Time is cash, time is money

Selbst große Aufgaben lassen sich schnell erledigen, wenn die anfallenden unterjährigen Arbeiten gut organisiert sind – sogar die Bilanz in sieben Stunden

Die Bilanz in sieben Stunden: Das provokante Ziel ist Programm. Eine Kanzlei kann bei entsprechender Organisation innerhalb von sieben Stunden die Bilanz eines Mandanten erstellen. Und das ohne jeglichen Nachlauf: Am Ende dieser Arbeitszeit liegen sowohl der Jahresabschlussbericht mit der fertigen Bilanz vor, als auch die Steuererklärung, die Offenlegungsvorschau und die Vorschau für die E-Bilanz.

Wer dieses Projekt angeht, muss zunächst einmal klären, wo die Buchführung endet und die Bilanz beginnt. „Ich habe das klar definiert“, sagt Steuerberater Peter Strumberger: „Mit der abgestimmten Saldenbilanz endet die Finanzbuchhaltung. Alles andere ist extra. Das muss auch klar getrennt sein, da in der FiBu viel mit Pauschalen gearbeitet wird. Wenn der Mitarbeiter mit dem Abstimmen erst am Jahresende beginnt, verzerrt das die Honorare, da zusätzlicher Aufwand hinzukommt“, so der Steuerberater, der in seiner Kanzlei viel mit Monatsabschlüssen arbeitet.

Die Bilanz ist gewissermaßen der 13. Lauf der Buchhaltung, sagt StB Volker Schmidt: „Die Buchhaltung hingegen erstellen wir monatlich und stimmen sie verbindlich ab, sonst könnten wir keine vernünftige betriebswirtschaftliche Auswertung gewährleisten.“ Schärfer noch trennt StBin Petra Kunde: „FiBu ist Belegerfassung und Kontenabstimmung, Bilanz ist Beratung.“ Es gehe bei der Bilanzerstellung nicht um das Nachfordern fehlender Unterlagen, sondern um Gestaltungs- und Bewertungswahlrechte, um die Unterscheidung zwischen Steuer- und Handelsbilanz, um handelsrechtliche Hinweispflichten. Keinesfalls dürfe der Abschlussersteller als Aufräumer der Buchhaltung missbraucht werden, so Kunde, die in Zusammenarbeit mit dem Kanzleiberater Josef Weigert auch Vorträge zu diesem Thema hält (weitere Informationen: www.weigertfischer.de).

„Wichtig ist, ich packe die Bilanz nur einmal an und mache sie innerhalb eines Tages fertig“, sagt Kunde, die darauf seit letztem Jahr ihre Mitarbeiter trainiert und parallel einen Workshop von Steuerberatern zu diesem Thema leitet. Allerdings, räumt sie ein, gelte das nur für kleine und mittlere Mandate. Große Fälle schaffe man nicht an einem Tag, dafür bräuchte man selbst bei bester Arbeitsweise mitunter zwei oder mehr Tage, sagt Kunde.

Drei Grundvoraussetzungen

Wer die Bilanz in sieben Stunden schaffen will, muss drei Grundvoraussetzungen erfüllen. „Ich muss die ganze Kanzlei mitnehmen, nicht nur die Jahresabschlussmitarbeiter“, sagt Kunde: „Wenn diese nicht auf eine sichere Buchhaltung vertrauen können, werden sie nie in sieben Stunden fertig.“

Eine weitere Bedingung sind störungsfreie Zeiten. „Ich muss als Kanzleiinhaber störungsfreie Zeiten an einem Tag einrichten, damit die Mitarbeiter in Ruhe an der Bilanz arbeiten können und nicht Anrufe entgegennehmen oder Mails beantworten.“ Einige Mitarbeiter würden solche Unterbrechungen schon sehr hemmen, weiß die Steuerberaterin aus Erfahrung.

Die dritte Voraussetzung ist eine gute Abstimmung mit den Mandanten. Die Informationen müssen zeitnah beim Mandanten abgefragt werden, damit dieser leichter die Fragen klären kann, so Kunde. Die Steuerberaterin hat extra zu diesem Zweck jüngst mit ihren Mitarbeitern spezielle Checklisten erarbeitet, worin festgehalten ist, welche Unterlagen benötigt und welche davon vorzeitig angefordert werden können. So ist sie bis auf individuelle Besonderheiten der jeweiligen Mandanten gut gerüstet für das nächste Jahr.

Doch am Anfang stand Ärger. „Ich habe mich geärgert“, sagt Kunde, „dass wir für manche Abschlüsse so lange brauchen, während wir es bei Jahresabschlüssen, die vom WP geprüft werden, durchaus rechtzeitig und innerhalb der Fristen hinbekommen.“ Also fragte sich die Steuerberaterin: „Wie kann man das ändern?“, und begann, sich mit Kollegen und Mitarbeitern auszutauschen. Dabei behinderten vor allem zwei Ursachen eine raschere Bearbeitung: schleppende Informationen von Seiten des Mandanten und die Tatsache, dass die Mitarbeiter andere Dinge für wichtiger als den Jahresabschluss ansahen.

Termine und Nutzenargumente

Die erste Aufgabe war relativ einfach zu lösen. Damit der Jahresabschluss so wichtig wurde, dass die Mitarbeiter ihn nicht verschoben, setzte die Steuerberaterin Termine oder vereinbarte sie gemeinsam mit den Mandanten und Mitarbeitern. Die Lösung der zweiten Aufgabe war schon kniffliger und bestand aus zwei Aspekten: „Ich frage früher und liefere dem Mandanten Nutzenargumente“, hieß die Antwort für Kunde. Die Mitarbeiter der Steuerberaterin bitten die Mandanten nun bereits viel früher um die benötigten Informationen und weisen daraufhin, dass die Angaben die Grundlage für eine frühzeitige und präzise Steuerprognose sind.

Sobald die realen Umsatzhöhen zum Jahresanfang fertig vorliegen, kann Kunde nicht nur genauer prognostizieren, sie kann auch die Vorbesprechungen für den Jahresabschluss gezielt führen. Das interessiere viele Mandanten, berichtet die Steuerberaterin. Zugleich unterstütze eine solche zeitnahe Besprechung das Empfinden des Mandanten, gut beraten zu werden. Dauert es dennoch länger, bis der Mandant liefert, hat sie ihre Mitarbeiter trainiert, nicht zum fünften oder zehnten Mal nach den fehlenden Unterlagen zu fragen, sondern das Problem zu benennen und gemeinsam mit dem Mandanten eine alternative Lösung zu finden, wie die Unterlagen schneller zur Kanzlei gelangen. „Die Mitarbeiter haben das positiv aufgenommen, machen es inzwischen von sich aus und haben in drei von fünf Fällen Erfolg damit“, sagt Kunde.

Wichtig: Gute Abstimmung im Vorfeld

Der Schlüssel zum Erfolg sind eine korrekte und laufend abgestimmte Finanzbuchhaltung sowie die zusätzlichen Umbuchungen mit ihren Bewertungen, erklärt Strumberger überzeugt. Außerdem müsse sich der Mitarbeiter, der die Bilanz erstellt, im Vorfeld mit dem FiBu-Mitarbeiter zusammensetzen und schauen, welche Unterlagen noch benötigt werden, beispielsweise Inventurbelege. „Nur dann kann das in sieben Stunden funktionieren“, betont der Steuerberater.

Die Abschlussmitarbeiter des Steuerberaters beginnen inzwischen erst mit der Bilanz, wenn alle Unterlagen da sind. Nachdem geklärt ist, was der Mandant unterjährig braucht, wird ein fester Termin vereinbart. Bis dahin muss er alle benötigten Unterlagen liefern, sonst verschiebt sich der Abschluss nach hinten. Mindestens einen Monat hat er dafür Zeit. Zuvor haben sich bereits der FiBu- und der Abschlussmitarbeiter abgesprochen, was ersterer noch einfordern muss, beispielsweise Wareneingang, Inventur, Bewertungen oder die halbfertigen Arbeiten. Die Buchhaltung und ihre unterjährige Abstimmung obliegt dabei dem Fibu-Mitarbeiter. „Wir sind jetzt ein Jahr an dem Projekt dran“, sagt Strumberger, „und noch weit entfernt, sieben Stunden als Standard zu etablieren. Ich kann den Schalter nun einmal nicht von heute auf morgen umlegen. Das ist ein Entwicklungsprozess, aber ich habe ihn in Gang gesetzt.“

Zugleich verweist auch Strumberger auf die Einbeziehung der Mitarbeiter. „Ich kann natürlich nicht sagen: ‚Ab sofort machen wir alles ganz anders!‘ Ich muss mich mit den Mitarbeitern an einen Tisch setzen, mir ihre Befürchtungen anhören, ihnen die Angst vor dem Druck nehmen, schneller arbeiten zu müssen. Ich muss versuchen, sie für das Projekt zu begeistern, schließlich haben die Mitarbeiter ein Interesse, wirtschaftlich zu arbeiten und bisher die Zeiten ja auch sinnvoll genutzt.“

Feste Termine als ersten Schritt

Steuerberater Schmidt verfolgt das Projekt erst seit Mitte März 2014. Momentan analysiert er nach Vergabe fester Abschluss- tage in einem ersten Schritt den genauen Ablauf der Abschlusserstellung. Denn in einigen Fällen waren die Mitarbeiter der ISO-zertifizierten Kanzlei bereits nach sieben Stunden fertig, in anderen Fällen klappte es noch nicht so gut. Deshalb erfassen die Mitarbeiter nun exakt die Zeiten und Tätigkeiten. „Ich muss wissen, wo verlieren sie Zeit und wo gewinnen sie Zeit“, sagt Schmidt, „damit ich gegensteuern kann.“ Die Mitarbeiter sind jedoch an Zeiterfassung gewohnt und tragen die Prüfung mit. Auch die Teamleiter sind eingebunden und schulen entsprechend.

„Die Mitarbeiter müssen wissen, wie ist es um das Anlagevermögen des Mandanten bestellt, wie sieht es mit Verbindlichkeiten, Rückstellungen und Urlaubstagen aus. Ohne vollständige Unterlagen lässt sich das unmöglich in sieben Stunden schaffen“, sagt Schmidt, der ebenfalls hierfür eine spezielle Checkliste entsprechend den Gegebenheiten seiner Kanzlei entwickelt, wo der FiBu-Bearbeiter auch den Abschluss erstellt und betriebswirtschaftlich berät.

Zwar verfolgt der Steuerberater das Projekt erst seit wenigen Monaten, doch kann er die Unterschiede zu früher schon klar benennen. „Der eigentliche Vorteil sind die wegfallenden Einarbeitungszeiten. Dadurch schaffen die Mitarbeiter mehr Abschlüsse und die Ertragslage der Kanzlei steigt. Zudem arbeiten jetzt nicht länger mehrere, sondern nur noch eine Person an einem Abschluss“, so Schmidt.

Die Deckungsbeiträge steigen

Ähnlich resümieren Kunde und Strumberger. „Die Deckungsbeiträge steigen, die Mandanten sind zufriedener, weil sie wissen, wann sie ihren Abschluss bekommen und auch die Mitarbeiter, weil sie sich ganz auf ihre Arbeit konzentrieren können“, fasst Strumberger den Unterschied zu früher zusammen: „Wenn der Abschlussmitarbeiter statt 20 Stunden jetzt nur sieben benötigt, spare ich 13 Stunden. Der Fibu-Mitarbeiter muss dafür vielleicht fünf Stunden mehr arbeiten, dadurch verbleiben circa acht bis neun Stunden mehr Kapazität für andere Jahresabschlüsse. Damit erreiche ich durchschnittlich eine fast 50-prozentige Steigerung des Deckungsbeitrages. Da gibt es kein Argument dagegen.“

Die Kanzlei in dieser Hinsicht zu optimieren, ist eine Führungsaufgabe, denkt der Steuerberater. Ein Kanzleiinhaber, der das nicht anstrebe und umsetze, glaubt er, bekomme es entweder organisatorisch nicht geregelt oder könne sich nicht gegen die Macht der Mitarbeiter durchsetzen. Der Schlüssel zum Erfolg, „die eigentliche Optimierung findet im Kopf des Mitarbeiters statt“, sagt Strumberger: „Er muss verstehen, dass mit der ersten Buchung im Januar die Bilanz beginnt.“

Dank der effizienteren Arbeitsweise, schätzt Kunde, lassen sich mindestens zwei Stunden Mitarbeiterzeit pro Abschluss über das Jahr verteilt einsparen. Zudem steige die Qualität der Buchhaltung. „Das fühlt sich nicht nur so an“, sagt die Steuerberaterin, „das sagen auch die Mitarbeiter.“ Denn im Zuge der Optimierung hat Kunde ihre Jahresabschlussmitarbeiter verpflichtet, vierteljährlich in der Buchhaltung nach Auffälligkeiten zu schauen, was unterjährig geklärt werden kann. Das wiederum führte zu einem viel größeren Austausch zwischen den jeweiligen Mitarbeitern.

Die Frist von sieben Stunden sieht die Steuerberaterin indes nur als motivierende Vorgabe. „Man könnte es auch in acht Stunden oder weniger als sieben schaffen“, sagt Kunde: „Doch sollte der Terminkalender eines Mitarbeiters nicht komplett zugeplant sein. Wer sieben Stunden ansetzt, verfügt immerhin noch über eine Stunde Toleranz für andere Sachen.“ In vielen Fällen erreicht sie dieses Ziel bereits, im nächsten Jahr möchte sie gar 75 Prozent der Abschlüsse auf diese Weise bearbeiten lassen. Damit wäre sie dem Ziel schon sehr nahe.

StB Peter Strumberger macht eine strikte Trennung zwischen FiBu und Bilanz.

StB Volker Schmidt: nur noch eine Person in der Kanzlei, die den Abschluss macht.

StBin Petra Kunde: „FiBu ist Belegerfassung und Kontenabstimmung, Bilanz Beratung.“