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Aufbewahrungs- und Aufzeichnungspflichten
I Begriff
Für Unternehmen gibt es arbeitsrechtliche sowie im Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO) geregelte Aufbewahrungsfristen. Als Arbeitgeber haben Unternehmen sowohl im laufenden Arbeitsverhältnis als auch nach dessen Beendigung verschiedene Aufbewahrungs- und Aufzeichnungspflichten, die steuerrechtlicher, sozialversicherungsrechtlicher (siehe hierzu auch das im selben Verlag erschienene Lexikon für das Lohnbüro) und auch arbeitsrechtlicher Natur sind.
Im laufenden Arbeitsverhältnis müssen verschiedene Daten über die persönlichen und beruflichen Verhältnisse des Arbeitnehmers zur Personalakte genommen werden. Nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses sollten Unterlagen unbedingt dann aufbewahrt werden, wenn mit einer Geltendmachung von Ansprüchen durch den Arbeitnehmer noch gerechnet werden muss (Ausschlussfrist).
Seit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) am gilt, dass Unternehmen personenbezogene Daten löschen müssen, wenn sie für die zuvor festgelegten Zwecke (z. B. zur Erhebung zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen), für die sie erhoben oder verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind. Auch gesetzliche Aufbewahrungspflichten können die Speicherung personenbezog...