Sind mehrere Kassen eines Betriebs einzeln auszuzählen?

Leserfrage

Frage

[i] Becker, Das Kassengesetz auf dem Gabentisch – und was nun?, BBK 3/2017 S. 116 NWB OAAAG-35906 Nach dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (sog. Kassengesetz) besteht gemäß § 146 Abs. 1 Satz 1 AO n. F. die Pflicht zur Aufzeichnung eines jeden einzelnen Geschäftsvorfalls, so dass sich die einzelnen Vorgänge in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Zusätzlich legt Satz 2 der Vorschrift fest, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten sind. Bedeutet dies implizit, dass mehrere Kassen eines Betriebs einzeln ausgezählt werden müssen oder darf das Bargeld der Kassen zusammen in einem Betrag ausgezählt werden?

Antwort

1. Standpunkte in der Fachliteratur

[i] Teutemacher, Handbuch zur Kassenführung, Herne 2015 Das Schrifttum zu diesem Thema ist nicht sehr umfangreich. Nur bei Teutemacher [1] finden sich zu mehreren Kassen Hinweise, die sich aber nicht mit der konkreten Frage befassen, ob Kassen bei einem Betrieb (z. B. in einer Apotheke mit durchschnittlich drei Kassenplätzen) einzeln gezählt werden müssen. Teutemacher führt (zutreffend) an dieser Stelle Folgendes aus: S. 913

• Die Ursprungsaufzeichnungen müssen für alle Kassen und Kassensysteme aufbewahrt werden. Dies betrifft insbesondere natürlich die Z-Bons, seit dem 1.1.2017 aber definitiv auch alle Kasseneinzeldaten.

• Geldverschiebungen zwischen den einzelnen Kassen sind buchmäßig festzuhalten. Moderne Kassensysteme lösen das modular. Diese Regel gilt natürlich nicht für den bloßen Austausch zwischen den Kassen zum Zwecke der Anpassung des Wechselgeldes (50 €-Schein aus einer Kasse gegen fünf 10 €-Scheine aus einer anderen Kasse im Tausch).

Achilles [2] sieht für die [i]Kassensturzfähigkeit der Gesamtkasse Gastronomie keine Verpflichtung zur Kassenaufzeichnung für jedes Portemonnaie: „Ist die Kassensturzfähigkeit einer Gesamtkasse gewährleistet, verbietet sich eine übertriebene Auslegung der Verpflichtung zur Führung von Sonder- und Unterkassen.“ Entsprechendes müsste für mehrere Kassen bei einer Apotheke gelten.

[i]Wacker/Högemann, Überhöhte Anforderungen der Finanzverwaltung an die Kassenführung, BBK 13/2013 S. 624 NWB RAAAE-39378 Am deutlichsten positionieren sich Wacker/Högemann [3] zur Fragestellung:

Da sich die Antwort auf die Frage, ob die Kassen einzeln zu zählen sind, an der Kassensturzfähigkeit orientiert, wo sie steuerdogmatisch verortet ist, wird man im Ergebnis also zulassen müssen, dass mehrere in einem Einzelhandelsgeschäft nebeneinander stehende Kassen zusammen ausgezählt werden.

2. Auffassung der Finanzgerichtsbarkeit

[i]Einzelaufzeichnungspflicht Auch die Befassung in der Rechtsprechung ist eher dürftig. Das Sächsische FG hat mit Beschluss vom 4.4.2008 [4] festgestellt, dass Geldverschiebungen zwischen mehreren Geschäftskassen buchmäßig festzuhalten seien. Außerdem seien die Anforderungen an die Aufzeichnung von baren Geschäftsvorfällen für jede der Unter- und Nebenkassen zu beachten. [5] Die Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle ist allerdings nicht identisch mit dem Zählen. Insofern führt der Beschluss bei der Beantwortung der hiesigen Ausgangsfrage nicht weiter.

Das FG Nürnberg hatte in seinem Urteil vom 27.4.2004 [6] zwar Kassensturzfähigkeit verneint, weil zwei Kassen gemeinsam ausgezählt worden waren. Hier bestand allerdings die Besonderheit, dass diese Kassen in unterschiedlichen Betriebsteilen standen, nämlich zum einen in einem Ladengeschäft für Fleisch- und Wurstwarenverkauf und zum anderen in der Gaststätte. Beide Betriebe wurden zwar unter einem Dach in Form eines Gasthofs geführt. Gleichwohl ist diese Situation nicht vergleichbar mit einem geschlossenen Kassensystem innerhalb eines einzelnen Einzelhandelsbetriebs.

Es müssen aber die Z-Bons der einzelnen Kassen aufbewahrt werden, aus denen die Summe der Einnahmen für das Kassenbuch abgeleitet wird. Für die Kassensturzfähigkeit macht es keinen Unterschied, ob vom Schluss des letzten Geschäftstages die Kasseneinnahmen einzeln oder im Saldo abgebildet werden, sofern nur feststeht, welche Beträge zu Beginn des Tages des Kassensturzes in den einzelnen Kassen als Basis vorhanden waren. Der Kassensturz wird nämlich für den Betrieb als solchen durchgeführt zur Überprüfung, ob die Aufzeichnungen umfassend und korrekt sind.

3. Saldierungsverbot in der Buchführung

[i]Saldierung innerhalb einer Kasse Bedenken könnten sich eventuell noch aus dem Saldierungsverbot gemäß § 246 Abs. 2 Satz 1 HGB ergeben, die aber hier nicht greifen: Grundsätzlich ist eine Saldierung bei Buchführungsvorgängen unzulässig. Bei mehreren Kassen bestünde theoretisch das Problem, dass sich Kassenfehlbeträge und Kassenüberhänge beim gemeinsamen Auszählen zumindest teilweise gegenseitig auflösen. Diese Bedenken greifen allerdings in der Summe nicht, weil diese Saldierung in jeder einzelnen Kasse untertägig ebenfalls schon stattfindet.

4. Sicherstellung der Kassensturzfähigkeit

[i]Steinberg, Fokus: GoBD – Internes Kontrollsystem, Datensicherheit, NWB-BB 9/2017 S. 262 NWB QAAAG-54651 Im Hinblick auf die Pflicht zur Installation eines internen Kontrollsystems (IKS) wird man ergänzend Folgendes innerbetrieblich (auch per Verfahrensdokumentation) regeln müssen:

• Solange sich die Kassendifferenzen in einem branchenüblichen und der Umsatzklasse proportionalen Umfang bewegen, bestehen keine Bedenken, die Kassen zusammen auszuzählen. Weichen allerdings die Kassendifferenzen von diesem Maßstab ab, ist automatisch kurzfristig zum einzelnen Auszählen der Kassen zu wechseln, um die Ursache der überproportionalen Kassendifferenzen zu erkennen und zu bekämpfen.

• In der Summe sprechen aus Gründen der Kassensturzfähigkeit keine Bedenken dagegen, mehrere Kassen eines Betriebs (z. B. Apotheke) in einem Betrag auszuzählen und diesen Betrag als Summe in das Kassenbuch zu übertragen, solange durch Aufbewahrung der einzelnen Z-Bons jeder einzelnen Kasse sichergestellt ist, dass die den einzelnen Kassen zuzuordnenden, rein rechnerischen Einnahmen nachvollziehbar sind.