Verfahrensrecht | E-Mails als vorzulegende Handels- und Geschäftsbriefe (BFH)
Handels- und Geschäftsbriefe im
Sinne von
§ 147
Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 3 AO können auch E-Mails sein.
(Digitale) Unterlagen über Konzernverrechnungspreise unterfallen dem
Anwendungsbereich des
§ 147
Abs. 1 Nr. 5 AO (; veröffentlicht am
).
Hintergrund: Nach § 147 Abs. 1 Nr. 2 AO hat der Steuerpflichtige die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe geordnet aufzubewahren. Gleiches gilt nach § 147 Abs. 1 Nr. 3 AO für Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe.
Auf Grundlage von § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO ist der Steuerpflichtige verpflichtet sonstige Unterlagen aufzubewahren, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Sachverhalt: Das beklagte Finanzamt (FA) forderte von der Klägerin im Rahmen einer Außenprüfung die Vorlage von empfangenen und Wiedergaben von versandten Handelsbriefen nach § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO sowie sonstiger Unterlagen mit Bedeutung für die Besteuerung nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO und für den Fall, dass die angeforderten Unterlagen in elektronischer Form vorlägen, ein Gesamtjournal, in dem alle E-Mails erfasst sein sollten.
Die hiergegen gerichtete Klage hatte teilweise Erfolg (; s. hierzu unsere Online-Nachricht v. 4.10.2023). Aus Sicht der Klägerin sei die Anforderung der vorzulegenden Unterlagen zu weitreichend.
Die Richter des BFH wiesen die Revision der Klägerin als unbegründet zurück:
Aufbewahrungspflichtig im Sinne des § 147 AO sind nicht nur die Ein- und Ausgangsrechnungen von Handelsgesellschaften (vgl. ), sondern aufzubewahren ist die gesamte, den betrieblichen Bereich betreffende Korrespondenz, soweit sie sich auf die Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts im Sinne des §§ 343, 344 HGB bezieht.
Demnach hat das FG rechtsfehlerfrei angenommen, dass das FA im Rahmen der Außenprüfung von der Klägerin insbesondere die Vorlage sämtlicher E Mails verlangen darf, welche die Vorbereitung, den Abschluss und die Durchführung des sogenannten „Agreements“ mit der anderen Konzerngesellschaft einschließlich der Verrechnungspreisdokumentation betreffen. Davon ausgenommen sind zutreffend solche E Mails, die lediglich privater Natur sind oder die firmeninterne Kommunikation betreffen.
Die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht des § 147 Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 3 AO erstreckt sich nicht nur auf den Abschluss, sondern auch auf die Vorbereitung die Durchführung eines mit dem Agreement gegebenen Handelsgeschäfts. Handels- und Geschäftsbriefe im Sinne von § 147 Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 3 AO können auch E-Mails sein.
(Digitale) Unterlagen über Konzernverrechnungspreise unterfallen dem Anwendungsbereich des § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO.
Mit Recht darf sich das FA deshalb darauf berufen, die Vorlage der Unterlagen diene als Nachweis über die Vollständigkeit der erklärten Betriebseinnahmen sowie zur Überprüfung der angewandten Verrechnungspreismethode. Ohne Vorlage der begehrten E Mails wäre dem FA jegliche Möglichkeit genommen, die Angaben der Klägerin sowohl im Hinblick auf die Verrechnungspreismethode als auch hinsichtlich der Art und des Umfangs ihrer Tätigkeiten zu überprüfen.
Die Finanzverwaltung ist im Rahmen der Außenprüfung grundsätzlich berechtigt, vom Steuerpflichtigen sämtliche E-Mails mit steuerlichem Bezug anzufordern.
Mangels Rechtsgrundlage ist es der Finanzverwaltung aber verwehrt, ein sogenanntes Gesamtjournal zu verlangen, das einerseits erst noch erstellt werden müsste und andererseits auch Informationen zu solchen E-Mails enthält, die keinen steuerlichen Bezug haben.
Quelle: ; NWB Datenbank (lb)
Fundstelle(n):
PAAAJ-99918