Lohnsteuerliche Abrechnung behördlicher Erstattungsbeträge für Verdienstausfallentschädigungen nach § 56 des Infektionsschutzgesetzes (IfSG); Nichtbeanstandung
Anzeigepflicht des Arbeitgebers nach § 41c Absatz 4 des Einkommensteuergesetzes (EStG) bei nachträglicher Abweichung von bereits an den Arbeitnehmer gezahlten Beträgen
Bezug: BStBl 2019 I S. 911
Anwendungsregelung
Die Grundsätze dieses Schreibens sind im Hinblick auf die lohnsteuerliche Abrechnung behördlicher Erstattungsbeträge für Verdienstausfallentschädigungen nach § 56 IfSG anzuwenden, wenn eine für die Kalenderjahre 2020 bis 2023 vorzunehmende Änderung des Lohnsteuerabzugs nicht mehr zulässig ist (§ 41c Absatz 3 EStG).
Nach Erörterung mit den obersten Finanzbehörden der Länder gilt bei Abweichungen zwischen der vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer gezahlten Verdienstausfallentschädigung und dem behördlichen Erstattungsbetrag nach § 56 IfSG hinsichtlich der Anzeigepflicht des Arbeitgebers nach § 41c Absatz 4 EStG Folgendes:
I. Allgemeines
1Arbeitnehmer, die sich – ohne krank zu sein – auf Anordnung des Gesundheitsamts als Krankheits- oder Ansteckungsverdächtige in Quarantäne begeben müssen oder einem Tätigkeitsverbot unterliegen, erhalten im Falle des Verdienstausfalls im Regelfall eine Entschädigung nach § 56 Absatz 1 IfSG. Auch Arbeitnehmer, die aufgrund der vorübergehenden Schließung von Einrichtungen zur Betreuung von Kindern, Schulen oder Einrichtungen für Menschen mit Behinderungen ihre Kinder oder behinderte Menschen selbst beaufsichtigen, erhalten im Falle des Verdienstausfalls unter den Voraussetzungen des § 56 Abs. 1a IfSG eine Entschädigung. Die Verdienstausfallentschädigung ist für die Dauer des Arbeitsverhältnisses, längstens für sechs Wochen, zu zahlen.
2Die Zahlung der Verdienstausfallentschädigung leistet der Arbeitgeber für die Entschädigungsbehörde.
3Die gezahlte Verdienstausfallentschädigung wird dem Arbeitgeber auf Antrag von der Entschädigungsbehörde erstattet.
4Die Verdienstausfallentschädigung ist für den Arbeitnehmer steuerfrei (§ 3 Nummer 25 EStG) und unterliegt dem Progressionsvorbehalt (§ 32b Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 Buchstabe e EStG). Sie ist vom Arbeitgeber im Lohnkonto aufzuzeichnen und unter Nummer 15 der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung (eLStB) bzw. der Besonderen Lohnsteuerbescheinigung (bes. LStB) zu bescheinigen. Ob und in welcher Höhe eine Verdienstausfallentschädigung im Sinne des § 3 Nummer 25 EStG vorliegt, wird durch die zuständige Entschädigungsbehörde bestimmt.
II. Änderung des Lohnsteuerabzugs
5Oftmals kommt die Entschädigungsbehörde bei der Berechnung des Erstattungsbetrags zu einem anderen Ergebnis als der Arbeitgeber. Stellt der Arbeitgeber im Nachhinein fest, dass seine ursprüngliche Behandlung der Lohnzahlung/Verdienstausfallentschädigung (Lohnversteuerung bzw. Steuerfreistellung) unzutreffend war, ist er verpflichtet, zu viel erhobene Lohnsteuer bei der nächsten Lohnzahlung zu erstatten bzw. noch nicht erhobene Lohnsteuer bei der nächsten Lohnzahlung einzubehalten (§ 41c Absatz 1 EStG).
6Eine Änderung des Lohnsteuerabzugs ist nur bis zur Übermittlung bzw. bis zum Ausstellen der Lohnsteuerbescheinigung zulässig (§ 41c Absatz 3 EStG).
7Hat der Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigung bereits übermittelt bzw. ausgestellt, scheidet eine Änderung des Lohnsteuerabzugs aus (R 41c.1 Absatz 7 LStR). Da die eLStB bzw. die bes. LStB bis zum letzten Tag des Monats Februar des Folgejahres zu übermitteln (§ 41b Absatz 1 Satz 2 EStG i. V. m. § 93c Absatz 1 Nummer 1 der Abgabenordnung) bzw. zu übersenden ist (§ 41b Absatz 1 Satz 4 bzw. Absatz 3 Satz 1 EStG), ist die Änderung des Lohnsteuerabzugs spätestens ab dem 1. März des Folgejahres ausgeschlossen. Nach der Übermittlung bzw. Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung bekanntgewordene Abweichungen der Entschädigungsbehörde von der ursprünglichen Berechnung des Arbeitgebers rechtfertigen für sich genommen keine Änderung der Lohnsteuerbescheinigung. Denn insoweit handelt es sich nicht um die (zulässige) bloße Korrektur eines zunächst unrichtig übermittelten Datensatzes (R 41c.1 Absatz 7 Satz 2 LStR).
III. Abweichungen zwischen Antrags- und Erstattungsvolumen
8Weichen Antrags- und Erstattungsvolumen voneinander ab und scheidet eine Änderung des Lohnsteuerabzugs aus (Rn. 5 bis 7), so ist zu unterscheiden, ob es sich um einen Fall der unzutreffenden Lohnversteuerung oder der unzutreffenden Steuerfreistellung handelt:
1. Unzutreffende Lohnversteuerung
9Zahlt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer Arbeitslohn, der zunächst versteuert wird, und erhält der Arbeitgeber später auf seinen Antrag hin von der Entschädigungsbehörde eine Erstattung nach § 56 IfSG, so liegt insoweit eine unzutreffende Lohnversteuerung zuungunsten des Arbeitnehmers vor. Denn die Zahlung einer Verdienstausfallentschädigung nach dem Infektionsschutzgesetz ist nach § 3 Nummer 25 EStG steuerfrei (Rn. 4).
10Im Falle der unzutreffenden Lohnversteuerung unterliegt der Arbeitgeber in der Regel keiner lohnsteuerlichen Mitteilungspflicht gegenüber dem Betriebsstättenfinanzamt. Insbesondere liegt kein Fall der sogenannten haftungsbefreienden Anzeige des Arbeitgebers nach § 41c Absatz 4 EStG vor (Rn. 13), da zu viel und nicht zu wenig Lohnsteuer einbehalten wurde. Der Arbeitnehmer kann seinen Anspruch auf Erstattung der vom Arbeitgeber zu Unrecht einbehaltenen Lohnsteuer daher nur im Rahmen seiner Einkommensteuerveranlagung geltend machen (H 41c.1 (Erstattungsantrag) LStH).
2. Unzutreffende Steuerfreistellung
11Geht der Arbeitgeber zunächst davon aus, dass eine Zahlung an den Arbeitnehmer als Verdienstausfallentschädigung nach dem IfSG steuerfrei ist (§ 3 Nummer 25 EStG) und wird der Erstattungsantrag des Arbeitgebers später von der Entschädigungsbehörde abgelehnt oder ein niedrigerer Betrag als beantragt erstattet, beschränkt sich der Umfang der Steuerfreiheit nach § 3 Nummer 25 EStG der Höhe nach auf den von der Entschädigungsbehörde erstatteten Betrag (Rn. 4). Der Arbeitgeber hat in der Folge die Lohnsteuer nicht vorschriftsmäßig einbehalten. Denn die Zahlung des Arbeitgebers stellt steuerpflichtigen Arbeitslohn dar, soweit dieser unzulässigerweise als steuerfrei behandelt wurde.
12Fordert der Arbeitgeber eine zu viel gezahlte Verdienstausfallentschädigung vom Arbeitnehmer zurück, mindert der Rückforderungsbetrag im Jahr der Rückzahlung die für das Kalenderjahr unter Nummer 15 der Lohnsteuerbescheinigung zu bescheinigenden Leistungen. Übersteigt der Rückforderungsbetrag im Jahr der Rückzahlung die dort für das Kalenderjahr zu bescheinigenden Leistungen, so ist der übersteigende Betrag mit einem Minuszeichen unter Nummer 15 der Lohnsteuerbescheinigung zu bescheinigen (vgl. I. Nummer 8 des , BStBl 2019 I S. 911).
13Verzichtet der Arbeitgeber auf die Rückforderung einer an den Arbeitnehmer zu viel gezahlten Verdienstausfallentschädigung, weil er beispielsweise aus tariflichen oder anderen innerbetrieblichen Gründen (wie Erhaltung des Betriebsfriedens) daran gehindert ist, und kommt alternativ eine Steuerbefreiung der überzahlten Verdienstausfallentschädigung nach § 3 Nummer 11a, Nummer 11b oder Nummer 11c EStG nicht zur Anwendung, so hat der Arbeitgeber dem Betriebsstättenfinanzamt die Fälle nach § 41c Absatz 4 EStG in der Regel unter Angabe der persönlichen Daten des betreffenden Arbeitnehmers sowie der zutreffenden Werte unverzüglich schriftlich anzuzeigen (R 41c.2 LStR). Hierfür kann der im Formular-Management-System (FMS) der Bundesfinanzverwaltung (http://www.formulare-bfinv.de) eingestellte Vordruck „Anzeige über nicht durchgeführten Lohnsteuerabzug“ genutzt werden. Eine Richtigstellung erfolgt im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung oder über eine Lohnsteuer-Nachforderung gegenüber dem Arbeitnehmer (R 41c.2 Absatz 3 LStR).
IV. Befreiung des Arbeitgebers von der Anzeigepflicht nach § 41c Absatz 4 EStG (Nichtbeanstandung)
14In den Fällen unzutreffender Steuerfreistellung (Rn. 11 bis 13) wird es nicht beanstandet, wenn der Arbeitgeber von seiner Anzeigepflicht nach § 41c Absatz 4 EStG absieht, sofern die Differenz zwischen der dem Arbeitnehmer gezahlten Verdienstausfallentschädigung und der dem Arbeitgeber bewilligten Erstattung 200 Euro pro Quarantänefall nicht übersteigt. Insoweit haftet der Arbeitgeber auch nicht für die nicht vorschriftsmäßig einbehaltene Lohnsteuer (analoge Anwendung des § 42d Absatz 2 EStG). Von einer Nachforderung der zu wenig erhobenen Lohnsteuer beim Arbeitnehmer wird abgesehen. In diesen Fällen unterbleibt auch eine Korrektur der unzutreffenden Steuerfreistellung im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung des Arbeitnehmers.
BMF v. - IV C 5 - S 2342/20/10008 :003
Auf diese Anweisung wird Bezug genommen in folgenden Verwaltungsanweisungen:
Fundstelle(n):
BStBl 2023 I Seite 207
EStB 2023 S. 148 Nr. 4
UAAAJ-32016