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Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen
I. Gegenstand der Aufbewahrungspflicht
Kraft öffentlichen Rechts sind Unternehmen zur Aufbewahrung von Unterlagen verpflichtet, z. B.
Jahresabschlüsse mit zugehörigen Belegen auf zehn Jahre (§ 257 Abs. 1 HGB und § 147 Abs. 1 AO).
Speziell für Umsatzsteuerzwecke Ein- und Ausgangsrechnungen nach § 14b UStG. S. 146
Handels- und Geschäftsbriefe und ähnliche Dokumente auf sechs Jahre (§ 257 Abs. 1 HGB und § 147 Abs. 1 AO).
II. Bilanzansatz
Der BFH hat die Ansatzpflicht für diese daraus entstehenden also gesetzlich veranlassten Aufwendungen bestätigt, soweit diese auf bis zum Bilanzstichtag anfallende Dokumente entfallen . Es handelt sich um ungewisse Verbindlichkeiten i. S. des § 249 Abs. 1 Satz 1 HGB. Sie beruhen auf einer wirtschaftlich in der Zeit bis zum Abschlussstichtag verursachte Verpflichtung, vergleichbar derjenigen zur Aufstellung, Prüfung und Veröffentlichung von Jahresabschlüssen.
Das IDW und die Finanzverwaltung bestätigen das BFH-Urteil bezüglich der Rückstellungsbildung dem Grunde nach. Die Finanzverwaltung macht diesbezüglich noch einen Vorbehalt hinsichtlich der „freiwilligen” Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen: Diese (anteiligen) Kosten sind nicht rückstellungsfähig und können bei schwieriger Aufteilung auf 20 % der gesamten A...