Mandanten binden durch Service
1. Aufl. 2012
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Empfang und Telefonzentrale als Service-Erstinstanz
Das Vorzimmer als Akquisitions-Abteilung
Cirsten Ebeling
Empfang, Vorzimmer, Assistenz, Telefonzentrale. Viele Funktionen, die oft in einer Person in der Kanzlei zusammenlaufen: in der Sekretärin des Kanzleichefs. Hier entsteht auch oft der Erst-Kontakt zwischen Kanzlei und Neumandant. Die Sekretärin präsentiert mit dem ersten Telefonat die Kanzlei. Hier werden bereits die Weichen für eine Beauftragung oder gegen eine Zusammenarbeit gestellt.
Rollen und Kapazitäten definieren
Das Sekretariat ist in der Beratungspraxis oft Schreibbüro, Telefonzentrale, Reisebüro für die Berater sowie Systemadministration und Catering zugleich. Vor allem in kleinen Kanzleien ist dieses schillernde Jobprofil oft nicht anders organisierbar. Oft aber ist das damit verbundene tägliche Chaos auch Ausdruck von Fehleinschätzungen und Unbedachtheit dieser wichtigen Funktion. Wer seine eigene Kanzlei ernst nimmt, sollte Kernleistungsprozesse wie den täglichen Mandantenkontakt, Neumandanten-Kontakt und Schreibbüro herausfiltern und voneinander trennen, Prioritäten definieren und im Gespräch mit der Team-Assistenz gemeinschaftlich priorisieren.