Rechnungseingangsprozess – Checklisten

Ein richtig organisierter Rechnungseingang stellt sicher, dass gesetzliche Anforderungen erfüllt, wirtschaftliche Vorteile erreicht und Missbrauch vermieden werden können. Nur wenn jede Eingangsrechnung geprüft wird, lassen sich Nachteile wie unberechtigte Zahlungen oder Doppelzahlungen, Betrugsfälle, Verzugskosten und Ärger mit dem Finanzamt weitgehend vermeiden. Darüber hinaus besteht ab 2025 für die meisten Unternehmen die Verpflichtung, elektronische Rechnungen an gewerbliche Kunden zu versenden und diese auch empfangen zu können.

Die Arbeitshilfe unterstützt bei der Organisation des Rechnungseingangsprozesses. Da insbesondere kleinere Unternehmen immer noch den „Papierprozess“ bevorzugen, wird auch dieser berücksichtigt. Die erste Checkliste beschäftigt sich demnach mit dem Rechnungseingangsprozess auf Basis von Papierdokumenten, die zweite Checkliste mit dem Rechnungseingangsprozess auf Basis von Digitalprozessen.

Der ausführliche Beitrag zu diesem Thema:

Erichsen, Rechnungseingang organisieren: Gesetzliche Anforderungen erfüllen und finanzielle Nachteile, NWB-BB 4/2024 S. 103.