Mehrdimensionale ABC-Analyse für Kanzlei und Unternehmen
Tool zur Klassifizierung von Mandanten, Kunden, Lieferanten und Produkten
Die ABC-Analyse ist ein Werkzeug, das seinen Ursprung in der Materialwirtschaft hat. In seiner klassischen Form analysiert die ABC-Analyse Mengen und Werte. In der Praxis hat die Fokussierung auf lediglich zwei Größen aber Nachteile. Denn die Bedeutung von z. B. Mandanten oder Materialien hängt auch von anderen Faktoren, wie Zahlungsverhalten (Mandanten) oder Qualität (Materialien), ab. Die Berücksichtigung mehrerer Faktoren ermöglicht damit auch, die ABC-Analyse nicht nur für die Beratung Ihrer Mandanten, sondern auch für die Analyse Ihrer eigenen Kanzlei anzuwenden. Vor diesem Hintergrund wurde das bestehende Tool „ABC-Analyse“ umfangreich überarbeitet und ergänzt. Mit dem Tool können nun unterschiedliche Untersuchungsgegenstände, etwa Mandanten, Lieferanten oder Produkte, anhand von bis zu fünf Faktoren mehrdimensional bewertet werden. Das überarbeitete und erweiterte Tool „ABC-Analyse“ können Sie in der NWB Datenbank unter NWB IAAAD-24956 abrufen.
ABC-Analyse, Berechnungsprogramm NWB IAAAD-24956
I. Grundidee der ABC-Analyse
Die ABC-Analyse hat ihren Ursprung in der Materialwirtschaft. Hier werden vor allem in Produktions- und Handelsbetrieben große Mengen und Werte bewegt.
In einem oft hunderte von Artikeln umfassenden Einkaufsportfolio entsprechen häufig lediglich 20 oder 30 Artikel rund 70 % bis 75 % des Gesamtwertes. Weitere 30 bis 50 Artikel machen noch einmal 15 % bis 20 % des Wertes aus. Die dann verbleibende sehr große Anzahl an Artikeln hat nur noch einen anteiligen Gesamtwert von etwa 5 % bis 10 %. Entsprechend der Höhe des Wertanteils werden die Artikel wie folgt bezeichnet:
Artikel mit hohem Wertanteil: A-Artikel,
Artikel mit mittlerem Wertanteil: B-Artikel und
Artikel mit geringem Wertanteil: C-Artikel.
Unter Aufwand-Nutzen-Gesichtspunkten sollten Sie Ihren Mandanten empfehlen, sich z. B. bei Lieferantenverhandlungen oder Kostensenkungsmaßnahmen im Materialbereich auf die A-Artikel zu konzentrieren. Denn so lässt sich mit relativ geringem Aufwand fast immer schnell ein vergleichsweise hoher Erfolg erzielen.
Die Checkliste „ABC-Analyse“ NWB AAAAD-24694 gibt Handlungsempfehlungen für den Umgang mit A-, B- und C-Positionen.
Unabhängig von dem Untersuchungsgegenstand und der Branche lässt sich die ABC-Analyse grundsätzlich auch in anderen Bereichen einsetzen. Denn der wesentliche Zusammenhang, der in der Materialwirtschaft gilt, ist auch in vielen anderen Bereichen eines Betriebs gültig: Relativ geringe Mengen machen vergleichsweise große Werte aus, z. B. bei Kunden, Kosten oder Verkaufsartikeln.
II. Mehrdimensionale ABC-Analyse für Kanzleien und andere Unternehmen
Die klassische ABC-Analyse hat einen zentralen Nachteil: Auswertungen erfolgen immer nur anhand von zwei Faktoren (Mengen, Werte). Dabei spielen in der Praxis oft verschiedene Faktoren eine Rolle, die beispielsweise einen Kunden zu einem A-Kunden oder ein Produkt zu einem A-Artikel machen. Denn was nützt es, wenn man einen Kunden hat, der
auf der einen Seite hohe Umsätze bringt,
auf der anderen Seite aber nur geringe Deckungsbeiträge erzielt und zudem immer verspätet zahlt?
Um sich ein besseres Gesamtbild zu verschaffen, kann es daher wichtig sein, die ABC-Analyse mit mehreren Faktoren durchzuführen.
Genau diese Möglichkeit bietet das überarbeitete und erweiterte Tool zur ABC-Analyse. Mit dem Tool haben Sie zum einen die Möglichkeit, Analysen für verschiedene Untersuchungsgegenstände, wie z. B. Mandanten/Kunden, Lieferanten, S. 201Produkte, Materialen, vorzunehmen. Damit eignet es sich sowohl für die klassische materialwirtschaftliche ABC-Analyse im Unternehmen Ihrer Mandanten als auch für die Analyse Ihrer eigenen Kanzlei. Zum anderen können Sie die ABC-Klassifizierung mit bis zu fünf verschiedenen Faktoren vornehmen. Das Tool bietet Platz für die Auswertung von bis zu 200 Kunden, Lieferanten, Produkte usw.
III. ABC-Analyse in drei Schritten durchführen
Schritt 1: Faktoren und Ausprägungen festlegen
Um die Analyse durchführen zu können, müssen Sie im Arbeitsblatt „Faktoren“ z. B. für Mandanten oder Kunden Faktoren festlegen, mit denen die Klassifizierung erfolgen soll (vgl. Übersicht 1). In Betracht kommen beispielsweise
Umsatz,
Deckungsbeitrag oder
Zahlungsverhalten.
Überlegen Sie zu jedem Faktor, mit welchem Gewicht dieser in die Bewertung eingehen soll, etwa 30 % beim Umsatz oder 20 % bei Reklamationen. Die Summe aller Gewichtungen muss immer 100 % ergeben.
Die Bewertung erfolgt mit Punkten von 1 (sehr schlecht) bis 5 (sehr gut). Für die monetären Werte ist es ausreichend, wenn Sie sich überlegen, ab welchem Prozentwert ein Kunde 5, 4 usw. Punkte erhält. Der Euro-Wert wird automatisch ermittelt, sobald Sie im Arbeitsblatt „Durchführung“ entsprechende Daten eingeben. Für die restlichen Faktoren müssen Sie ebenfalls Bewertungsmerkmale bestimmen.
Möchten Sie weniger als 5 Faktoren verwenden, sind die Gewichtungen so anzupassen, dass man z. B. auch mit 3 Faktoren 100 % Gesamtgewicht erhält. Sollen Lieferanten, Produkte usw. bewertet werden, müssen Sie entsprechend geeignete Faktoren für diese Untersuchungsobjekte wählen.
Schritt 2: Dateneingaben vornehmen
Tragen Sie im Arbeitsblatt „Durchführung“ für Mandanten/Kunden oder andere Untersuchungsobjekte die restlichen Daten ein, z. B. Namen oder Bezeichnungen, Umsatz- oder Einkaufsvolumen (vgl. Übersicht 2). Sollen oder können keine variablen Kosten eingegeben werden, bleibt diese Spalte frei und kann ggf. ausgeblendet werden. Dann entsprechen die Werte in der Spalte „Deckungsbeitrag“ dem Umsatz.
Die Ausprägungen (1-5) der monetären Faktoren werden aus den Eingaben im Arbeitsblatt „Faktoren“ und den Umsatz- bzw. Deckungsbeitragsdaten automatisch berechnet. Für die restlichen Faktoren müssen Sie die Werte manuell eingeben. Aus allen Faktorenausprägungen, die beispielsweise ein Mandant erhält, wird ein Gesamt-Punktwert ermittelt, der zwischen 1 und 5 liegen kann. Abhängig vom erreichten Wert werden die Zellen mit den Gesamt-Punktwerten farblich markiert:
bei guten Werten färben sich die Zellen in verschiedenen Grüntönen,
bei schlechten Werten erfolgt die Färbung in gelb oder rot.
Soll die Farbskala angepasst werden, muss das über die „bedingte Formatierung“ erfolgen.
Auch die Zellen der Spalte „Anteil kumulativ“ werden farblich markiert. Es werden die selektiven Anteile der Deckungsbeiträge addiert: bis zu einem Wert von 75 % sind die Zellen grün, bis zu einem Wert von 90 % gelb, der Rest wird rot gefärbt.
S. 202
Die Betrachtung des kumulierten Anteils ist aber nur sinnvoll, wenn vorher eine Sortierung nach dem selektiven Anteil erfolgt (s. Schritt 3). Soll eine solche Sortierung nicht vorgenommen werden, ist es empfehlenswert, die Spalte auszublenden, um Fehlinformationen bzw. Irritationen zu vermeiden.
Schritt 3: Auswertungen vornehmen
Auswertungen und Sortierungen erfolgen im Arbeitsblatt „Auswertung“. Markieren Sie hierfür den auszuwertenden Bereich inklusive Überschriften. Jetzt können Sie Auswertungen nach verschiedenen Kriterien durchführen, z. B. nach Gesamtpunktzahl, nach den Punktwerten für den Deckungsbeitrag oder den Deckungsbeiträgen selbst.
Um eine Auswertung vornehmen zu können, müssen Sie unter „Daten“ „Sortieren“ und im ersten Feld „Sortieren nach“ die Größe auswählen, nach der die Sortierung erfolgen soll. Im Beispiel wurde der „Gesamt-Punktwert“ als Kriterium genommen. Bei „Reihenfolge“ sollte „Nach Größe – Absteigend“ gewählt werden. Dann stehen die höchsten Werte oben, die niedrigsten unten.
Übersicht 3 zeigt einen Auszug aus der Sortierung. Nach jeder Auswertung sollten Sie die Werte und damit das Arbeitsblatt in den Ausgangszustand zurücksetzen, z. B. mit „Strg + Z“.
Möchten Sie nach Deckungsbeiträgen sortieren, müssen Sie beim Sortierkriterium „Anteil selektiv“ wählen. Nur dann ist sichergestellt, dass der kumulierte Wert (Anteil kumuliert) richtig ausgewiesen wird; ggf. sollten Sie die Spalte ansonsten ausblenden.
S. 203IV. Auswertungshinweise und grundlegende Handlungsempfehlungen
Der beste Mandant/Kunde kann (wenn er in allen Belangen Top-Bewertungen erhält) maximal 5 Punkte erreichen, der schlechteste 1 Punkt. Übersicht 3 zeigt, dass Mandant Meier eine Top-Bewertung erhält. Auch die nächsten beiden Mandanten haben mit Werten deutlich über 4 Punkten sehr gute Bewertungen. Danach folgen die Mandanten im Mittelfeld bis etwa 2,8 Punkten. Diese Mandanten sollte man in jedem Fall gut und individuell betreuen – mit eindeutigem Fokus auf Mandanten mit Bewertungen ab etwa 3,8 bis 3,9 Punkten. Bei allen anderen Mandanten handelt es sich tendenziell um weniger gute Klienten, denen man erst einmal keine besondere Aufmerksamkeit schenken sollte.
Beispiele für grundlegende Handlungsempfehlungen bei Mandanten mit sehr guten Bewertungen:
proaktive Ansprache von Mandanten und Erfragung von Wünschen,
Benennung eines festen Ansprechpartners,
intensive Betreuung und Beratung auch mit hohem Zeitaufwand, mit dem Ziel, die Kundenbeziehung zu verbessern (z. B. regelmäßige Treffen und Besprechungen),
ggf. Angebot weiterer Leistungen (z. B. betriebswirtschaftliche Beratung oder spezielle Lieferdienste).
Beispiele für grundlegende Handlungsempfehlungen bei Mandanten mit schlechteren Bewertungen:
keine proaktive Ansprache von Mandanten,
keine festen Ansprechpartner,
nur genau definierte Leistungen ohne Angebot von Zusatzdiensten,
Reduzierung der Zeiten, mit denen man Mandanten betreut (z. B. Vermeidung von Telefonaten, Arbeit mit Standardmails),
Suche nach Möglichkeiten, Arbeiten und Abläufe zu vereinfachen.
Bei Mandanten, die sich im Mittelfeld befinden, muss fallweise entschieden werden. Hier können vor allem eine positive Einschätzung des Zukunftspotenzials sowie ein weitgehend problemloses Zahlungsverhalten Hinweise auf eine intensivere Betreuung sein und umgekehrt.
Die Handlungsempfehlungen lassen sich im Kern auch auf andere Untersuchungsgegenstände übertragen, z. B. Materialien oder Produkte.
Mit der ABC-Analyse lassen sich Klassifizierungen vornehmen. Diese Klassifizierungen von z. B. Materialen, Kunden/Mandanten oder Produkten werden in der „klassischen“ Version der ABC-Analyse anhand der beiden Faktoren „Mengen“ und „Werte“ vorgenommen.
Sinn und Zweck der Klassifizierungen ist es, Arbeitsschwerpunkte zu setzen. Denn die Praxis zeigt immer wieder, dass im Normalfall mit nur kleinen Mengen (A-Teile / Gegenstände) große Volumina bzw. Werte sowie mit großen Mengen (C-Teile / Gegenstände) nur geringe Volumina bewegt werden. Konzentrieren sich Ihre Mandanten beispielsweise im Einkauf nur auf wenige Materialien mit hohen Bestellvolumina, können sie häufig hohe Einsparungen bei der Beschaffung realisieren. Auch im Vertrieb verspricht die Konzentration auf wenige große Kunden relativ einfach zu realisierende neue Umsätze.
Die Fokussierung auf lediglich zwei Faktoren bei der Klassifizierung hat allerdings den Nachteil, dass andere wichtige Sachverhalte, wie z. B. Qualität, Liefertermintreue oder Zahlungsverhalten, nicht berücksichtigt werden. Das kann zu Fehlsteuerungen oder zumindest zu Mehrarbeit führen.
Das Problem lässt sich durch das überarbeitete und ergänzte Tool „ABC-Analyse“ lösen. Mit dem Tool können Sie anhand von bis zu fünf verschiedenen Faktoren eine ABC-Analyse vornehmen und bei Bedarf auch nicht-monetäre Punkte berücksichtigen. Damit lässt sich das Tool auch auf Ihre eigene Kanzlei anwenden. Darüber hinaus können Sie mit dieser mehrdimensionalen Betrachtung den Fall ausschließen, dass Teile mit geringem Volumen, die aber für die Produktion absolut unverzichtbar sind, als weniger bedeutende C-Artikel eingestuft werden.
Dipl.-Betriebsw. Jörgen Erichsen
ist Unternehmensberater. Er verfügt über langjährige Erfahrungen in leitenden Funktionen von Produktions- und Dienstleistungsbetrieben und ist Fachmann für Planung, Steuerung und betriebswirtschaftliche Beratung. Internet: www.ub-je.de.
Fundstelle(n):
NWB-BB 7/2018 Seite 200
TAAAG-86908