K. sind „quantitative Daten, die als bewusste Verdichtung der komplexen Realität über zahlenmäßig erfassbare betriebswirtschaftliche Sachverhalte informieren sollen” (Weber/Schäffer, 2008, Einführung in das Controlling, 12. Aufl., Stuttgart, S. 173). K. haben somit einen Informationscharakter, da durch sie relevante Informationen für das Management problemadäquat bereitgestellt werden. Zudem repräsentieren sie eine Information anhand eines numerischen Ausdrucks und unterstützen somit die Quantifizierbarkeit von Informationen. Zudem verdichten K. Informationen durch rechentechnische Operationen z.B. als Beziehungszahlen. Komplizierte Strukturen und Prozesse werden so auf möglichst einfache, komprimierte Weise abgebildet.

Problematisch ist in diesem Zusammenhang, dass die abzubildenden Sachverhalte häufig keinen objektiv-quantitativen Charakter haben und sich deshalb nicht immer direkt beobachten oder eindeutig messen lassen. Dann muss stellvertretend auf Indikatoren zurückgegriffen werden.