitgeteilt haben.” Auch Rechnungen erfasst die Kanzlei komplett digital. Nach dem Scannen geben Sippl oder einer seiner Partner die Rechnung per Software frei, sie landet automatisch im Rechnungswesen, wo eine OCR die Rechnung ausliest und daraus Buchungssätze und Überweisungsträger für die Bank erstellt.

Immer mehr Steuerberater digitalisieren Unterlagen, um die Arbeitsabläufe in ihrer Kanzlei zu beschleunigen. Thomas Reichenbaecher von der Datev, die ebenfalls Programme rund um die Digitalisierung anbietet, zählt derzeit rund 2.500 Kanzleien, die das DMS der Datev nutzen, und es werden immer mehr. „Die Zahl ist noch überschaubar. Aber in dem Bereich tut sich eine Menge”, sagt Reichenbaecher. Neben dem DMS hält er vor allem die Digitalisierung von Belegen für die Finanzbuchhaltung für sinnvoll. „Steuerberater sind einem zunehmend schärferen Wettbewerb ausgesetzt. Die Digitalisierung hilft, Arbeitsabläufe effizienter als bislang zu organisieren”, verspricht er. Zum Beispiel können Mitarbeiter dem Chef Dokumente zur Unterschrift elektronisch vorlegen, der wiederum kann sie direkt am Rechner bearbeiten und dann gleich per Knopfdruck an den Postausgang weiterleiten. Sachbearbeiter und Chef haben den Vorgang trotz Änderungen nur jeweils einmal auf dem Tisch, statt Dokumente immer wieder auszudrucken und abwechselnd zu bearbeiten. Vorausgesetzt, Mitarbeiter und Mandanten machen den Schritt ins digitale Zeitalter mit und akzeptieren es, wenn der Steuerberater Abläufe in der Kanzlei ändert.

Oft mauern die Mitarbeiter

„Die größte Hürde besteht darin, die eigenen Mitarbeiter mitzunehmen”, sagt Kanzleiberater Josef Weigert. „Das ist oft noch schwieriger, als die Mandanten zu überzeugen.” Und Datev-Experte Reichenbaecher sagt: „Wie groß die Probleme bei der Umstellung sind, hängt auch von der Kanzlei ab. Wenn die Mitarbeiter Veränderungen gewohnt sind, klappt die Umstellung naturgemäß leichter. Insgesamt stellt sich oft heraus, dass die Umstellung einfacher ist als befürchtet.” Auch wenn der technische Aufwand überschaubar bleibt, sollten Steuerberater den Einfluss der Technik nicht unterschätzen. Kanzleiberater Weigert rät, vorhandene Computer bei Bedarf aufzurüsten: Zwei Monitore oder ein Großgerät sind Pflicht, ebenso schnell arbeitende Rechner. „Das Aufrufen der digitalen Belege muss so schnell gehen wie das Umblättern im Ordner, sonst sind die Mitarbeiter schnell genervt. Es stört einfach den Arbeitsrhythmus, wenn sie jedes Mal zwei Sekunden warten müssen.”

Auch die Technik lernt dazu

Das Digitalisieren der Belege funktioniert in den meisten Kanzleien ähnlich: Der Mandant oder der Steuerberater selbst scannen die Papierbelege und speichern sie in digitaler Form ab, entweder auf Servern in der Kanzlei oder bei einem Dienstleister wie der Datev, auf die wahlweise Steuerberater oder Mandanten Zugriff haben. Im nächsten Schritt liest eine Texterkennungssoftware den Beleg oder zumindest Teile davon aus und baut daraus Buchungssätze. „Das Generieren der Buchungssätze klappt in der Praxis schon ziemlich gut”, sagt StB Ralf Oßwald von der RTS Bodensee Steuerberatungsgesellschaft KG in Singen, der mit einer Datev-Software arbeitet. Rechnungsnummer, Datum und Betrag schafft die automatische Texterkennung meist schon zuverlässig, den Rest gibt der Mitarbeiter von Hand ein. Wie gut die OCR arbeitet, hängt maßgeblich davon ab, wie gut die Belege sind, und wie lange die Software schon beim Steuerberater läuft: Das System ist lernfähig und kann Rechnungen eines Lieferanten im Laufe der Zeit immer besser dem Rechnungssteller zuordnen. „Man muss rund ein halbes Jahr Anlaufzeit rechnen, im Optimalfall sinkt die Bearbeitungszeit dann etwa um die Hälfte.”

Noch schneller geht es, wenn RTS die Rechnungen vom Mandanten komplett digital bekommt und vollautomatisch übernehmen kann: „So weit sind bislang aber nur wenige”, sagt Oßwald. „Man merkt aber, dass die Mandanten offener für solche Systeme sind, seit die Datev mit ihrer Software direkt auf die Unternehmen zugeht.” Für den Steuerberater liegt der Vorteil der Digitalisierung aber nicht nur in der Zeitersparnis beim Buchen. „Die Erstellung des Jahresabschlusses wird deutlich einfacher, weil in Zweifelsfällen die Belege zu den Buchungen mit einem Klick aufgerufen werden können.” Die herkömmlichen Belege in Papierform hingegen sind meist schon längst wieder beim Mandanten, das Nachschauen ist entsprechend umständlich. Das Gleiche gilt bei Betriebsprüfungen für die die interne Qualitätskontrolle. Oßwald ist von den Vorzügen der Digitalisierung überzeugt, auch Löhne und Gehälter tragen immer mehr Mandanten direkt in eine Datev-Software ein, statt etwa Stundenlöhne in Excel zu erfassen und an den Steuerberater zu mailen oder zu faxen. „Damit vermeiden wir eine Doppelerfassung, das spart Zeit und verhindert Übertragungsfehler.” Vor sechs Jahren hat Oßwald mit der Digitalisierung begonnen, hat erst einmal nur im eigenen Haus gescannt und die OCR ausprobiert, ohne Mandanten einzubinden. „Man sollte so eine Technik erst einmal in Ruhe selbst ausprobieren, bevor man seine Mandanten damit arbeiten lässt.” Und auch dann ist die Einbindung der Mandanten kein Selbstläufer. „Es sind häufig Kleinigkeiten, bei denen es hakt, etwa wenn Belege nicht lesbar sind.”

Schneller Zugriff auf die Zahlen

Dennoch lohnt es, die Mandanten so weit wie möglich in die Arbeit einzubinden. Denn wenn sie Belege selbst regelmäßig digital erfassen, kann der Steuerberater darauf jederzeit zugreifen und damit seine Arbeitsabläufe entzerren. Die Mandanten wiederum profitieren von der größeren Aktualität der Zahlen. BWAs bekommen sie nicht mehr erst im Folgemonat, sondern bei Bedarf tagesaktuell, und können die Auswertungen zum Beispiel als Basis für ihre Liquiditätsrechnungen nutzen und damit ihre offenen Posten überblicken. „Man muss sich in den Mandanten hineinversetzen und überlegen, was er von der Digitalisierung hat”, sagt Steuerberater Hans-Joachim Weigand aus Gladenbach. Genau das hat er getan, als er 2004 mit der Digitalisierung von Belegen begann. Bei jungen Unternehmen sei die Bereitschaft ohnehin da, bei neuen Mandanten hat Weigand gleich zu Beginn auf die Digitalisierung gedrängt.

Auf Erklärungsbedarf eingehen

Und er hat bei den anderen Mandanten genau hingeschaut: Wenn Unternehmer immer spät dran waren, hat er ihnen den Zeitvorteil der elektronischen Übermittlung erklärt. Wenn ein Mandant stets Kopien seiner Belege einreichte, hat er die Vorteile der Archivierung erläutert. Und bei den Kandidaten, die gerne am Wochenende anrufen, weil sie dringend einen Beleg brauchen, der gerade beim Steuerberater liegt, hat er die ständige Verfügbarkeit der Unterlagen in den Vordergrund gestellt. Wenn Mandanten in der Kanzlei zum Termin erschienen, konnten sie die Technik an einem Computer selbst anschauen und ausprobieren, außerdem hat Weigand auf Mandantenveranstaltungen für die Digitalisierung geworben. Mit Erfolg: Mittlerweile haben 90 Prozent seiner Mandanten auf die digitale Finanzbuchführung umgestellt. Weigand sieht die Einbindung aber nicht nur als Pflichtübung, um effizienter arbeiten zu können. „Wir können uns damit gerade gegenüber jungen Mandanten als innovative Kanzlei profilieren und haben so auch schon den ein oder anderen neu hinzugewonnen.” Außerdem kann der Steuerberater seine Mitarbeiter flexibler einsetzen, Sachbearbeiterinnen, die zwischenzeitig Mutter geworden sind, können auch von zu Hause aus arbeiten.

Auch der Ingolstädter Steuerberater Sippl profitiert davon, dass Daten aus der Kanzlei und von Mandanten an verschiedenen Orten verfügbar sind. „Das ist der größte Vorteil der Digitalisierung”, sagt Sippl. Die Kanzlei hat eine Zweigstelle in der Nähe von Rosenheim, außerdem sind Sippl und seine Kollegen viel bei Mandanten unterwegs. „Ich kann per Laptop überall, wo ich Internetzugriff habe, auf sämtliche Akten und Verträge zugreifen.” Und er kann Unterlagen mit Mitarbeitern zusammen anschauen und bearbeiten, wenn sie ihn unterwegs anrufen. „Das funktioniert deutlich besser, als Dokumente per E-Mail hin- und herzuschicken. Und ich kann Aufgaben wegarbeiten, wenn ich zum Beispiel am Flughafen warten muss.” Damit das optimal funktioniert, bindet Sippl seine Mandanten ein, wo es nur geht. Und hat damit vergleichsweise wenig Probleme. Viele der Unternehmen kommen aus der in Ingolstadt stark vertretenen Automotive-Branche. „Diese Firmen sind von Natur aus technikaffin und entsprechend leicht zu überzeugen.” Wo möglich, dockt Sippl seine Kanzlei per Schnittstelle direkt an Warenwirtschaftssysteme an und bekommt Daten für die Buchführung gleich in digitaler Form übermittelt. „Das Einscannen von Papierdokumenten plus Auslesen per OCR ist immer nur eine Notlösung”, sagt Sippl. „Aber manchmal geht es einfach nicht anders.”

Bei Kleinmandaten ist der Nutzen gering

Beim erstmaligen Einrichten der Schnittstellen und gegebenenfalls eines Scanners hilft Sippl den Mandanten vor Ort. Den damit verbundenen Aufwand nimmt er in Kauf: „Bei den großen Mandanten lohnt der Aufwand in jedem Fall. Und Kleinunternehmen binden wir meist gar nicht digital an. Die Bereitschaft mitzumachen ist dort gering, ebenso der Nutzen.” Bei den großen Mandanten kann Sippl per Fernwartung auch gleich auf die Firmenrechner beim Mandanten zugreifen. Das ist wichtig, weil seine Mandanten bis zu 200 Kilometer weit entfernt sind. Denn die Kanzlei hat sich unter Automotive-Unternehmen einen Namen gemacht, der weit über die Stadtgrenzen hinausreicht. Bei Bedarf schaltet sich der Chef selbst mit Laptop von unterwegs oder ein Mitarbeiter in der Kanzlei mit einem Mandanten per Skype zusammen. Etwa, wenn beim Mandanten ein Sachbearbeiter Lohnabrechnungen oder Reisekosten selbst bucht und dazu Fragen hat.

Den größten Teil der Buchführung macht aber immer noch Sippls Kanzlei. Und das, obwohl viele seiner Mandaten mittlerweile eine Größe erreicht haben, bei der sie sich eine eigene Abteilung leisten könnten. Doch Sippl kann dank täglicher Buchungen auch Finanzplanungen und Liquiditätsübersichten erstellen und seine Mandanten beim Mahnwesen unterstützen. „Wir haben dank der Digitalisierung eine Arbeitsteilung gefunden, die sich für die Unternehmen lohnt”, sagt Sippl. „Ansonsten würden viele von ihnen die Buchführung schon längst selbst machen.” Außerdem hat die Technik die Produktivität der Mitarbeiter erhöht. Das war auch nötig, weil die Kanzlei seit Jahren mit den Mandanten wächst, derweil neue Steuerberater-Fachangestellte so gut wie nicht zu finden sind. „Allein im abgelaufenen Jahr 2012 haben wir 20 Prozent mehr Umsatz erwirtschaftet, ohne neue Mitarbeiter einzustellen”, sagt der Chef.

Das Amt hinkt noch hinterher

In Zukunft hofft Sippl, dass er vor allem mit dem Finanzamt stärker als bislang elektronisch kommunizieren kann. „Bisher gibt es hier einen starken Medienbruch, weil wir alle Unterlagen in Papierform einreichen müssen. Ich hoffe, dass die Einführung der E-Bilanz die Digitalisierung bei der Verwaltung vorantreibt. Denn das Nebeneinander von Papier und digitalen Unterlagen wird den Arbeitsaufwand dort erheblich steigern.” Auch vom Austausch digitaler Daten mit den Banken der Mandanten erhofft er sich künftig noch mehr, etwa wenn Sippl Bilanzen und Zwischenabschlüsse für Ratings übermittelt und der Bankmitarbeiter die Zahlen nicht mehr abtippen muss. Aber auch hier hakt es noch im Detail, vor allem weil jede Bank eine andere Software und anders aufgebaute Dokumente verwendet. „Aber das entwickelt sich langsam”, sagt Sippl.

StB Ralf Oßwald nutzt Datev-Programme bei der Digitalisierung.

Thomas Reichenbaecher optimiert Programme bei der Datev.