Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen an die Finanzverwaltung und Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für den Arbeitnehmer („Startschreiben”); Vordruckmuster 2004 und 2005
Einführungsschreiben Lohnsteuer zum Steueränderungsgesetz 2003 und Haushaltsbegleitgesetz 2004 vom (BStBl 2004 I S. 173,Tz. V)
Nach § 41b Einkommensteuergesetz (EStG) sind Arbeitgeber mit maschineller Lohnabrechnung verpflichtet, ab dem Kalenderjahr 2004 auf Grund der Eintragungen im Lohnkonto Lohnsteuerbescheinigungen spätestens bis zum 28. Februar des Folgejahres nach amtlich vorgeschriebenen Datensatz durch Datenfernübertragung an die amtlich bestimmte Stelle zu übermitteln (§ 41b Abs. 1 Satz 2 EStG, elektronische Lohnsteuerbescheinigung). Bei Beendigung des Dienstverhältnisses während des Kalenderjahres kann die Datenübermittlung zu einem früheren Zeitpunkt erfolgen. Dem Arbeitnehmer ist ein nach amtlich vorgeschriebenem Muster gefertigter Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung mit Angabe des lohnsteuerlichen Ordnungsmerkmals auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen (§ 41b Abs. 1 Satz 3 EStG).
Im Einführungsschreiben Lohnsteuer zum Steueränderungsgesetz 2003 und Haushaltsbegleitgesetz 2004 vom (BStBl 2004 I S. 173) wurde unter Tz. V dieses Startschreiben angekündigt. Unter Bezugnahme auf das Ergebnis der Abstimmung mit den obersten Finanzbehörden der Länder gilt hierzu Folgendes:
Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung und Ausdruck
Auf dem Weg zur vollelektronischen Steuererklärung wird über ElsterLohn die elektronische Übermittlung der vom Arbeitgeber zu bescheinigenden Lohnsteuerdaten an die Finanzverwaltung realisiert. Für die Angaben in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung gelten die BMF-Schreiben zur Ausschreibung von Lohnsteuerbescheinigungen und Besonderen Lohnsteuerbescheinigungen durch den Arbeitgeber für das Kalenderjahr 2004 und 2005 vom – IV C 5 – S 2378 – 26/03 (BStBl 2003 I S. 559) und vom – IV C 5 – S 2378 – 58/04 – entsprechend.
Die durch den Arbeitgeber übermittelten Lohnsteuerbescheinigungsdaten werden den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit eines Steuerpflichtigen zugeordnet. Diese Zuordnung und die Übernahme aufgrund einer Steuererklärung erfolgt bundesweit – unabhängig von der Steuernummer des Steuerpflichtigen – derzeit (bis die steuerliche Identifikationsnummer nach § 139b AO zur Verfügung steht) über das lohnsteuerliche Ordnungsmerkmal, die sog. eTIN (electronic Taxpayer Identification Number). Dieses ist vom Arbeitgeber nach amtlicher Regel aus Namen, Vornamen und Geburtsdatum des Arbeitnehmers zu bilden und zu verwenden (§ 41b Abs. 2 EStG).
Der Arbeitgeber hat die eTIN mit den an die Finanzverwaltung übermittelten Daten dem Arbeitnehmer auf einem Papierausdruck nach amtlich bestimmtem Muster (siehe Tz. 5) mitzuteilen oder elektronisch bereitzustellen. Die so mitgeteilten Daten sind Grundlage für die Eintragungen des Arbeitnehmers in der Anlage N der Einkommensteuererklärung.
Eine Anmeldung des einzelnen Arbeitgebers zum Verfahren der elektronischen Datenübermittlung ist zur Zeit nicht erforderlich. Erforderlich ist eine Software zur Datenübermittlung mittels ELSTER, die dafür von der Oberfinanzdirektion München entsprechend lizenziert wurde. Arbeitgeber, die Datenübermittlungsprogramme selbst erstellen, und Softwarehersteller benötigen für den Einsatz der Programme eine sog. Hersteller-ID, die von der Oberfinanzdirektion München vergeben wird. Das Anmeldeverfahren ist unter www.elster.de einsehbar und beschrieben (siehe Tz. 2). Unter ElsterFormular wird derzeit noch keine Möglichkeit zur Datenübermittlung bereitgestellt.
Projektinformationen ElsterLohn
Über das Projekt ElsterLohn wird im Internet unter www.elsterlohn.de informiert und die Möglichkeit geboten, sich als Softwarehersteller und als Arbeitgeber, der das Übermittlungsprogramm selbst erstellt, anzumelden.
Aufgrund der Anmeldung als Programmhersteller (Softwarehersteller oder selbst programmierender Arbeitgeber) erteilt die Finanzverwaltung zunächst eine sog. Test-Hersteller-ID, die nach erfolgreichem Test der Datenübermittlungsprogramme durch eine dauerhafte Hersteller-ID zur Übertragung von Produktionsdaten ersetzt wird. In diesem Fall steht ein geschützter Downloadbereich bereit, der alle Dokumente enthält, die für die Konzipierung und Entwicklung von Übermittlungsprogrammen erforderlich sind. Des Weiteren besteht die Möglichkeit zur Vormerkung für den Bezug eines Newsletters, der über Änderungen des Übermittlungsverfahrens (z.B. der Schnittstelle) informiert.
Im gesicherten Downloadbereich steht Folgendes zur Verfügung:
die Beschreibung der zu integrierenden Kommunikationssoftware COALA mit den IP-Adressen für die Übermittlung der Daten,
die COALA-Klassen (Java-Klassen und Dokumentation),
die XML-Schnittstelle für die Kommunikation zwischen Arbeitgebern und der Finanzverwaltung (incl. Beispielen und Schemata),
das Regelwerk zur Bildung des Ordnungsbegriffes eTIN,
die eTIN-Tools (Javaklasse und Cobol-Sourcen zur Ermittlung der eTIN),
die Dokumentation zur Fehlerbehandlung/Fehlerliste/Ticketverfahren,
das amtlich vorgeschriebene Muster des Ausdrucks der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für die Kalenderjahre 2004 und 2005,
die Datei mit dem amtlichen Gemeindeschlüssel der Finanzverwaltung (AGS-Datei) zur Ermittlung des Empfänger-Bundeslandes anhand der aktuellen Postleitzahl des Wohnorts des Arbeitnehmers,
eine Liste mit Antworten zu häufig gestellten Fragen zum Verfahren der Datenübermittlung.
Sicherheit der Datenübermittlung
Zur Wahrung des Steuergeheimnisses bei der Datenübermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung über offene Netze und zur Sicherstellung der Datenintegrität werden die Möglichkeiten zeitgemäßer Verschlüsselungsverfahren genutzt.
Support/Hotline für die Datenübermittlung
Im gesicherten Downloadbereich wird ein Entwickler-Forum für Softwarehersteller angeboten. Dieses kann für einen Erfahrungsaustausch zwischen den Softwareherstellern genutzt werden und bietet diesen zugleich die Möglichkeit, mit den Entwicklern der Elster-Programme zu kommunizieren.
Bei Problemen mit der Handhabung des Projektes oder Schwierigkeiten bei der elektronischen Datenübermittlung steht täglich zwischen 7:00 Uhr und 22:00 Uhr folgende Hotline zur Verfügung:
E-Mail: Hotline@Elster.de
Tel: 01805/23 50 55 (0,12 EUR/Min)
Fax: 01805/23 50 54 (0,12 EUR/Min).Bekanntgabe der Muster für den Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für 2004 und 2005
Die Muster für den Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen für die Kalenderjahre 2004 und 2005 werden hiermit bekannt gemacht (Anlagen 1 und 2). Der Ausdruck hat das Format DIN A 4, die Rückseite ist nicht zu beschriften. Außerhalb der nicht amtlich belegten Zeilen des Ausdrucks sind weitere, nicht der Finanzverwaltung übermittelte, Angaben zulässig (betriebsinterne, für den Arbeitnehmer bestimmte Informationen); dies ist entsprechend zu kennzeichnen.
Die Anschrift des Arbeitnehmers kann im Ausdruck – abweichend von der im Datensatz elektronisch übermittelten Adresse – so gestaltet sein, dass sie den Gegebenheiten des Unternehmens entspricht (z.B. Übermittlung durch Hauspost, Auslandszustellung). Eintragungsfelder (Tabellen) mit zeitraumbezogenen Angaben (Historie) können variabel – je nach Füllungsgrad – ausgedruckt werden. Es ist darauf zu achten, dass die eTIN bei Benutzung von Fensterbriefumhüllungen im Adressfeld nicht einsehbar ist.
Als Transferticket ist die von der Finanzverwaltung bei Annahme der übermittelten Datensätze elektronisch vergebene Quittungsnummer anzugeben, soweit dies technisch möglich ist.
Der Ausdruck für das Kalenderjahr 2004 kann von dem amtlichen Muster abweichen, wenn er sämtliche Angaben in derselben Reihenfolge enthält. Soweit der Arbeitnehmer am beim bescheinigenden Arbeitgeber in einem Dienstverhältnis steht, ist das amtliche Muster zu verwenden.
BMF v. - IV C 5
-S 2378 - 55/04
Auf diese Anweisung wird Bezug genommen in folgenden Verwaltungsanweisungen:
Fundstelle(n):
BStBl 2004 I Seite 1009
PAAAB-35912