Digitalisierung der Kassenführung in der Gastronomie

Anforderungen und neuer Datenstandard zur digitalen Transformation

I. Status quo der Kassenführung in gastronomischen Betrieben

[i]Levenig, Fallstricke bei der Kassen- und Buchführung in der Gastronomie, BBK 13/2018 S. 615 NWB UAAAG-87722 Unternehmer und Unternehmen nutzen heutzutage eine Vielzahl von unterschiedlichen elektronischen Aufzeichnungssystemen (= Vorsysteme) zur erstmaligen Erfassung und Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen. Elektronische Aufzeichnungssysteme sind die zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hardware und Software, die elektronische Aufzeichnungen zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen und somit Grundaufzeichnungen erstellt. [1]

Im Bereich der Gastronomie, in der die Leistungen i. d. R. noch direkt bar bezahlt werden, nutzen die Unternehmer insbesondere

• elektronische (proprietäre) Registrierkassen,

• PC-Kassen-Systeme oder

• Tablet-/App-Kassensysteme.

[i]Funktionalitäten moderner Kassensysteme Ab dem 1.1.2020 müssen auch diese Aufzeichnungssysteme die besonderen Anforderungen des § 146a AO erfüllen (u. a. Schutz vor Manipulation durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung). Diese Kassensysteme im engeren Sinne sind jedoch im digitalen Zeitalter viel mehr als nur eine Schublade, in der das Bargeld verwaltet wird. S. 863Die modernen Kassensysteme bieten heute eine Vielzahl von intelligenten Funktionen an, die zum einen die Leistung (= detaillierte Kasseneinzeldaten) nebst eingesetztem Zahlungsmittel erfassen und zum anderem aber auch dem Unternehmer bereits moderne betriebswirtschaftliche Auswertungen über die eigentlichen Verkaufsvorgänge zur Verfügung stellen.

Diese Kassensysteme dienen somit der erstmaligen Erfassung eines aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Geschäftsvorfalls und unterliegen damit denselben gesetzlichen Ordnungsmäßigkeitsanforderungen wie z. B. ein (Finanz-)Buchführungssystem.

[i]Becker, Das Kassengesetz auf dem Gabentisch – und was nun?, BBK 3/2017 S. 116 NWB OAAAG-35906 Das noch im Dezember 2016 verabschiedete sog. Kassengesetz [2] gibt einen erweiterten Rahmen an Anforderungen für elektronische Aufzeichnungsgeräte vor. Da weder das Gesetz noch die flankierende Rechtsverordnung nach unterschiedlichen Zahlungsmitteln differenzieren, gelten die präzisierten Anforderungen, insbesondere die Pflicht zur Umsetzung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, für sämtliche Vorgänge, die in einem Kassensystem erfasst werden.

Die im Gesetz neu normierte Einzelaufzeichnungspflicht (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO) gilt nicht nur für bar bezahlte Geschäftsvorfälle, sondern auch für die, die unbar bezahlt werden.

[i]Bare und unbare UmsätzeDer Begriff „Kasse oder Kassensystem“ muss daher heutzutage weiter ausgelegt werden, um auch Umsätze, die mit elektronischen Zahlungsmitteln bezahlt werden, darunter zu subsumieren.

[i]BMF, Schreiben v. 29.6.2018 - IV A 4 - S 0316/13/10003-09 NWB XAAAG-87935 Doch auch in der Gastronomie werden immer mehr Leistungen mit elektronischen Zahlungsmitteln unbar bezahlt. Passend dazu sorgt nunmehr das BMF [4] mit seinem Schreiben an den Steuerberaterverband sowie weiteren Handelsverbänden für Klarheit hinsichtlich der Aufzeichnung und Buchung von EC-Kartenumsätzen in der Kassenführung (Näheres dazu im Folgenden).

II. Aktuelle rechtliche Anforderungen an die digitale Kassenführung

1. Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit

[i]Krüger, Kassenführung (HGB), infoCenter NWB DAAAC-28623 Auch bei der elektronischen bzw. digitalen Kassenführung in gastronomischen Betrieben sind die gesetzlichen Vorschriften zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen (§§ 140 bis 147 AO) zu beachten. Insbesondere müssen die digitalen Kasseneinzeldaten einzeln, vollständig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar aufgezeichnet und aufbewahrt werden (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO). [5] S. 864

2. Wesentliche Neuerungen durch das Kassengesetz

2.1 Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht

[i]Neuregelung der Aufzeichnungspflichten Eine wesentliche Neuerung durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen ist die explizite Ausweisung der Einzelaufzeichnungspflicht im Gesetz. § 146 Abs. 1 Satz 1 AO erfordert gerade bei Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme, dass jeder einzelne Geschäftsvorfall aufgezeichnet und unmittelbar nach seinem Abschluss in einem Umfang gespeichert und archiviert wird, der es einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit ermöglicht, eine lückenlose Überprüfung seiner Grundlagen, seines Inhalts, seiner Entstehung und Abwicklung und seiner Bedeutung für den Betrieb durchzuführen. Man spricht insoweit von digitalen Grundaufzeichnungen (= Primärebene der Erfassung).

Diese müssen so beschaffen sein, dass sie jederzeit eindeutig in ihre Einzelpositionen aufgegliedert werden können.

[i]Wied, Aufzeichnungspflichten im AEAO zu § 146 AO, BBK 16/2018 S. 759 NWB ZAAAG-91354 Im Anwendungserlass zu § 146 AO [6] wurde nunmehr die Einzelaufzeichnungspflicht näher erläutert. Bei Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme – wie in der gastronomischen Praxis – ist darauf zu achten, dass die Einzelaufzeichnungspflicht sowohl für bare als auch für unbare Geschäftsvorfälle gilt.

Die digitalen Grundaufzeichnungen, d. h. die Kasseneinzeldaten, müssen

• jederzeit eindeutig in ihre Einzelpositionen aufgegliedert werden können und

• unmittelbar nach ihrer Entstehung aufgezeichnet werden.

[i]Aufzeichnungspflichtige Angaben Aufgezeichnet werden müssen grundsätzlich die folgenden Informationen:

• der verkaufte eindeutig bezeichnete Artikel,

• der endgültige Einzelverkaufspreis,

• der dazugehörige Umsatzsteuersatz und -betrag,

• die vereinbarte Preisminderung,

• die Zahlungsart (bar, unbar),

• das Datum und der Zeitpunkt des Umsatzes,

• die verkaufte Menge bzw. Anzahl.

[i]Keine Aufzeichnung der Kundendaten in der Gastronomie Die Aufzeichnung der Kundendaten (Name und Anschrift) im elektronischen Aufzeichnungssystem ist grundsätzlich nicht erforderlich, da die in der Gastronomie eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme nur in den seltensten Fällen über eine Kundenverwaltung verfügen. Das Fehlen der Kundendaten wird von der Finanzverwaltung grundsätzlich dann nicht beanstandet, wenn die vorgenannten Mindestangaben zur Nachvollziehbarkeit des Geschäftsvorfalls einzeln aufgezeichnet werden.

2.2 Dokumentation und Buchung von EC-Kartenumsätzen in der Kassenführung

[i]Gleichzeitigkeit barer und unbarer ZahlungenIn der gastronomischen Praxis kommt es vielfach zur Falscherfassung der Zahlungswege. Zum einen ist diese Tatsache der Hektik des Alltags geschuldet, zum anderen liegt es aber auch daran, dass Kunden ganz oder einen Teil des Rechnungsbetrags bar, einen weiteren Teil des Rechnungspreises per EC-Karte und/oder Kreditkarte entrichten.

Gerade in letzteren Fällen ist es in der Praxis schwierig, eine Aufteilung der Umsätze vornehmen zu müssen. Insbesondere müsste der unbar bezahlte Teil des Umsatzes in einer gesonderten Liste erfasst werden, die zu einem erheblichen Mehraufwand führen würde.

In der aktuellen Praxis ist aus den Kasseneinzeldaten und aus den EC-Karten-Belegen, die zum Kassenbuch abgelegt sind, i. d. R. erkennbar, welche Zahlungen bar und welche unbar über die EC-Karte und/oder Kreditkarte gelaufen sind. Gewöhnlich werden S. 865die ursprünglich im Kassenbuch erfassten EC-Karten-Umsätze dann in einem weiteren Schritt gesondert kenntlich gemacht oder wieder aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto aus- bzw. umgetragen.

[i]BMF, Schreiben v. 29.6.2018 - IV A 4 - S 0316/13/10003-09 NWB XAAAG-87935 Nach dem aktuellen Schreiben des BMF [7] ist dieses Praxisverfahren steuerlich wie folgt zu werten:

Das Kassenbuch – auch wenn es in Form aneinandergereihter Kassenberichte geführt wird – dient der Dokumentation des jeweils täglich zu ermittelnden Barbestands der Kasse (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Buchführungspflichtige, die Bargeschäfte tätigen, sind grundsätzlich verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Im Kassenbuch dürfen im engeren Sinne nur die Bareinnahmen und Barausgaben aufgezeichnet werden. Es soll einen Überblick über den Bargeldbestand des Steuerpflichtigen ermöglichen. Jederzeit muss der Sollbestand mit dem Istbestand abgeglichen werden können. Die Sicherstellung der Kassensturzfähigkeit sollte oberste Maxime der Kassenbuchführung sein.

[i]Teutemacher, Buchung von EC-Karten-Umsätzen in der Kassenführung, BBK 16/2015 S. 768 NWB BAAAE-98688 Die Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen, z. B. von EC-Karten-Umsätzen, im Kassenbuch stellt nach Auffassung der Finanzverwaltung einen formellen Mangel [8] dar.

Die (zumindest zeitweise) Erfassung von EC-Karten-Umsätzen im Kassenbuch bleibt ein formeller Mangel, der bei der Gewichtung weiterer formeller Mängel im Hinblick auf eine eventuelle Verwerfung der Buchführung nach § 158 AO regelmäßig außer Betracht bleibt.

Voraussetzung ist, dass der Zahlungsweg ausreichend dokumentiert wird und die Nachprüfbarkeit des tatsächlichen Kassenbestands jederzeit besteht.

3. Ablauf der Kassenführung im digitalen Zeitalter

[i]Ablauf der gastronomischen Kassenführung

Abb. 1: Prozessdarstellung Kassensystem

S. 8663.1 Belegerstellung und Bezahlvorgang

[i]BelegfunktionDer Begriff „Beleg“ ist ein Oberbegriff für Rechnungen, Quittungen, Kassenbons und sämtliche Dokumente, die einen Geschäftsvorfall dokumentieren. Zweck von Belegen ist laut den GoBD [9] der sichere und klare Nachweis über den Zusammenhang zwischen den Vorgängen in der Realität einerseits und dem aufgezeichneten oder gebuchten Inhalt in Büchern oder sonst erforderlichen Aufzeichnungen und ihre Berechtigung andererseits (Belegfunktion). Auf die Bezeichnung als „Beleg“ kommt es nicht an.

[i]Becker, Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) – Eine vertane Chance, BBK 17/2017 S. 803 NWB ZAAAG-54729 Der konkrete Inhalt und der Umfang der in den Belegen enthaltenen Informationen sind insbesondere von der Belegart und der eingesetzten Verfahren abhängig. Durch die am 27.9.2017 verabschiedete Kassensicherungsverordnung [10] sind die Mindestangaben für einen Kassenbeleg, der Basis für den Bezahlvorgang ist, konkretisiert worden. Ein Kassenbeleg, der an den Kunden für den Kassiervorgang übergeben wird (ab dem 1.1.2020 übergeben werden muss) und somit auch den Geschäftsvorgang abschließt, muss mindestens die nachfolgenden Inhalte enthalten:

[i]BeleganforderungenGrundsätzlich müssen die Angaben auf einem solchen Beleg für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar sein. Darüber hinaus muss der Beleg in Papierform oder mit Zustimmung des Belegempfängers elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden. Gleichzeitig müssen die im elektronischen Aufzeichnungssystem aufgezeichneten Kasseneinzeldaten (= Daten der jeweiligen Transaktion) digital den Geschäftsvorfall wiedergeben.

[i]Abgrenzung Bestell-, Registrier- und KassiervorgangIn der Gastronomie werden jedoch i. d. R. zwei unterschiedliche Belegtypen für unterschiedliche Vorgänge erstellt. Vor dem bereits erläuterten Kassiervorgang erfolgt meist erst der Registriervorgang (= Bestellvorgang) der gewünschten Leistungen im Kassensystem. Beim Registriervorgang werden somit die vom Kunden georderten Artikel über das Eingabegerät (z. B. Orderman, Handy, mobile Kasse) des Kassensystems eingegeben. Anschließend wird über die Bar- oder Zwischensummentaste der Vorgang beendet und ein Bestellbeleg („Orderbon“) für die entsprechende Zubereitung der Leistungen in der Küche oder am Tresen ausgedruckt.

[i]Zuordnung des Zahlungsmittels zum VerkaufsvorgangBeim Kassiervorgang wird mit dem Kunden der zu zahlende Betrag abgerechnet. An dieser Stelle im Prozess ist es elementar wichtig, dass das richtige Zahlungsmittel dem Verkaufsvorgang zugeordnet wird. Gängige Praxis in der Gastronomie ist jedoch, dass der Kunde signalisiert, zahlen zu wollen, der Kellner den Kassenbeleg – i. d. R. – mit der Zahlungsart „Barzahlung“ erstellt, der Kunde am Tisch jedoch mit EC-Karte oder Kreditkarte den Betrag begleicht. Nun müsste der Kellner nachträglich im System das Zahlungsmittel bzw. die Zahlungsart korrigieren.S. 867

Besteht der Kunde beim Bezahlvorgang auf einen Bewirtungsbeleg i. S. des § 4 Abs. 5 EStG, wird dieser aus heutigen Kassensystemen mit den zusätzlichen Feldern ausgedruckt und ersetzt den vereinfachten Kassenbeleg.

3.2 Kassenabschluss am Ende des Tages

[i]Gewährleistung der KassensturzfähigkeitAm Ende eines Geschäftstages muss die Kasse abgeschlossen werden (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Damit die Kassensturzfähigkeit gewährleistet wird, müssen ggf. notwendige Kassenfehlbeträge nacherfasst werden. Da eine Kasse nicht nur rechnerisch geführt, sondern auch ausgezählt werden muss, kommen nun Zählen und Zählprotokolle ins Spiel. Bei einer Vielzahl von elektronischen Kassensystemen errechnet das System den Bestand und gibt diesen im Tagesumsatzbericht mit aus.

[i]Zählprotokolle sinnvoll!Nun ist das Zählen die Kontrolle über die korrekte Einnahme bzw. Herausgabe der Barmittel. Der BFH hat mit Beschluss vom 16.2.2016 [11] dargelegt, dass ein Zählprotokoll nicht zwingend erforderlich ist. Für die Feststellung, aber insbesondere auch für den Nachweis, dass tatsächlich auch gezählt wurde, ist ein Zählprotokoll jedoch zu empfehlen (Stichwort: „Indizwirkung“).

[i]Erstellung des TagesberichtsDie Erfassungen von Fehlbeträgen sind analog zu Einzeltransaktionen vorzunehmen und fließen in den Tagesbericht ein. In der heutigen Zeit, in der für die Prüfung die Kasseneinzeldaten herangezogen werden, dient der Tagesbericht mit einer summarischen Darstellung der Tageseinnahmen überwiegend nur noch als Grundlage für die Buchführung, in die jeweils die aufsummierten Werte fließen (siehe Abb. 2).

[i]Direkte Zuordnungen nicht immer möglich Im Tagesbericht werden die Summen der Einnahmen getrennt nach Umsatzsteuersätzen aufgelistet. Erst in einem zweiten Schritt erfolgt die Differenzierung nach den Zahlungswegen. Da es rechtlich zulässig ist, einen Kassiervorgang mit zwei unterschiedlichen Zahlungsmitteln zu begleichen, ist eine direkte Zuordnung vom Zahlungsmittel zur Umsatzsteuer nur bedingt möglich. Insbesondere in den Fällen, in denen in einem Kassiervorgang zwei unterschiedliche Umsatzsteuersätze und zwei Zahlungsmittel abgebildet werden, ist eine direkte Zuordnung nicht mehr möglich.

Für Zwecke der Umsatzsteuerdeklaration ist eine Differenzierung nach den Zahlungsmitteln aber auch nicht erforderlich (Hinweis auf §§ 31, 32 UStDV). Auch im Hinblick auf die Ertragsteuern ist der Netto-Ausweis ausreichend – differenziert nach dem Zahlungsweg bzgl. der unterschiedlichen Zahlungs- und Verfügungszeitpunkte. Darüber hinaus ist über die Kasseneinzeldaten jederzeit die richtige Zuordnung der Umsatzsteuerbeträge möglich.

Abb. 2: Auszug aus einem Tagesbericht eines elektronischen Kassensystems

3.3 Erfassung der Tageseinnahmen im Kassenbuch

[i]Anforderungen an das KassenbuchDas Kassenbuch dient als Grundbuch für Geschäftsvorfälle, die mit dem Kassensystem aufgezeichnet wurden und ist somit die Grundlage der Buchführung. Kassenaufzeichnungen sind täglich zu führen (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Darüber hinaus verlangt der Grundsatz der Zeitgerechtheit (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO) einen engen zeitlichen Zusammenhang zwischen der Entstehung und (digitalen) Aufzeichnung eines Geschäftsvorfalls und seiner buchmäßigen Erfassung.

Grundsätzlich müssen daher Geschäftsvorfälle möglichst unmittelbar nach ihrer Entstehung digital aufgezeichnet werden. Mit Bestätigung der <BAR>-Taste (oder einer anderen Zahlungswegtaste) im Kassensystem muss die digitale Aufzeichnung erfolgen. Am Ende des Tages erfolgt dann die Eintragung in ein handschriftlich geführtes oder in ein elektronisches Kassenbuch.

[i]Kassensystem erfüllt AufzeichnungspflichtDie Pflicht zur Erfüllung der Grund(buch)aufzeichnungsfunktion wird in einem solchen Fall durch das Kassensystem gewährleistet. Sofern jedoch nicht alle Geschäftsvorfälle inhaltlich den Anforderungen an die Einzelaufzeichnungspflicht entsprechen, muss zusätzlich ein Kassenbuch mit entsprechenden Detailinformationen geführt werden.

In der heutigen Zeit sollte ein Kassenbuch als Grundbuch für sämtliche Zahlungsmittel, die im Kassensystem getätigt werden, ausgelegt werden. Unter Einsatz von IT-Systemen ist das Grundbuch meist auch nur eine aggregierte Darstellung der Einzeldaten. S. 869Wichtig für Zwecke der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ist jedoch weiterhin der gesonderte Ausweis der unterschiedlichen Zahlungsmittel in den Kasseneinzeldaten.

[i]Differenzierung der Einnahmen nach ZahlungsmittelnSomit würde das Kassenbuch sämtliche Geschäftsvorfälle, die über das Kassensystem des gastronomischen Betriebs erfasst werden, auch widerspiegeln und damit die Vollständigkeit der Tageseinnahmen in einem Grundbuch vereinen. Man könnte es aber auch als gebündeltes Buch sämtlicher Zahlungsbücher betrachten, da es nachvollziehbar die Einnahmen nach Zahlungsmitteln differenziert darstellt.

[i]Bellinger, Bargeldlose Zahlungen mit EC-Karten im Rahmen der Kassenführung, BBK 8/2017 S. 369 NWB LAAAG-42325 Da durch die Kasseneinzeldaten im Sinne einer Grundaufzeichnung die unterschiedlichen Zahlungsmittel und auch die nicht steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätze gesondert aufgezeichnet werden, sollte die zusätzliche Abbildung der elektronischen Zahlungen bei gesonderter Kennzeichnung im Kassenbuch als gemeinsames Grundbuch über alle Zahlungsmittel nicht dem Grundsatz der Wahrheit und Klarheit widersprechen.

[i]Ausweis des GesamtumsatzesSofern man den Prozess, dass ein Grundbuch die nachgelagerte kontenbasierte Abbildung in der Finanzbuchführung widerspiegelt, konsequent zu Ende denkt, kommt man zu dem Schluss, dass bei Geschäftsvorfällen mit zwei unterschiedlichen Zahlungsmitteln und zwei unterschiedlichen Steuersätzen dies systembedingt nicht aufgeht. Der Tagesumsatzbericht, der zurzeit in vielen Fällen den Steuerberatern noch als Buchungsgrundlage dient, weist die Umsatzsteuer von 19 % und 7 % nur als Gesamtumsatz über alle Zahlungsmittel aus. Daher ist auch nur bei gemeinsamer Erfassung im Kassenbuch die Vollständigkeit aller Sachverhalte bei der Umsatzsteuerdeklaration sichergestellt.

[i]Keine Differenzierung der UmsatzsteuerVerfolgt man den Gedanken zu getrennten Grundbüchern je Zahlungsweg, bleibt das Aufteilungsproblem der Umsatzsteuer. In Folge müsste in den Kassensystemen ein Kassiervorgang mit zwei unterschiedlichen Zahlungsarten unterbunden werden, da diese Mischzahlungen die Differenzierung der Umsatzsteuer in einem Kassiervorgang nicht zulassen.

Da die Verarbeitungsprozesse – insbesondere bei zweigeteiltem Arbeiten mit einem Steuerberater – in der Praxis jedoch so ausgestaltet sind, dass das Kassenbuch vom Unternehmer geführt wird und auf dieser Basis die Kanzlei automatisierte Buchungsvorschläge übernimmt, ist der Aufwand unverhältnismäßig und nicht praktikabel. An dieser Stelle wird erneut darauf hingewiesen, dass die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit sowohl durch den getrennten Ausweis im gemeinsamen Grundbuch als auch durch die differenzierte Erfassung der Zahlungswege in den digitalen Grundaufzeichnungen (Kasseneinzeldaten) weiterhin gegeben sind.

3.4 Überführung der Werte in die Finanzbuchhaltung

[i]Verbuchung in der FinanzbuchführungNeben der Erfassung unbarer Zahlungen im Kassenbuch wird in Folge auch der nachgelagerte Prozessschritt der Erfassung der Sachverhalte auf Konten kontrovers diskutiert. S. 870

An dieser Stelle soll auch noch einmal klargestellt werden, dass für die Erfassung (Verbuchung) auf (Sach-)Konten von baren Geschäftsvorfällen keine abweichende zeitliche Frist im Vergleich zur Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen besteht. Somit kann der Prozess bei zweigeteiltem Arbeiten mit dem Steuerberater analog zu unbaren Geschäftsvorfällen erfolgen. Der alleinige Unterschied bei baren und unbaren Geschäftsvorfällen liegt in der erstmaligen Erfassung, der Grund(buch)aufzeichnung.

Abb. 3: Von der Aufzeichnung zur Steuererklärung

Es ist jedoch zu beachten, dass für Kasseneinnahmen und Kassenausgaben nach § 146 Abs. 1 Satz 2 AO abweichend hierzu die Pflicht zur täglichen Erfassung (Erfüllung der Grund(buch)aufzeichnungsfunktion) gilt.

[i]Nachgelagerte BuchungZur nachgelagerten Verbuchung in der Finanzbuchführung ist darüber hinaus klar geregelt, dass sowohl beim Einsatz von Haupt- als auch von Vor- oder Nebensystemen eine Verbuchung im Journal des Hauptsystems (insbesondere der Finanzbuchhaltung) bis zum Ablauf des folgenden Monats nicht beanstandet wird, wenn die einzelnen Geschäftsvorfälle bereits in einem Vor- oder Nebensystem die Grundaufzeichnungsfunktion erfüllen und die digitalen Einzeldaten vollständig, richtig und unveränderbar aufbewahrt werden. [14] Wird die Buchung der baren und unbaren Geschäftsvorfälle in derartigen Fällen erst nach Ablauf des Folgemonats vorgenommen, ist diese Vorgehensweise nach Auffassung von Henn [15] unbedenklich, sofern die nachfolgenden Kriterien erfüllt sind:

• [i]Buchungskriterienzeitgerechte Erfassung in (digitalen) Grundaufzeichnungen oder Grundbüchern,

• Gewährleistung der Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit der aufgezeichneten Geschäftsvorfälle im Einzelfall (vgl. § 146 Abs. 1 und Abs. 4 AO) und

• zeitnahe Zuordnung (Kontierung, mindestens aber die Zuordnung betrieblich oder privat, Ordnungskriterium für die Ablage), um das Risiko einer Umwidmung oder Unterdrückung von Geschäftsvorfällen zu vermindern.S. 871

[i]Automatisierung der BuchführungBei Einsatz moderner IT-Buchführungssysteme erfolgt die Überführung der Grund(buch)aufzeichnungen aus dem Kassenbuch ins Hauptbuch über eine integrierte Schnittstelle, die dem Steuerberater bzw. Sachbearbeiter im Unternehmen passende Buchungsvorschläge unterbreitet und auch für Zwecke der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit am Buchungsvorschlag direkt eine Verknüpfung zum Buchungsbeleg platziert.

In der Regel wird für das Kassenbuch ein entsprechendes FiBU-Konto hinterlegt (SKR 03 1000/SKR 04 1600), über das die entsprechenden Gegenkonten für die Erlös- bzw. Aufwandsbuchungen angesprochen werden. Über den Buchungstext im Kassenbuch oder durch die Auswertung von strukturierten Kassendaten lassen sich somit die richtigen Konten ansprechen und die Buchführung automatisieren.

[i]NachvollziehbarkeitSofern die Nachvollziehbarkeit gewährleistet wird, ist dieses Vorgehen nicht zu beanstanden, da im selben Moment die unbaren Zahlungen vom Kassenkonto auf das Konto „Geldtransit“ bzw. auf entsprechend eingerichtete Konten umgebucht werden. Der Saldo des Kassen-Kontos entspricht dem tatsächlichen Barvermögen des Unternehmers. Eine Generalumkehr der unbaren Zahlungen vermindert auch die Kontoverkehrszahlen auf den tatsächlichen Zu- und Abfluss von Bargeld. Die aufgezeigte Methode hat somit auch keine negative Auswirkung auf die Geldflussauswertungen. Die Kassensturzfähigkeit (wie das BMF bestätigt) [16] ist auch aus Sicht des Kassen-Kontos weiterhin gegeben.

[i]BuchungsbeispielBuchungsbeispiel für den aufgezeigten Tagesbericht in Abb. 2:

Darstellung der Kontensalden:

Der Geldtransit wird erst bei Gutschrift des Geldes auf dem Bankkonto ausgebucht und löst die folgende Buchung aus:

Für eine höhere Transparenz, insbesondere bei einer Vielzahl von unterschiedlichen elektronischen Zahlarten, kann die Einrichtung gesonderter Konten zielführend sein. Die Umbuchung erfolgt analog zum Geldtransit nur jeweils auf differenzierten Konten.

[i]Konto „Geldtransit“ als AlternativeSofern nicht sämtliche Zahlungen über das Konto Kasse erstmalig in der Finanzbuchführung erfasst werden sollen, besteht die Alternative, dies über das Standardkonto Geldtransit abzubilden. So würden die Barzahlungen vom Konto Geldtransit auf das Konto Kasse umgebucht werden. Die unbaren Zahlungen würden erst bei Zahlungseingang auf dem Bankkonto ausgebucht werden. S. 872

3.5 Archivierung der Kassendaten und Datenzugriff im Rahmen einer steuerlichen Betriebsprüfung

[i]Gerlach, Aufbewahrungsfristen, infoCenter NWB BAAAB-04768 Die Kasseneinzeldaten sowie die für die Buchführung als Beleg genutzten Tagesumsatzberichte sind zu archivieren und unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren (§ 147 Abs. 1 AO).

Innerhalb dieser Frist müssen die Daten der Finanzverwaltung im Rahmen von Nachschauen (Umsatz- und Lohnsteuer-Nachschau sowie Kassen-Nachschau) und Außenprüfungen i. S. des §§ 193 ff. AO in einer angemessenen Zeit zur Verfügung gestellt werden.

[i]Geißler, Digitaler Datenzugriff, infoCenter NWB XAAAB-26807 Da es sich bei den Unterlagen um originär elektronische, digitale Daten handelt, sind sie auch in elektronischer Form vorzuhalten.

[i]Archivierung über Cloud-Lösungen Dabei handelt es sich i. d. R. um sog. Cloud-Lösungen oder Cloud-Anwendungen. Es können elektronische Grundaufzeichnungen aus Kassensystemen (Kasseneinzeldaten) und sonstige Dokumente (z. B. die Verfahrensdokumentation), die in den Anwendungsbereich einer ordnungsgemäßen Kassenführung fallen, archiviert werden.

Die aktuell angebotenen Kassenarchive sind revisionssichere Langzeitarchive für Kassendaten und beinhalten in der ersten Stufe die Archivierung der Kassendaten (Kassenabschlüsse und deren Einzelaufzeichnungen) in sicheren Rechenzentren für die einfache Bereitstellung der Daten im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung. Der Unternehmer greift jederzeit darauf zu und kann die Daten im Prüfungsfall freigeben.

[i]Prozessautomatisierung durch digitale SchnittstelleAuf Basis der einheitlichen digitalen Schnittstelle, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in der Technischen Richtlinie vom 6.6.2018 [17] definiert wird, lässt sich der Prozess der Kassenführung automatisieren. Die Kassenarchive vereinen somit betriebliche Abläufe mit den gesetzlichen Anforderungen zu einem durchgängigen Prozess.

Dieses Beispiel zeigt die Notwendigkeit von einheitlichen Standards im Bereich der Kassendaten, um Prozesse zu automatisieren, aber auch aus Compliance-Aspekten abzusichern und die Manipulation systembedingt zu unterbinden.

III. Einheitliche Standards zur Automatisierung des Kassenprozesses

1. Beschreibungsstandard

[i]Tiede, Neufassung des § 146 Abs. 1 AO durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, StuB 15/2018 S. 529 NWB MAAAG-90437 In Bezug auf die digitale Kassenführung existieren neben den bereits erläuterten steuergesetzlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsvorschriften (§§ 140-147 AO), die durch die GoBD sowie durch den Anwendungserlass zur Einzelaufzeichnungspflicht konkretisiert und an die heutigen IT-Systeme anpasst wurden, in Deutschland keine S. 873definierten Standards für die konkrete inhaltliche Ausgestaltung der Kassenaufzeichnungen.

Hersteller von Kassensystemen für die Gastronomie nehmen die Aufzeichnungen meist in unterschiedlichster Art und Weise vor, was im Rahmen von steuerlichen Nachschauen und/oder steuerlichen Außenprüfungen ggf. zu Nachfragen und Überraschungen führen kann.

[i]Beschreibungsstandard regelt lediglich den Datenexport Lediglich der Export aus den Systemen ist durch den sog. Beschreibungsstandard durch die Finanzverwaltung geregelt.

Bei dem Beschreibungsstandard handelt es sich um eine rein technische Bereitstellungshilfe, die auf freiwilliger Basis von Unternehmen, die im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung zur Bereitstellung eines Datenträgers (Z3) aufgefordert wurden, angewendet werden kann.

[i]Freiwillig und kostenfreiDer Beschreibungsstandard wurde von der Finanzverwaltung in Zusammenarbeit mit Softwareherstellern sowie dem deutschen Vertrieb der bundeseinheitlichen Prüfsoftware der Finanzverwaltung „IDEA“ (Firma AUDICON GmbH) entwickelt und steht allen Steuerpflichtigen und Softwareherstellern kostenfrei zur Verfügung. [18]

[i]Rechtssicherheit nur bzgl. Datenaufbereitung Sofern die zu exportierenden Daten in dem Beschreibungsstandard aufbereitet wurden, werden die Daten auch als maschinell auswertbar im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung von der Finanzverwaltung akzeptiert. So erlangt der Steuerpflichtige bzgl. der Datenaufbereitung die notwendige Rechtssicherheit im Rahmen der steuerlichen Außenprüfung. Jedoch hat er keinerlei Sicherheit bezogen auf die inhaltliche Ausgestaltung der exportierten Daten. Der Beschreibungsstandard deckt nicht den Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ab. Insbesondere die Sicherstellung der Vollständigkeit und Lückenlosigkeit [19] der steuerrelevanten Daten ist nicht gewährleistet.

[i]Standardisierung durch digitale SchnittstelleIn Bezug auf die Kassenaufzeichnungen verfolgt der Gesetzgeber daher nicht nur das Ziel, dem Steuerpflichtigen eine freiwillig anzuwendende Bereitstellungshilfe an die Hand zu geben, sondern hat die Verpflichtung einer sog. einheitlichen digitalen Datenschnittstelle verabschiedet. [20] Auf Basis dieser einheitlichen Schnittstelle soll ein standardisierter Datenexport aus dem Produktivsystem zur Übergabe an den Kassen- oder Außenprüfer ermöglicht werden.

[i]www.dfka.net, unter „Taxonomie“Der DFKA als Deutscher Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e. V. hat sich bereits Anfang 2016 dem Thema der Standardisierung von Kassenaufzeichnungen S. 874im Zusammenschluss mit verschiedenen Experten aus Praxis und Verwaltung angenommen. Durch die nachfolgenden Abschnitte werden das Standardisierungsvorhaben des DFKA sowie die wesentlichen Inhalte der Taxonomie-Kassendaten kurz vorgestellt.

2. Zielsetzung und Entstehung der Taxonomie-Kassendaten

[i]Standardisierung von Kasseneinzelaufzeichnungen Im Februar 2016 gründete der Deutsche Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e. V. (DFKA) eine Arbeitsgruppe mit der Bezeichnung „Taxonomie-Kassendaten“ und der Zielsetzung, die Standardisierung von Kasseneinzelaufzeichnungen und Tagesabschlüssen in Form strukturierter Datensätze (Taxonomien) zu fördern sowie die notwendigen Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit von Praxis und Verwaltung zu schaffen.

[i]ZieleDie Arbeitsgruppe verfolgt folgende drei Ziele, die mit der Standardisierung einhergehen sollen:

• Einheitliche Datenbereitstellung im Prüfungsfall (Außenprüfung und Nachschauen) nach dem BMF-Schreiben vom 14.11.2014 „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD): Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung“ durch klar definierte Kasseneinzelbewegungssätze und Tagesabschlüsse, so dass eine progressive und retrograde Prüfung zwischen den Kasseneinzelbewegungen und den Buchungssätzen der Finanzbuchhaltung vereinfacht wird.

• Ermöglichung der Auslagerung aller im jeweiligen System generierten Kassendaten in ein Archivsystem (Kasseneinzelbewegungen und Tagesabschlüsse), wobei die Taxonomie gleichzeitig die Datensatzbeschreibungen für die Kasseneinzelbewegungen und die Tagesabschlüsse gewährleistet.

• Ermöglichung einer möglichst automatisierten (Weiter-)Verarbeitung der strukturierten Kassendaten in der Finanzbuchhaltung sowie unterstützender Vollständigkeits- und Plausibilitätsbeurteilungen durch den Kassenführenden.

[i]Abbau von Unsicherheiten Angesichts der vom Gesetzgeber geforderten einheitlichen digitalen Schnittstelle sollen insbesondere auch Unsicherheiten bezüglich der Datenaufbereitung und Archivierung abgebaut werden. Daher beabsichtigt die Arbeitsgruppe in der Zusammensetzung von Experten aus Praxis und Verwaltung mit der inhaltlichen Standardisierung von Kassendaten ein Erfolgsmodell für die weitere Ausgestaltung der gesetzlichen Anforderungen zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen aufzuzeigen.

[i]Zusammensetzung der Arbeitsgruppe Im Vordergrund steht aber vor allem, die Einfachheit im Sinne der Umsetzbarkeit und Akzeptanz eines solchen Standards für Kassendaten sicherzustellen. Durch die Bündelung unterschiedlichster Interessenvertreter kann ein breites Spektrum an Wissen abgedeckt werden. So sind Hard-/Softwarehersteller von Kassensystemen, IT-Dienstleister und Softwareanbieter von Buchführungsprogrammen, Vertreter des steuerberatenden und wirtschaftsprüfenden Berufsstands sowie Vertreter der Finanzverwaltung in der Arbeitsgruppe vertreten.

3. Inhaltlicher Aufbau der Taxonomie (Kassendaten)

[i]Drei ModuleIn Anlehnung an die bereits heute etablierte Differenzierung zwischen der Einzelaufzeichnung und des Kassenabschlusses setzt sich die Struktur der Taxonomie-Kassendaten aus drei unterschiedlichen Modulen zusammen:

3.1 Stammdatenmodul

[i]Stammdatenmodul Das Stammdatenmodul enthält dabei insbesondere Informationen zum Datensatz (z. B. Erstellungsdatum, Berichtsnummer, Version der Taxonomie), zum Aufzeichnungsgerät und zur Berichtsperiode (z. B. Kassenhersteller und Kassenmodell, Aufstellungsort) sowie Angaben zum Unternehmen (z. B. Name, Anschrift, Steuernummer, Angaben zum Agenturgeschäft). Darüber hinaus werden die Umsatzsteuersätze innerhalb des Stammdatenmoduls hinterlegt.

Eine Stammdatenhistorisierung ist insofern nicht notwendig, da bei Erzeugung des Datensatzes sämtliche Stammdaten wie beispielsweise die Artikelbezeichnungen und entsprechenden Preise mit dem jeweiligen Bewegungssatz im Einzelaufzeichnungsmodul abgespeichert werden.

3.2 Kassenabschlussmodul

[i]Kassenabschlussmodul In dem Kassenabschlussmodul sind hingegen die aggregierten Werte aller Einzelbewegungen getrennt nach Geschäftsvorfall und Zahlungsart dargestellt. Dabei werden ausschließlich Geschäftsvorfälle aggregiert, die für die umsatzsteuerliche und ertragsteuerliche Weiterverarbeitung Relevanz besitzen. Das Kassenabschlussmodul stellt somit die notwendige Basis für die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der aggregierten Werte für die nachgelagerte und verdichtete buchhalterische Abbildung im Rechnungswesen dar. Anhand des Kassenabschlussmoduls ist die Einhaltung des Prüfungspfads von der verdichteten Einzelbuchung, wie beispielsweise der gesamten Bareinnahmen eines Tages, über das Kassenabschlussmodul bis zu den jeweiligen Einzelaufzeichnungen im Einzelaufzeichnungsmodul und zurück sichergestellt.

3.3 Einzelaufzeichnungsmodul

[i]EinzelaufzeichnungsmodulDas Einzelaufzeichnungsmodul ist das Kernelement der Kassen-Taxonomie, da anhand dieser Struktur sämtliche Details des aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfalls, auch nachfolgend Transaktion genannt, hinterlegt werden. Anhand dieser Struktur werden die Anforderungen an die Einzelaufzeichnungspflicht und die Angaben auf dem Beleg sichergestellt. Wie auch bereits heute in einigen Kassensystemen etabliert, werden die einzelnen Transaktionen entsprechenden Typen, teilweise in der Praxis auch Bontypen genannt, zugeordnet. Anhand dieser Kategorisierung lassen sich Transaktionen beispielsweise zwischen Rechnungen, Lieferscheinen und reinen Bestellungen differenzieren. Aber auch Merkmale für eine transparente Darstellung der Storno- bzw. Trainingsbuchungen sind in der Datensatzbeschreibung vorgesehen.

[i]Ein Datensatz pro TransaktionFür jede aufzeichnungspflichtige Transaktion wird ein entsprechender Datensatz „transaction“ im Einzelaufzeichnungsmodul erzeugt. Die Detailangaben zur erbrachten Lieferung oder Leistung sind auf Positionsebene in der Struktur unter der sog. Kategorie „Data“ vorgesehen. Im Wesentlichen sind dies die Artikelbezeichnungen, die Mengen und Preisangaben pro Artikel und Umsatzsteuer sowie eine Zuordnung zu einer entsprechenden Transaktionsart, die für die Weiterverarbeitung im Rechnungswesen von großer Bedeutung ist.

In heutigen Kassensystemen wird überwiegend nicht nur der reine Umsatz in Form einer Einzahlung erfasst, sondern der Anwender hat bereits bei der Erfassung im Kassensystem die Möglichkeit, die Art des Geschäftsvorfalls differenziert aufzuzeichnen. S. 876Hierbei wird beispielsweise zwischen Umsatz, Trinkgeld, Pfand, Einkauf von Waren und der Bareinlage/-entnahme aus der Kasse unterschieden.

3.4 Umsetzung der Taxonomie in der Praxis

[i]Taxonomie ans jeweilige Kassensystem anpassbarDie Kassen-Taxonomie sieht grundsätzlich einen sehr hohen Detaillierungsgrad bei der Erfassung der Informationen im Kassensystem vor und ist darüber hinaus für weitere nicht strukturierte Sachverhalte noch individualisierbar. Dies hat aber nicht zur Folge, dass sämtliche Kassensysteme auch diesen Detaillierungsgrad unterstützen müssen. Am Markt ist eine Reihe von Kassensystemen zu finden, die nicht nach dieser feinen Granularität aufzeichnen und somit auch auf einer höher aggregierten Taxonomie-Position die Werte abbilden können. Dies entspricht auch einer ordnungsmäßigen Kassenführung, sofern über die Kombination aus Kassen-Grundaufzeichnung und Kassen-Grundbuchaufzeichnung die Anforderungen an die Einzelaufzeichnungspflicht erfüllt werden.

Sofern ein Kassensystem jedoch die entsprechenden Inhalte direkt aufzeichnet, sind diese steuerrelevanten Daten auch im Rahmen der Kassenführung archivierungspflichtig und für die steuerliche Außenprüfung bereitzustellen.

4. Wartung und Pflege des Standards

[i]Regelmäßige Aktualisierung des StandardsTaxonomien als semantische Datenmodelle zur Erfüllung von Aufzeichnungs-, Deklarations- und Offenlegungspflichten unterliegen einem stetigen Wandel. So sind regelmäßig gesetzliche Änderungen und sonstige marktübliche Gegebenheiten zu bewerten und ggf. in die Datensatzbeschreibung aufzunehmen. Für die Akzeptanz und Verbreitung eines Standards ist ein geregelter Prozess der Wartung und Pflege von großer Bedeutung. Der DFKA, als Herausgeber der Taxonomie-Kassendaten, hat daher bereits vor Veröffentlichung der ersten Version die nachhaltige Entwicklung in einer entsprechenden Arbeitsgruppe unter dem Dach des Verbands sichergestellt.

[i]Absicherung durch öffentliche ReviewsDie konkrete Ausgestaltung der Taxonomie und auch die Priorisierung der zukünftig aufzunehmenden Sachverhalte sind der Arbeitsgruppe und dem DFKA vorbehalten. Hinweise, Anregungen und auch eine Mitarbeit im Verband sind jederzeit willkommen. Wie auch bereits für die erste Version der Taxonomie stattgefunden, werden auch zukünftige Versionen durch öffentliche Reviews abgesichert. Dadurch wird ein hohes Maß an Akzeptanz und Praktikabilität bei der Implementierung und Nutzung des Standards sichergestellt. S. 877

IV. Digitale Transformation aus Sicht der Finanzverwaltung

[i]Nachholbedarf in der GastronomieIm Zeitalter der digitalen Prüfung ist die Analyse von Daten, Datenstrukturen, etc. wichtigster Bestandteil steuerlicher Betriebsprüfungen und Nachschauen.

Die Praxis zeigt, dass gerade im Bereich der Vor- und Nebensysteme im gastronomischen Bereich regelmäßig Kassensysteme im Einsatz sind, die den Anschein ordnungsmäßiger Aufzeichnungen vermitteln, tatsächlich aber die Voraussetzungen der §§ 145 bis 147 AO nicht erfüllen, insbesondere die Voraussetzungen der Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit, Geordnetheit und des § 146 Abs. 4 AO (Unveränderbarkeit bzw. Protokollierung von Änderungen).

[i]Teutemacher, Das leidige Thema der Verfahrensdokumentation, BBK 1/2018 S. 20 NWB WAAAG-68293 Im Rahmen von Betriebsprüfungen bei gastronomischen Betrieben treffen die Prüfer dabei auf eine Vielzahl von unterschiedlichen elektronischen Kassensystemen. Die Datenexporte aus deren diversen Fiskaljournalen erfordern, dass die Prüfer sich bei jedem Kassensystem zunächst einmal detailliert mit der Verfahrensdokumentation und den Exportdatenstrukturen auseinandersetzen müssen um festzustellen, ob die vorgenannten gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden oder nicht.

Dies ist sehr zeitaufwendig und erfordert vielfach auch detaillierte IT-Fachkenntnisse. Die meisten Bundesländer haben dafür speziell ausgebildete Prüfer und Prüferinnen.

[i]Prüfungsvereinfachung durch einheitliche KassentaxonomieEine einheitliche Kassentaxonomie würde das Prüfen vereinfachen und auch beschleunigen. Für den Datenimport der im csv.Format zur Verfügung gestellten Originaldaten könnten im Vorhinein entsprechende Analyse-Makros programmiert werden, die eine makrogesteuerte Analyse ermöglichen. So entstehen sowohl für den Steuerpflichtigen als auch für den Prüfer bedeutende Vorteile durch einheitliche Standards.

Für eine praxisgerechte Umsetzung der unterschiedlichen Anforderungen ist daher eine gemeinsame Entwicklung von fachlichen Standards durch Wirtschaft und Verwaltung absolut zu begrüßen.